16 февраля 2023
«Умназия»
Дарья Сабурова
Автоматизировали взаимодействие с исполнителями и экономят 2−3% бюджета на комиссиях
«Умназия» — онлайн-школа для детей с игровыми курсами и занятиями с преподавателем. Умназия помогает учиться нескучно и развивать полезные навыки: в школе можно учиться английскому языку, финансовой грамотности, эмоциональному интеллекту и другим предметам.
Сейчас с «Умназией» учатся больше 180 тысяч учеников, а преподают в школе около 60 преподавателей.
Сейчас с «Умназией» учатся больше 180 тысяч учеников, а преподают в школе около 60 преподавателей.
Проблема
Приходилось переключаться между разным платформами при взаимодействии с исполнителями
«Умназия» сотрудничает с исполнителями, которые оказывают разные виды услуг: кураторская поддержка, информационно-справочное обслуживание и другие. Раньше «Умназия» взаимодействовала с ними с помощью другой платформы по автоматизации. Но там возникали проблемы.
→ Не работал принцип одного окна.
С кем-то из своих исполнителей «Умназия» взаимодействовала через платформу, а с кем-то сохраняла бумажный документооборот — бухгалтеру постоянно приходилось переключаться при проверке документов.
→ Не подгружались чеки после оплаты.
На старой платформе «Умназия» перешла на электронный документооборот (ЭДО), но у платформы не было синхронизации с приложением для самозанятых «Мой налог». Бухгалтеру нужно было запрашивать чеки у исполнителей, но те про них забывали, и приходилось напоминать по несколько раз.
→ Исполнителям было сложно ориентироваться на платформах.
Без инструкций исполнители не могли разобраться в ЭДО, забывали, что нужно высылать чеки, а поддержка не помогала.
В итоге время одного из бухгалтеров «Умназии» полностью уходило только на взаимодействие с самозанятыми, но собирать все закрывающие документы всё равно не получалось. Компании нужна была одна платформа, через которую можно подписывать документы и проводить выплаты исполнителям — такой платформой стала Консоль.Про.
→ Не работал принцип одного окна.
С кем-то из своих исполнителей «Умназия» взаимодействовала через платформу, а с кем-то сохраняла бумажный документооборот — бухгалтеру постоянно приходилось переключаться при проверке документов.
→ Не подгружались чеки после оплаты.
На старой платформе «Умназия» перешла на электронный документооборот (ЭДО), но у платформы не было синхронизации с приложением для самозанятых «Мой налог». Бухгалтеру нужно было запрашивать чеки у исполнителей, но те про них забывали, и приходилось напоминать по несколько раз.
→ Исполнителям было сложно ориентироваться на платформах.
Без инструкций исполнители не могли разобраться в ЭДО, забывали, что нужно высылать чеки, а поддержка не помогала.
В итоге время одного из бухгалтеров «Умназии» полностью уходило только на взаимодействие с самозанятыми, но собирать все закрывающие документы всё равно не получалось. Компании нужна была одна платформа, через которую можно подписывать документы и проводить выплаты исполнителям — такой платформой стала Консоль.Про.
РЕШЕНИЕ
Подключить электронный документооборот Консоль.Про
Сейчас «Умназия» использует ЭДО в Консоль.Про. Это значит, что все документы с исполнителем — у «Умназии» это договор и акты — подписываются в электронной форме через платформу. Это работает так:
1
Исполнителю приходит приглашение от «Умназии» для регистрации в Консоль.Про.
2
Платформа предлагает возможность декларировать доход в приложении «Мой Налог». Это значит, что исполнителю не нужно будет самому добавлять полученный доход в приложение и выбивать чек — Консоль.Про сделает это за него и соберет все чеки.
Платформа получает доступ к приложению «Мой налог», самостоятельно декларирует доход и формирует чеки.
3
Следующий этап — регистрация. При регистрации Консоль.Про запрашивает у исполнителя данные паспорта, СНИЛС и ИНН — это нужно для того, чтобы точно знать, кто подписывает документ.
4
После этого Консоль.Про попросит исполнителя сделать селфи с паспортом. Так мы проверяем, совпадает ли фото в паспорте и человек, который регистрируется на платформе.
5
Теперь исполнитель может использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подписания документов с компанией — никакой бумаги не потребуется.
Так как Консоль.Про — официальный партнер ФНС, то платформа после подписания актов и оплаты сама передаст данные о доходе самозанятого в ФНС и сформирует чек — не нужно дергать исполнителей.
С оплатой вопрос тоже решился с помощью Консоль.Про — теперь «Умназия» проводит выплаты исполнителям через номинальный счет. Его открывает Консоль.Про, но деньги на нем принадлежат компании. Номинальный счет нужен, когда компания проводит выплату через платформу: деньги будут лежать на счету внутри платформы и сразу выплачиваться исполнителю. Когда исполнитель оказывает услугу и подписывает акт, Консоль.Про перечисляет нужную сумму вознаграждения с номинального счета и списывает сумму своего вознаграждения.
«Умназии» выгодно использовать номинальный счет. Раньше приходилось платить комиссии сразу на нескольких платформах, сейчас же компания экономит 2−3% от всего бюджета на выплату исполнителям. Экономия на комиссиях полностью покрывает стоимость подписки на Консоль.Про.
С оплатой вопрос тоже решился с помощью Консоль.Про — теперь «Умназия» проводит выплаты исполнителям через номинальный счет. Его открывает Консоль.Про, но деньги на нем принадлежат компании. Номинальный счет нужен, когда компания проводит выплату через платформу: деньги будут лежать на счету внутри платформы и сразу выплачиваться исполнителю. Когда исполнитель оказывает услугу и подписывает акт, Консоль.Про перечисляет нужную сумму вознаграждения с номинального счета и списывает сумму своего вознаграждения.
«Умназии» выгодно использовать номинальный счет. Раньше приходилось платить комиссии сразу на нескольких платформах, сейчас же компания экономит 2−3% от всего бюджета на выплату исполнителям. Экономия на комиссиях полностью покрывает стоимость подписки на Консоль.Про.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Попробовать бесплатно
Что для этого сделали
Команда Консоль.Про подготовила демоверсию для фаундера и бухгалтера и ответила на вопросы по платформе. Важно было снять опасения, ответить на все возражения бухгалтера и показать, что на платформе всё понятно и для компании, и для самих исполнителей.
“
«"Умназия" — одна из первых онлайн-школ, которую мы подключили к Консоль.Про. Раньше у компании не работал ЭДО и были сложности с организацией процессов и оплат исполнителям. "Умназии" хотелось, чтобы все эти вопросы решались в одном месте, на одной платформе.
Когда мы посчитали, сколько компания будет экономить на банковских комиссиях, оказалось, что эта сумма полностью покрывает стоимость доступа к Консоль. Про — и сомнений не осталось. А чтобы переход на платформу прошел безболезненно, мы провели несколько встреч и показали бухгалтеру, как работать с Консоль.Про — теперь никаких проблем с подписанием документов и выплатами у "Умназии" нет».
Когда мы посчитали, сколько компания будет экономить на банковских комиссиях, оказалось, что эта сумма полностью покрывает стоимость доступа к Консоль. Про — и сомнений не осталось. А чтобы переход на платформу прошел безболезненно, мы провели несколько встреч и показали бухгалтеру, как работать с Консоль.Про — теперь никаких проблем с подписанием документов и выплатами у "Умназии" нет».
После того, как все вопросы решились, в течение недели Консоль.Про и «Умназия» пригласили всех самозанятых на платформу. Команда поддержки Консоль.Про была доступна в чатах и помогала с любыми проблемами.
Результаты
- 20 часов в месяцосвободилось у бухгалтера после перехода на ЭДО
- От 2,5 до 3% бюджетана выплату исполнителям экономится на банковских комиссиях
- Нет ошибок в документах
Другие статьи:
Flowwow
Перешли на агентскую схему и снизили налоговую нагрузку
«Ясно»
Перевели на электронный документооборот 2 500 исполнителей и автоматизировали оплату их услуг
Shkulev Media Holding
Помогли медиакомпании автоматизировать работу с нестандартными документами