Чек — главный закрывающий документ при сотрудничестве с самозанятыми. Он подтверждает статус плательщика НПД, позволяет компании признавать расходы в налоговом учете, освобождает от отчислений НДФЛ и страховых взносов с выплат исполнителю. Если чека нет или он неверно оформлен, организацию ждут неприятности: перерасчет платежей в бюджет, составление уточненных деклараций, начисление недоимок и штрафов. Рассказываем, как избежать этих проблем.
Оглавление
Как оформлять расчеты с самозанятыми
Расчеты с самозанятыми можно оформить так же, как и взаимоотношения с юрлицами и ИП: договор, счет, акт плюс чек от исполнителя. Но есть отличия. К примеру, при немедленной сделке — услугу оказали и тут же оплатили — можно обойтись без договора. Счет и акт также опциональны, если не прописано в договоре, то они не нужны. А вот чек — документ, без которого вы не сможете доказать, что рассчитывались с плательщиком НПД.
Подробно о необходимых документах для расчетов с самозанятым мы писали в статье «Оплата самозанятому от юридического лица». В этой статье мы поговорим о возможных ошибках, связанных с чеком от плательщика НПД.
Проверки до оплаты
Перед оплатой удостоверьтесь, что статус самозанятого актуален. Можно запросить справку у исполнителя или самостоятельно проверить статус по ИНН в сервисе ФНС. Если вы работаете на платформе Консоль.Про, статус проверяется автоматически.
Утратить статус самозанятый может добровольно или по решению ФНС. Например, если самозанятый заработал больше 2,4 млн рублей за календарный год, то налоговая лишит его статуса плательщика НПД.
Если статус аннулирован, принять чек к учету не получится. Проводить расчеты в этом случае придется как с обычным физлицом.
Если статус действителен, можно оформлять и проводить платеж. Основанием для расчетов с плательщиками НПД может быть договор, акт оказания услуг или выполнения работ, счет. Реквизиты одного из этих документов и описание услуг бухгалтерия указывает в назначении платежа в платежном поручении.
Оплата и проверка чека
Компания выплачивает вознаграждение, а взамен получает чек от самозанятого лица. Чек исполнитель формирует в приложении «Мой налог». Сроки передачи чека утверждены законом и зависят от способа оплаты (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ):
В день платежа — при расчетах наличными и электронными средствами платежа (на карту, через СБП либо по номеру телефона).
Не позднее 9 числа месяца, следующего за расчетным, — при безналичных переводах на расчетный счет. Например, при оплате в июне чек необходимо отправить не позднее 9 июля.
Обязанность по передаче чека заказчику возлагается на самозанятого, а несоблюдение порядка расчетов грозит штрафом.
При первичном нарушении плательщик НПД получит штраф в размере 20% от платежа, а при повторном в течение полугода — в размере 100% полученной суммы (ст. 129.13 НК РФ). Также ответственность за непредоставление чеков вы можете прописать в договоре. Например, оговорить штраф в размере компенсаций НДФЛ, взносов, пеней, если компании придется их выплатить.
Если не получили чек, напомните исполнителю о штрафах. Если результата нет, отправьте жалобу в налоговую. Но не ждите проверок и санкций от ФНС, оформите эту оплату как расчет с физлицом:
Заплатите недоимку по страховым взносам, НДФЛ и пени за каждый день просрочки.
Представьте уточненную отчетность в налоговую и страховые фонды.
Когда чек будет получен, проверьте его подлинность и правильное оформление. Подлинный и корректно оформленный чек можно принять к учету.
Совет
Перед закрытием отчетного периода и отправкой отчетности в налоговую убедитесь, что чек не аннулирован. Для аннулирования могут быть законные причины: исправление ошибки и замена чека, а также возврат денег за невыполненные работы. Однако может оказаться, что исполнитель аннулирует чек незаконно — ради снижения налогов.
Если чек аннулирован и при этом возврата денег от самозанятого нет, вы все равно можете принять его к учету. В этом случае вы не утрачиваете право на отражение расходов, а за последствия, включая незаконное уменьшение базы налогообложения, отвечать будет самозанятый (Письмо ФНС РФ от 28.10.2021 года № ПА-4-20/15213@).
Читать по теме: Что делать, если самозанятый аннулировал чек
Оформление бухгалтерских проводок при работе с самозанятыми
Выплата сделана, чек получен. Теперь нужно принять его к учету и разобраться с проводками.
Режим самозанятости не вносит каких-либо новшеств в отражение операций в бухгалтерском учете. Формируемая корреспонденция счетов аналогична сотрудничеству с предпринимателями-неплательщиками НДС. Самозанятых нужно учитывать на субсчетах активно-пассивных счетов 60 и 76 в качестве поставщиков либо прочих дебиторов и кредиторов. Определяющие критерии для разграничения — не статус гражданина, а вид затрат для вас как юрлица.
Бухгалтерские проводки по операциям с плательщиками НПД:
Вид операции | Дт | Кт |
|---|---|---|
Оказание услуг самозанятым | 20, 25, 26, 44 | 60, 76 |
Поставка самозанятым товаров, материалов, основных средств и нематериальных активов | 41, 10 | 60, 76 |
Оплата услуг (товаров, работ) безналичным способом с расчетного счета компании | 60, 76 | 51 |
Оплата компанией услуг (товаров, работ) наличными | 60, 76 | 50 |
В состав оборотных или необоротных активов в бухгалтерском учете можно включить только продукцию собственного производства самозанятого, поскольку закон запрещает плательщику НПД перепродажу.
Отразить операции в налоговом учете возможно только при наличии чека, в котором заполнены все обязательные реквизиты (п. 6 ст. 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ). Проверьте в чеке:
Правильность ИНН компании, чтобы не принять к учету чужой чек.
Сумму — она должна быть равна перечисленному вознаграждению, без исключения налога и накладных расходов самозанятого.
Наименования работы или услуги — не должно быть трудовой терминологии, например «зарплата бухгалтеру».
При ведении учета в 1С бухгалтеры часто допускают ошибку: отражают операции с самозанятыми в документах для расчетов со штатным персоналом, например в платежных ведомостях. Или собирают всех плательщиков НПД на отдельном субсчете. Это упрощает работу бухгалтерии, но и привлекает внимание налоговых органов. Подобное отражение в сгруппированных учетных регистрах может вызвать подозрение в трудовом характере отношений. Особенно если самозанятых больше, чем штатных сотрудников.
По теме: Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3
Как упростить расчеты с самозанятыми на примере платформы Консоль.Про
Удобно сотрудничать и вести расчеты с самозанятыми через электронные площадки и сервисы. Особенно если вы взаимодействуете с большим количеством плательщиков НПД. Это упрощает документооборот и контроль расчетов.
Если сотрудничать с самозанятыми через платформу Консоль.Про, вам не придется:
Контролировать статус самозанятого — система это сделает за вас и не даст провести платеж, если исполнитель не является плательщиком НПД.
Формировать каждому исполнителю платежное поручение — с помощью реестра можно проводить расчеты одновременно с десятками самозанятых.
Беспокоиться о получении чеков — платформа создаст документ автоматически по факту оплаты и отправит его вам.
Тратить время на подготовку сопутствующей документации — платформа сформирует и подпишет договоры и акты. Вы можете использовать наши шаблоны документов или предоставить свои, мы интегрируем их в систему и тогда вам не понадобится перестраивать документооборот.
А еще вы можете использовать инструмент Информатор, который отслеживает и классифицирует риски по всем привлеченным исполнителям, упрощая функции бухгалтерии.
Формирование закрывающих документов в Консоль.Про отнимает минимум времени независимо от их количества, а начисление вознаграждения площадке отражается единственной проводкой: Дт 20, 26, 44 Кт 76. Эту сумму можно включить в состав расходов, связанных с вашей предпринимательской деятельностью.
Популярное по теме за месяц
Оплата самозанятому от юридического лица
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
