Финансовый менеджер в 3D Club половину рабочего времени тратила на документооборот с самозанятыми исполнителями. Разговаривала об автоматизации с руководством, но ничего придумать не получалось. Решить проблемы помогла платформа Консоль.Про. Теперь в 3D Club оформляют документы и выплачивают вознаграждение за один день. Как это удалось сделать, читайте в статье.
3D Club — ведущая в Pоссии школа 3D-моделирования. Проект на рынке 10 лет, за это время 120 тысяч людей обучились здесь профессии 3D-визуализатора или 3D-моделлера. У 3D Club собственная методика курсов. Здесь обучают не только как работать в программах 3D-моделирования, но и как продавать свои услуги. Поэтому студенты быстро окупают стоимость обучения.
Проблема: документооборот отнимал половину рабочего времени
Когда в 3D Club пришел новый менеджер, на нее свалилась куча работы. Нужно было наладить взаимодействие со всеми самозанятыми исполнителями, на тот момент их было 100. Сделать это получилось, но на подготовку документов уходило слишком много времени: две или даже две с половиной недели в месяц.
В 3D Club используют бессрочные договоры об оказании услуг, а когда сотрудничать прекращают, подписывают соглашение о расторжении. Менеджер вручную заполняла эти документы, когда проект начинал или прекращал сотрудничать с исполнителями. Делать это приходилось редко, но на составление и подписание документов могло уйти от трех до семи дней.
Раз в месяц каждому исполнителю нужно было составить техническое задание (ТЗ), а перед выплатами акт о выполненных услугах — 200 комплектов документов каждый месяц. Затем эти документы надо было подписать с двух сторон. Приходилось напоминать исполнителям о документах, чтобы получить подписанные экземпляры, и вести реестры, чтобы контролировать документооборот. На все это уходило 10 рабочих дней в месяц.
Было очевидно, что нужна автоматизация, но не было подходящего решения. В это время поступило предложение от платформы Консоль.Про, и проект решил попробовать.
«Я буквально днем и ночью сидела за этим делом. Составлять технические задания и акты было очень долго. Потом надо было еще всех потрясти, чтобы прислали подписанный документ, — это еще дополнительное время».
Платформа Консоль.Про решила проблему долгого и трудоемкого документооборота. Теперь все документы, кроме технического задания, формируются автоматически.
Когда исполнитель регистрируется на платформе Консоль.Про, с ним автоматически формируется договор. Затем практически со всеми исполнителями нужно подписать дополнительное соглашение. Оно тоже формируется платформой. ТЗ менеджер 3D Club загружает в Консоль.Про в формате .pdf. Их все еще нужно делать вручную, но это не занимает много времени.
Перед выплатой нужно сделать акты. Менеджер 3D Club создает их пачкой — сразу на всех нужных исполнителей. Когда акты готовы и подписаны с двух сторон, исполнитель получает вознаграждение. Тут же формируется чек, и напоминать каждому исполнителю о документах больше не нужно.
«Теперь все делается в два клика — документы оформлены, подписаны, никаких хвостов нет. На все уходит один день, и это просто сказка. У меня освободилось много времени на другие задачи».
Что для этого сделали
Подготовили документы и настроили процессы документооборота на платформе
До перехода на платформу в 3D Club делали ТЗ для всех исполнителей, но в процессе интеграции частично отказались от этого. У 3D Club два шаблона договоров, ТЗ и актов: один для исполнителей, которые оказывают услуги по продажам; второй для остальных самозанятых проекта.
В процессе перехода на платформу Консоль.Про в 3D Club решили отказаться от подготовки ТЗ для всех исполнителей. ТЗ решили формировать только для тех исполнителей, кто оказывает услуги по продажам, и их продолжают делать вручную.
После интеграции на платформе автоматически формируются:
два шаблона договоров и дополнительных соглашений;
два шаблона актов;
соглашение о расторжении договора.
Настроили сценарии онбординга
Чтобы после регистрации самозанятого платформа формировала договор по нужному шаблону, сделали два сценария онбординга. Один для исполнителей услуг по продажам, другой для остальных исполнителей. В сценарии отметили, по какому шаблону сформируется документ.
Когда нужно отправить приглашение, менеджер выбирает сценарий и отправляет приглашение исполнителю. Исполнитель регистрируется на платформе и сразу получает договор об оказании услуг с 3D Club.
Исполнители и заказчик подписывают документы простой электронной подписью (ПЭП). На телефон исполнителю приходит сообщение с коротким кодом. Этот код нужно ввести в соответствующее поле платформы, и документ подписан.
Пригласили исполнителей на платформу
3D Club постепенно переводил исполнителей в Консоль.Про. Сперва тех, кто оказывал юридические и бухгалтерские услуги, затем кураторов, преподавателей и других самозанятых. Исполнителей услуг по продажам перевели на последнем этапе. Все переходили на платформу без проблем.
«Отношение у всех было абсолютно адекватное. Несколько людей задавали вопросы: что это и зачем это нужно? Я объясняла, и вопросы отпадали, потому что самим исполнителями тоже не нравилось, что я их беспокою по поводу документов».
Автоматизировали выплаты вознаграждения
Чтобы делать массовые выплаты исполнителям, подключили номинальный счет. Когда приходит время оплаты, менеджер загружает на платформу реестр. По нему платформа формирует пачку актов на всех исполнителей, которым надо выплатить вознаграждение. Когда обе стороны подписали акт, сумма вознаграждения перечисляется на карту исполнителя с номинального счета.
«Впечатления от интеграции прекрасные. Мы продолжаем искать новые решения совместно с нашими юристами и инженерами Консоль.Про, чтобы упростить документооборот. Всегда на связи с поддержкой: обсуждаем и решаем спорные вопросы».
Результаты
1 день | Пачками | 15 минут |
|---|---|---|
теперь занимает оформление заданий и актов вместо 10 дней раньше | создают, загружают и скачивают документы | теперь занимает заключение договора с новым исполнителем вместо семи дней |
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
