Самый большой риск в работе с самозанятыми — риск переквалификации. Он возникает, когда налоговая или трудовая инспекция подозревает, что ваши отношения с исполнителем не гражданско-правовые, а трудовые. Для компании это может обернуться большими штрафами.
Если правильно оформить отношения, никаких рисков не будет. Рассказываем, на какие факторы обратить внимание, чтобы избежать переквалификации.
Оглавление
Как ФНС проверяет компании
Проверкой компаний на предмет переквалификации в основном занимается ФНС. Для этого налоговая использует скоринговую систему. Она отслеживает сразу несколько характеристик компаний.
Система считает совокупный балл по каждой компании, и если балл превышает допустимое значение, налоговая отправляет им уведомление и просит пояснить характер отношений с исполнителем. Если компания этого не сделает, придется доказывать в суде, что она не прикрывает трудовые отношения гражданско-правовыми.
Если доказать не получится, то компанию обяжут выплатить исполнителю всё, что ему полагается по трудовому законодательству — оплата больничных, отпусков, налоги и страховые взносы. А еще назначат штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, для ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для компаний — от 50 до 100 тысяч рублей.
Как избежать рисков на разных стадиях сотрудничества с самозанятыми
Самая главная сложность, с которой сталкиваются компании, — непонимание, чем отличаются гражданско-правовые отношения от трудовых. У самозанятых нет зарплаты, графика работы или отпуска, они не работники. Рассказываем, на что обратить внимание на разных стадиях сотрудничества с ними.
Стадия поиска исполнителя
Риск: Наличие в вакансиях «трудовой» лексики
В объявлениях о поиске исполнителя компании часто используют термины, характерные для трудовых отношений, например «должность» или «оклад». Это может привлечь внимание налоговой и стать доказательством для переквалификации отношений.
Совет: Используйте в объявлениях гражданско-правовые термины
Не называйте исполнителя «работником», а его доходы — «зарплатой» или «окладом». Лучше использовать термины «исполнитель», «вознаграждение» и «оказание услуг». Отпуск, больничный и другие гарантии может получать только работник.
Риск: найм бывшего работника
Если компания переводит бывших сотрудников на ГПХ, ФНС может насторожиться — это похоже на уход от налогов. В законе на этот случай есть отдельная норма: доходы бывшего сотрудника не облагаются НПД, компании придется платить налоги как при работе с физлицом без статуса.
Совет: не сотрудничайте с сотрудником как с самозанятым в течение 2 лет после его увольнения
Лучше не рисковать и найти другого исполнителя. Уволить работников и заключить с ними договоры ГПХ, чтобы сэкономить на уплате взносов и НДФЛ, не получится.
Стадия оформления отношений с самозанятым
Риск: наличие в договорах условий, свойственных трудовым отношениям
Иногда компании прописывают в договоре с исполнителем условия, характерные для трудовых договоров. Например, условия о графике оказания услуг, о возмещении расходов, об обеспечении оборудованием или о зарплате.
Совет: используйте шаблоны или проверяйте договор на предмет «трудовых» условий
Если сомневаетесь, используйте шаблоны. Например, наши шаблоныподготовили эксперты, и их спокойно можно использовать для сотрудничества с самозанятыми.Если налоговая заподозрит трудовые отношения, то запросит на проверку договор с исполнителем и будет обращать внимание на самые популярные ошибки.
Не называйте исполнителя «работником», а его доходы — «зарплатой». Не применяйте к нему дисциплинарные взыскания — замечания, выговоры, увольнение.Вот как можно поменять опасные формулировки:
«Исполнитель обязуется оказывать услуги с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00» → «Исполнитель обязуется приступить к оказанию услуг в день принятия Задания к Договору».
«Заказчик обязуется возместить Исполнителю расходы, связанные с оказанием Услуг, в том числе транспортные расходы» → «Расходы, связанные с оказанием Услуг, в том числе транспортные расходы, Исполнитель несет самостоятельно».
«Заказчик обязан обеспечивать Исполнителя оборудованием, необходимыми техническими средствами и иными средствами, необходимыми для оказания услуг» → «Для оказания Услуг Исполнитель использует собственные необходимые материалы и оборудование».
«Вознаграждение выплачивается Заказчиком в следующем порядке: аванс — до 10 числа текущего месяца; оплата — до 25 числа следующего месяца» → «Стоимость Услуг Исполнителя по настоящему Договору указывается в Заданиях, являющихся неотъемлемой частью Договора. Заказчик обязуется оплатить оказанные услуги в течение 7 (семи) рабочих дней с момента подписания Сторонами Акта об оказании услуг».
Если сомневаетесь, используйте шаблоны. Например, наши шаблоны подготовили эксперты, и их спокойно можно использовать для сотрудничества с самозанятыми.
Риск: услуги самозанятого похожи на трудовые обязанности
У сотрудников по трудовому договору есть должностные обязанности и рабочее время. Если по договору ГПХ компания требует от исполнителя выполнять различные задачи без финального результата, то такие отношения могут быть признаны трудовыми.
Совет: подробно описывайте услугу и добавляйте конечную цель
Когда прописывайте обязанности исполнителя в договоре, придерживайтесь четкого описания его задач. Если нужны курьерские услуги, не пишите «услуги по доставке» — так непонятно, как измерить результат. Конкретизируйте или сделайте отсылку к заданиям. Например: «сроки, адреса и стоимость доставки товаров согласуются и закрепляются в Задании». В договоре или задании пропишите стоимость за услугу. А если стоимость услуг зависит от времени, их можно разделить на несколько — в зависимости от срока их оказания. Например:
услуга по выгулу собак 30 минут — 100 рублей;
услуга по выгулу собак 1 час — 150 рублей.
Риск: исполнитель включается в организационную структуру компании
Исполнитель по договору ГПХ не должен подчиняться работникам компании и выполнять их указания. Компания может проверить, как исполнитель выполняет задачи или убедиться в качестве услуги, но не может требовать от исполнителя выполнять указания заказчика или работников компании в процессе оказания услуг.
Если исполнитель подписывает внутренние регламенты компании или в договоре есть на них ссылка, такие отношения могут признать трудовыми. Только работники по трудовому договору могут подчиняться внутренним актам работодателя.
Совет: не ссылайтесь в договоре на внутренние регламенты компании
Все требования отражайте в самом договоре и не просите исполнителя подписывать локальные акты компании.
Стадия оказания услуг
Риск: заказчик — единственный контрагент самозанятого на протяжении длительного периода времени
Самозанятый оказывает услуги по заданию одного и того же заказчика и не работает с другими клиентами.
Совет: сотрудничайте с самозанятыми, имеющими других заказчиков
Не сотрудничайте с исполнителями, для которых вы были и остаетесь единственным заказчиком. Привлекайте новых исполнителей или оформляйте к договору отдельные задания на каждую конкретную услугу.
Риск: нет детализации услуг в актах
Налоговая может также изучить закрывающие документы — акты, счета. Если акты однострочные, не отражают объем оказываемых услуг от периода к периоду, их могут признать формальными. Закрывающие документы станут дополнительным доказательством для налоговой о наличии трудовых отношений.
Совет: отражайте в актах точную информацию об оказанных услугах
В каждом акте указывайте, что конкретно было сделано исполнителем за период. Если информации слишком много, ее можно оформить в отчете и приложить к акту.
Риск: самозанятый не может отказаться от оказания услуги
Если в договоре написано, что самозанятый не может отказаться от выполнения своих задач, то такие отношения тоже больше похожи на трудовые. Только работник по трудовому договору должен выполнять все порученные ему задания без возможности отказаться.
Совет: закрепляйте в договоре возможность отказаться от исполнения услуг
Укажите в договоре, что исполнитель вправе отказаться от выполнения услуг в определенный период, например, за один день. В случае если исполнитель откажется позже, можно предусмотреть ответственность, например уплату штрафа или возмещение убытков.
Стадия оплаты
Риск: периоды выплат совпадают с зарплатными
Если компания выплачивает фиксированную сумму в течение длительного срока и эта сумма не зависит от количества, качества и эффективности услуг, такие выплаты больше похожи на зарплату. Налоговая может посчитать отношения с таким исполнителем трудовыми.
Совет: платите за отдельные услуги
Оплачивайте каждое задание отдельно в зависимости от объема задач, которые исполнитель успел выполнить. Лучше, чтобы сумма выплаты каждый раз различалась. Другая опция — выплачивать вознаграждение раз в неделю или раз в 10 дней и просить исполнителя в отчете рассказывать, какие задачи за этот период он выполнил.
Как Консоль.Про может помочь
Потенциальных факторов риска много, и контролировать их все сложно. У Консоль.Про есть специальный инструмент «Информатор», с помощью которого можно отслеживать все риски в одном месте и по всем исполнителям.
На странице отображаются критерии риска, а также процент и количество исполнителей, которые попадают под этот риск. Есть расшифровка каждого риска и переход к тем исполнителям, по которым сработал критерий.
Популярное по теме за месяц
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Считается ли самозанятость трудоустройством
