-->
  • /
  • /
17 января 2023

Риски сотрудничества с самозанятыми: какие есть и как их избежать

Дарья Сабурова
Режим НПД, или самозанятость, — относительно молодой налоговый режим, и в закон о самозанятых № 422-ФЗ постоянно вносят изменения. Уследить за этим сложно, даже если вы сотрудничаете с самозанятыми добросовестно и не хотите ничего нарушать. А налоговая следит за всеми нарушениями строго.

Чаще всего компании забывают, что самозанятые не сотрудники. В их деятельности есть ограничения, а отношения с ними строятся по типу «заказчик-исполнитель», а не по типу «работодатель-работник». Это значит, что исполнитель и заказчик равны между собой, они оба занимаются предпринимательской деятельностью и не зависят друг от друга.

Если об этом забыть, могут возникнуть проблемы. Рассказываем, на что нужно обращать внимание, чтобы у налоговой не было к вам вопросов.

Бизнес забывает об ограничениях для самозанятых

Самозанятость — удобный налоговый режим, но не без своих подводных камней. Когда компания привлекает для каких-то работ или услуг самозанятого, нужно помнить о следующем:

  • У самозанятых есть годовые лимиты дохода. Переведете деньги сверх лимита — самозанятый потеряет свой статус, а вам нужно будет платить налоги и взносы, как за обычное физлицо без статуса по договору ГПХ.
  • Самозанятые могут заниматься не всеми видами деятельности.
  • Самозанятые должны выдавать чеки: нет чека — нет подтверждения того, что компания не должна платить НДФЛ и взносы за физическое лицо.

Это кратко, а сейчас разберемся во всём подробнее.
1
Самозанятому нельзя перевести больше 2,4 миллионов ₽ в год — иначе он потеряет статус, и придется платить штрафы.
Для самозанятых есть лимит дохода — не больше 2,4 миллионов рублей в год от всех заказчиков. Если разделить на календарные месяцы, получится 200 тысяч в месяц, но налоговая смотрит только финальную сумму за год — вы могли перечислить самозанятому 100 тысяч в ноябре и еще 10 тысяч в декабре, но считается всё равно ежегодный доход.

И если общий доход за год превысил 2,4 миллионов, то самозанятый лишается статуса автоматически. Теперь компания, которая заказывает работы или услуги у самозанятого, становится налоговым агентом — именно она должна платить за него налоги и взносы в фонды как за обычное физическое лицо без статуса. А это, вместе со штрафами и пени от налоговой, больше 40% от суммы вознаграждения исполнителя.
Совет
Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой, сделать это можно на сайте налоговой по ИНН самозанятого. Сайт покажет статус исполнителя на конкретную дату.

А если исполнителей очень много и бухгалтер не успевает их проверять, может помочь Консоль.Про. Платформа автоматически проверяет исполнителей по базе ФНС перед каждой выплатой. Если самозанятый потеряет статус, Консоль. Про отправит вам уведомление, а самому исполнителю не даст подписать акт и получить оплату.
Нужно заполнить всего два поля — ИНН и дату. Можно проверить статус любого исполнителя — и физлица, и ИП.
Хотите узнать больше про Консоль.Про?
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.
2
Самозанятые не могут заниматься любой деятельностью.
Самозанятому проще, чем ИП, с любой системой налогообложения, кроме НПД: ставки налогов ниже, не надо сдавать декларации, и вся отчетность формируется сама. При этом исполнители должны работать сами на себя, без сотрудников, у их деятельности должен быть четкий результат — например, готовый сайт или сделанный в квартире ремонт.

Есть список работ и услуг, которыми самозанятые не могут заниматься:

  • Перепродажа товаров — самозанятому нельзя купить 100 готовых шапок и продавать их на маркетплейсе, можно только шить свои. Или можно продавать свои старые вещи — например, старый телефон на Авито, тут у налоговой тоже вопросов не возникнет.

  • Реализация подакцизных товаров и товаров, подлежащих обязательной маркировке. Это табак, алкоголь и прочие вещи, за которыми пристально следит государство.

  • Добыча и реализация полезных ископаемых.

  • Доставка с приемом платежей в интересах других лиц без использования кассового аппарата фактического продавца — например, курьер может развозить покупателям заказы и получать за это вознаграждение, если у него есть доверенность и касса от заказчика и он проводит все поступления через нее.

  • Посредничество — по агентским договорам, договорам комиссии или договорам поручительства. Туристическим или страховым агентом самозанятый быть точно не может.

  • Найм своих сотрудников по трудовым договорам.

  • Предпринимательская деятельность с другим специальным налоговым режимом.

Тут риск штрафов есть и у самозанятых, и у компании, ведь если у исполнителя аннулируют самозанятость, получится, что вы сотрудничали с физлицом без статуса, а этого достаточно для доначисления налогов и взносов.
Совет
Можно обезопасить себя с помощью договора — в нем можно закрепить обязанность самозанятого сразу же уведомить компанию об изменении статуса. А если исполнитель этого не сделает, то в договоре можно закрепить и ответственность — обязанность исполнителя возместить вам убытки в полном объеме, если придется доплачивать налоги и взносы или налоговая выпишет штраф.
3
Самозанятые должны выдавать чек после каждой оплаты.
У самозанятых есть обязанность вносить доход от заказчика в приложение «Мой налог» и потом выдавать по этому доходу чеки. Чек — подтверждение того, что исполнитель — самозанятый и компании не нужно удерживать по выплатам налоги и взносы, всё делает сам исполнитель.

Для компании всё очень удобно, но может попасться недобросовестный исполнитель, который решит сэкономить и не выдавать чек, чтобы потом не платить налог. Это уже большие проблемы: без подтверждения налоговая не примет расходы компании, выпишет штраф и заставит заплатить доначисления за самозанятого как при сотрудничестве с физических лицом по договору ГПХ.
Совет
«Исполнитель обязуется сформировать и передать Заказчику чек в день расчета на каждую выплаченную Исполнителю сумму лично или с помощью мессенджера Telegram».
«В случае непередачи чека, указанного в пункте ___ настоящего Договора, в установленный срок, Исполнитель обязуется выплатить Заказчику штраф в размере 50% от каждой суммы, на которую был не выдан чек, а также штраф в размере 1000 руб. за каждый день просрочки передачи Заказчику чека».
Если хочется избежать такой ситуации, предусмотрите ответственность исполнителя в договоре. В нем можно закрепить штраф для исполнителя, если он не отправит чек в установленный срок, или условие о компенсации всех выплат ФНС, если исполнитель не предупредит о потере статуса.

Сформулировать условие об обязанности исполнителя передать чек можно так:
А вот так — условие об ответственности за непередачу чека:

Отношения с самозанятым похожи на трудовые

Риск переквалификации может возникнуть, если ФНС увидит у компании признаки трудовых отношений с исполнителями. У налоговой есть специальное ПО, которое автоматически проверяет каждую компанию и присваивает ей риск-балл. Если баллы превышают установленные показатели, ФНС отправляет компании уведомление с требованием объяснить характер своих правоотношений с самозанятыми.

Такое уведомление не значит, что вас обязательно оштрафуют. Например, если ваш самозанятый сотрудничает только с вами и налоговая просит это объяснить, можно сказать, что у исполнителя нет запрета сотрудничать с другими заказчиками, а самозанятого просто устраивает вознаграждение и нравится заказчик.

А вот по таким факторам налоговая будет оценивать, есть ли у вас трудовые отношения с исполнителями:

  • продолжительность сотрудничества — самозанятый оказывает услуги или выполняет работы три и больше месяцев при отсутствии письменных заданий;

  • единственный источник дохода — например, у самозанятого долгое время только один заказчик и только он переводит ему вознаграждение;

  • самозанятый в течение предыдущих двух лет работал по трудовому договору у работодателя, а теперь перешел на сотрудничество с ним по ГПХ;

  • вознаграждение похоже на зарплату — компания платит одинаковые суммы дважды в месяц и делает это регулярно;

  • самозанятых в одной компании массово регистрируют с одного устройства.

Если совпадает что-то одно, это нестрашно, а вот если совпадений больше, стоит задуматься. Лучше заранее проверить все документы с исполнителем и поменять формат правоотношений, если потребуется. Даже если налоговая вызовет вас и сотрудников для дачи показаний и запрашивает документы, это еще не значит, что отношения обязательно переквалифицируют.
Совет
Чтобы избежать переквалификации, нужно учесть много моментов в сотрудничестве с исполнителем — начиная с объявления о поиске исполнителя и заканчивая закрывающими документами.

Наш большой гайд по переквалификации с шаблонами документов и советами на каждом этапе

На этапе поиска исполнителя

Не называйте исполнителя «работником», а его доходы — «зарплатой» или «окладом». Лучше использовать термины «исполнитель», «вознаграждение» и «оказание услуг».

На этапе заключения договора

Договор — основной документ для налоговой, она будет смотреть его очень внимательно. Поэтому лучше сразу себя обезопасить и добавить в договор следующие пункты:

  • статус исполнителя;

«Исполнитель применяет специальный налоговый режим „Налог на профессиональный доход“».

  • обязанность предоставить чек;

«Исполнитель обязуется сформировать и предоставить Заказчику чек…» — дальше укажите срок предоставления чека.

  • ответственность за непредоставление чека;

«В случае непредоставления чека Исполнитель обязуется выплатить Заказчику штраф…» — дальше укажите сумму.

  • уведомление об утрате статуса;

«В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется незамедлительно уведомить Заказчика».


Когда нужно делать закрывающие документы

Если договор и чек — первое, что посмотрит налоговая, то закрывающие документы будут вторыми. Советуем во всех документах закрепить измеримый результат работ и услуг.

Например, «Доставка товара X по адресу Y в течение Z». А еще лучше предусмотреть оплату за результат, а не потраченные часы — выбирайте формулировки «Оплата за 5 доставок» вместо «Оплата за 5 часов».

Чек-лист: какие риски сотрудничества с самозанятыми нужно проверить на каждом этапе

До заключения договора:

  • Проверьте статус самозанятого.

На этапе заключения договора:

  • Согласуйте все важные условия сотрудничества: вид услуг и конечный результат, статус самозанятого, права и обязанности сторон.
  • Пропишите обязанность исполнителя предоставить чек, уведомить вас, если он утратит статус самозанятого и предусмотрите ответственность за непредоставление чека.
  • Проверьте, что в договоре нет намеков на трудовые отношения: еще раз перечитайте все условия и термины.

На этапе оплаты:

  • Еще раз проверьте статус исполнителя на дату выплаты.
  • Получите от самозанятого чек.
Другие статьи:
Как проверить статус самозанятого
Как и зачем проверять статус самозанятого. Если не проверить статус исполнителя и перевести ему деньги как обычному физлицу, компании придется дополнительно заплатить в качестве налога от 43% до 60,2% от переведенной суммы.
SMARTER
Перешли на сотрудничество с самозанятыми без риска переквалификации
Попробуйте бесплатно
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь