Бывает сложно понять, когда выгодно нанимать внешних специалистов, а когда дешевле и надежнее держать своих сотрудников. Узнаете, что такое аутсорсинг и как его организовать. Подготовили аргументы за и против: 7 преимуществ аутсорсинга, 4 недостатка и возможные риски.
Оглавление
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг — это когда компания передает часть своих задач внешним подрядчикам. Например, вы занимаетесь продажами, а бухгалтерию ведет другая организация. Внешняя компания работает по договору и получает за это выплаты. Виды аутсорсинга бывают разные, чаще всего передают бухгалтерию, кадровый учет, юридическое сопровождение, клининг, логистику, поддержку IT-систем, охрану. Аутсорсинг используют:
для непрофильных задач. Например, ведение кадрового учета, это важно для работы, но не влияет на выручку напрямую. Иногда содержать целый отдел ради этого не имеет смысла;
для разовых проектов. Например, компания запускает новый сайт, нанимать веб-разработчика в штат нецелесообразно. Лучше использовать аутсорсинг для разработки и запуска сайта;
при сезонной нагрузке. Например, турагентства летом обрабатывают больше заявок, чем зимой. Поэтому летом они могут использовать аутсорсинг и подключить дополнительных операторов колл-центра;
если нужен редкий специалист. Например, найти штатного юриста с опытом в международном налоговом праве сложно, а держать его в штате ради нескольких сделок в год дорого.
Важно не путать, что такое аутсорсинг и аутстаффинг. При аутстаффинге вы просто арендуете специалиста, но управляете им сами. При аутсорсинге вы платите за готовый результат, например, сданную налоговую отчетность или работающий сайт, а как именно исполнитель это делает, вы не контролируете. Подробнее про аутстаффинг, читайте в статье. Также узнайте, как отразить в бухгалтерском и налоговом учете аутстаффинг.
Какие есть плюсы аутсорсинга
Что такое аутсорсинг уже разобрали, теперь рассмотрим плюсы аутсорсинга.
Преимущества аутсорсинга | Разъяснение |
|---|---|
Экономия на зарплате и налогах | Когда вы нанимаете сотрудника, вы платите не только оклад. Сверху идут обязательные взносы в СФР, оплата больничных и отпусков. Также надо оборудовать рабочее место, покупать необходимые инструменты и материалы. При аутсорсинге бизнес платит только по договору, других платежей нет |
Доступ к специалистам, которых сложно найти | Некоторые эксперты встречаются редко, например, разработчики новых технологий. Искать такого человека долго, а аутсорсинговая компания может иметь такого специалиста, ему можно будет поручать разовые задачи |
Меньше контроля | Руководителю не надо ставить задачи сотруднику, контролировать выполнение работы, проводить собеседования. При аутсорсинге работодателя интересует лишь результат, а как исполнитель выполнит это, руководителю не важно |
Больше возможностей регулировать объем работы | Иногда объем работы не бывает стабильным. В одном месяце есть много задач, а в другом — мало. Если сотрудник в штате, его нельзя уволить на месяц, но при этом придется платить зарплату и все дополнительные расходы. С аутсорсингом можно поменять объем услуг в договоре. Это удобно для сезонного бизнеса |
Доступ к современным инструментам | Аутсорсинговые компании вкладывают деньги в оборудование, материалы, лицензии, обучение. Вы можете получить доступ к дорогим системам без необходимости покупать их самостоятельно |
Быстрая замена | Если штатный сотрудник не справляется, уволить его и найти нового очень долго. С аутсорсером проще: можно расторгнуть договор и в короткий срок найти другого исполнителя |
Возможность работать с исполнителями из других регионов | Благодаря аутсорсингу можно найти исполнителей из других регионов и даже стран. Это актуально для компаний из небольших городов, где сложно найти хороших и квалифицированных специалистов |
Какие есть минусы аутсорсинга
Минусы аутсорсинга тоже важно знать, чтобы понимать полную картину и быть готовыми к рискам.
Минусы аутсорсинга | Разъяснения |
|---|---|
Риск утечки конфиденциальных данных | Обычно аутсорсинговой компании передают документы, доступ к клиентской базе и другую конфиденциальную информацию. Даже при подписании соглашения о неразглашении полностью исключить риск утечки данных нельзя |
Нет контроля над процессами | Внешние исполнители не находятся в вашем офисе и вы не можете в любой момент проверить их работу. Не всегда понятно, чем они заняты в данный момент и насколько быстро выполняют задачи |
Несовпадение корпоративных культур | Внешние исполнители не знают внутренние правила компании. Они могут общаться с клиентами не тем тоном, который принят у вас. Для премиальных брендов это критично, клиенты могут почувствовать разницу |
Проблемы с коммуникацией | Если исполнитель находится в другом городе или стране, могут быть задержки в ответах. К тому же разные часовые пояса и языковые барьеры могут усложнить взаимодействие |
Как понять подходит аутсорсинг бизнесу или внутренний специалист
Проверьте, насколько срочно надо выполнить задачу. Если надо сделать быстро, привлекайте подрядчика. Например, строительная компания выиграла тендер, но не хватает сварщиков, чтобы уложиться в график. Можно привлечь на аутсорсинг бригаду на два месяца. Если время есть и вы нуждаетесь в этом человеке в штате — ищите постоянного сотрудника.
Проверьте, хватает ли денег. Посчитайте, сколько вам обойдутся работник и подрядчик. Не забывайте, что зарплата для сотрудника — это неокончательные расходы. К зарплате прибавляются больничные, отпускные, страховые взносы, а также обустройство рабочего места, компьютер или оборудование. У подрядчика вы платите только за результат. Например, маленькая стоматология не знает нанимать своего администратора или отдать запись пациентов на аутсорс. Звонок немного, 5-10 в день. Своему администратору придется платить оклад, обустроить рабочее место. А сторонний колл-центр берет плату за каждый звонок, будет дешевле.
Подумайте, насколько задача важна для бизнеса. Если это главное, чем вы занимаетесь, лучше нанимайте сотрудников в штат. Например, банк разрабатывает специальное мобильное приложение для клиентов. Такого приложения нет ни у кого из конкурентов. Свои программисты будут знать полностью продукт, быстро исправлять ошибки и не сольют информацию конкурентам. Или наоборот, завод решает разработать свой сайт-визитку. Это просто описание товаров и контакты — никаких секретов нет. Поэтому такую задачу можно отдавать сторонним разработчикам.
Как организовать аутсорсинг в компании
Чтобы переход на аутсорсинг прошел гладко, а не превратился в головную боль, лучше действовать последовательно. Ниже шесть шагов, которые помогут все сделать правильно.
Шаг 1. Определите, зачем нужен аутсорсинг
Сформулируйте, зачем вам нужен аутсорсинг и какие задачи будет решать внешний подрядчик. Не просто «бухгалтерию», а «ежемесячное ведение учета, сдачу налоговой отчетности и расчет зарплаты для 50 сотрудников». Четко пропишите, какой результат вы ждете, в какие сроки и с какими стандартами качества.
Шаг 2. Выберите аутсорсинговую компанию
Чтобы аутсорсинг не приносил проблем, надо правильно выбрать подрядчиков. Проверьте компетенцию компании — есть ли опыт в вашей отрасли, решала ли похожие задачи, есть ли нужные специалисты. Также узнайте, как долго компания на рынке, есть ли у нее финансовые проблемы. Попросите кейсы и свяжитесь с клиентами, с которыми подрядчик работал ранее. Посмотрите отзывы в открытых источниках.
Важно! Не выбирайте аутсорсинговую компанию только по самой низкой цене, иногда это говорит о низком качестве оказываемых услуг.
Шаг 3. Составьте и заключите договор
При аутсорсинге бизнес заключает гражданско-правовой договор. Больше про условия ГПД, читайте в статье. В договоре предусмотрите конкретное техническое задание, права и обязанности сторон, порядок оказания услуг, сроки выполнения работ, стоимость услуг и порядок оплаты, ответственность, порядок расторжения договора.
Особое внимание уделите техническому заданию. Его можно составить как приложение к договору. В ТЗ перечислите, какие задачи и процессы передаете, какой результат ожидаете, сроки выполнения каждого этапа, как вы будете проверить работу, допустимые отклонения, требования к подрядчикам.
Предлагаем образец гражданско-правового договора с аутсорсинговой компанией. Измените информацию о сторонах и можете брать договор в работу.
Шаг 4. Согласовать порядок взаимодействия
Когда вы передаете любую функцию на аутсорсинг, важно заранее договориться, как вы будете общаться, обмениваться документами и контролировать работу. Определите, кто за что отвечает, в какие сроки передаются данные и в каком формате проходит отчетность. Это поможет избежать путаницы и споров в будущем. Также договоритесь о доступе к системам и базам, с которыми работает подрядчик. У вас должно быть право в любой момент проверить, как идет процесс, и убедиться, что все делается правильно.
Шаг 5. Оформите внутренние документы
Чтобы передать часть дел на аутсорсинг, оформите и внутренние документы. Закрепите это решение внутренним приказом. В нем укажите, какую вы передаете, с какой даты, кто отвечает за взаимодействие с подрядчиком. Законодательно установленной формы приказа нет, составьте его в свободном виде.
Если вы передаете функцию, которая связана с подписанием документов или представлением интересов компании перед третьими лицами, оформите на ответственное лицо доверенность. В ней пропишите, кто именно имеет право действовать от вашего имени, в каких вопросах и на какой срок. О рисках оформления доверенности, читайте в статье.
Четыре риска при аутсорсинге в компании
Путаница между аутсорсингом и аутстаффингом. Если в договоре прописано, что вы управляете специалистом и он работает по вашему графику, суд может признать это трудовыми отношениями. Тогда придется доплатить налоги и взносы за весь период плюс штрафы. В договоре аутстаффинга четко указывайте, что специалист подчиняется руководителю со стороны исполнителя, а в договоре аутсорсинга — что вы платите за результат, а не за процесс.
Нет четких критериев качества и сроков. Если в договоре не прописаны измеримые показатели, вы не сможете предъявить претензии, даже если работа сделана плохо. Подрядчик затягивает сроки, а вы не можете на это повлиять. Пропишите SLA — конкретные параметры: сроки, процент ошибок, время реакции на запросы.
Утечка конфиденциальных данных. Вы передаете подрядчику доступ к клиентской базе, документам или коммерческой тайне. При утечке отвечать перед клиентами и регуляторами будет ваша компания, а не подрядчик. В договоре пропишите его полную ответственность за ущерб, проверьте меры безопасности и не давайте больше доступа, чем реально нужно для работы.
Зависимость от подрядчика. Если долго отдавать функцию на сторону, внутри компании перестают разбираться в этом процессе. Когда подрядчик уходит или поднимает цены, вы не можете быстро вернуть функцию обратно. Оставьте хотя бы одного эксперта внутри, который понимает функцию и может контролировать подрядчика.
Ответы на вопросы (FAQ)
SLA — это соглашение об уровне сервиса. Простыми словами, это документ, в котором компании и подрядчик договариваются о конкретных требованиях работы. Например, вы передаете на аутсорсинг техподдержку. В SLA вы прописываете, что оператор должен отвечать на входящий звонок в течение 20 секунд, на письменный запрос не позднее чем через 2 часа, а проблему первой категории сложности решать за 4 часа. Если подрядчик не укладывается в эти сроки, вы можете применить санкции.
Это зависит от законодательства и внутренней политики компании. Есть данные, которые передавать вообще нельзя, например, государственную тайну или информацию с грифом «особой важности». Есть данные, которые можно передавать только с согласия клиентов или с соблюдением специальных требований, например, персональные данные.
Для всех остальных данных важно определить уровни доступа. Например, подрядчик по бухгалтерии видит все финансовые документы, но не имеет доступа к клиентской базе. Разграничивайте доступ заранее и обязательно подписывайте соглашение о неразглашении.
Технически можно, но на практике лучше не отдавать все функции. Стратегические задачи, например, разработку продуктов, управление, работу с важными клиентами — лучше оставлять в штате. А вот бухгалтерию, логистику, клининг, кадровый учет, юридическое сопровождение можно передать на аутсорсинг.
