Май 20, 2021 | Текст: Тамара Синельникова

Как «Кухня на районе» работает с иностранцами

Рассказываем, как при работе с иностранными самозанятыми отказаться от компании-провайдера, заменить ее услуги на IT-технологию и продолжить сотрудничество без рисков.
«Кухня на районе» — московский сервис доставки еды собственного приготовления. Проект работает в формате dark kitchen (нет посадочных мест — только кухня) и доставляет продукцию не дольше 30 минут от момента заказа. Курьеров здесь называют райдерами: предоставляют им рабочую униформу, транспортные средства и помещения для отдыха и питания. Сегодня у сервиса 44 кухни в Москве, около 1500 райдеров, работающих по схеме самозанятости, и более 30 тысяч заказов в день.
Проблема: постоянная задержка оплаты труда райдерам
До обращения в Консоль все деньги, документооборот и чеки в «Кухне на районе» проходили через компанию-провайдера. Она был третьим игроком в отношениях между «Кухней» и райдерами. Деньги могли идти несколько дней или неделю. Это приводило к снижению лояльности райдеров и оттоку исполнителей.
«Райдеру важно понимать, когда и сколько он получит. Из-за третьего звена точные сроки выплаты были не известны. Райдеры сталкивались с задержками, у них копился негатив по отношению к «Кухне», снижалась лояльность и в итоге они увольнялись. А поиск новых сотрудников стоит денег и внимания персонала»
сооснователь компании «Консоль»
Виталий Попов
«Кухня на районе» хотела забрать на себя все обязанности компании-провайдера
и выстроить отношения с райдерами без нее.

Это рождало новые сложности и задачи:

Составить корректный документооборот

Ежемесячно с одним контрагентом нужно подписать акт на каждую выплату. Это минимум 4 акта на одного исполнителя. В «Кухне на районе» более 1500 райдеров. Процесс был трудоемким и требовал дополнительные ресурсы.

Остаться без отчетного документа

В работе с самозанятыми главный документ
для отчета перед налоговой — чек. На практике исполнители забывают его сдать, ошибаются или внезапно снимают себя с учета. Чтобы этого не случилось, нужно регулярно проверять статусы и чеки самозанятых.

Взять на себя новую ответственность и загрузить штатных сотрудников

При сотрудничестве с самозанятыми главное убедиться, что исполнитель точно самозанятый, грамотно заключить с ним договор или создать оферту, заплатить
за работу. Все это требует новые кадры или сверхурочную нагрузку.

Получить штраф при заключении контракта с иностранцем

«Кухня на районе» сотрудничает с иностранными исполнителями. Малейшее нарушение может обернуться крупным штрафом. К примеру:
За сотрудничество с иностранным работником без разрешения на работу.
За иностранца с документами, у которых истек срок действия.
За не уведомление ФМС о заключении контракта с иностранным гражданином или его расторжении договора.
Когда «Кухня на районе» пользовалась услугами компании-провайдера,
вся ответственность и кадровые вопросы ложились на плечи этого посредника.
Решение: отказаться от компании-провайдера и автоматизировать работу от оформления до выплат
Мы предложили внедрить в бизнес Консоль. Сервис за счет технологий забрал
на себя все риски, автоматизировал процессы и выстроил с райдерами прямые отношения без третьего звена.
Результат: выплаты — регулярные и безопасные, а риски закрыты
1.
Есть контроль над всеми процессами
В интерфейсе Консоли все прозрачно: видны счета, чеки, акты и отчеты в налоговую. Коммуникация снижена до райдера — сервис взял на себя первичную линию поддержки.
2.
Происходят безопасные выплаты самозанятым
Консоль проверяет статусы самозанятых автоматически. Благодаря этому
у «Кухни на районе» всегда есть документы для отчетности.
3.
Внедрена система электронного документооборота
Консоль полностью забрала на себя подписание актов с контрагентами.
Все процессы автоматизированы оперативно и с минимумом усилий.
4.
Нет рисков при сотрудничестве с иностранными исполнителями
Консоль создала базу данных с каждым иностранным исполнителем.
Так стало возможным следить за сроками действия миграционных документов. Заблаговременно (за 30 и 14 дней) райдеров предупреждают о необходимости пролонгации документов. Если райдеры не решают проблему, «Кухня на районе» автоматически расторгает договор.
5.
Никакой ручной работы
Консоль забрала все функции по декларации доходов, проверке статусу самозанятых, получению и отправлению чеков в ФНС, документообороту, формированию форм уведомления МВД по нерезидентам.
6.
Стало дешевле, чем раньше
Внедрение Консоли в бизнес стало еще и выгодной опцией. Издержки
на администрирование снизились на 66%. У Консоли нет такого большого штата,
как у компании-провайдера. Программному обеспечению зарплату платить не нужно. А «Кухне на районе» не понадобились дополнительные кадры.
«Эффективная коммуникация, гибкая система, оперативная обратная связь и выполненные дедлайны — то, за что мы ценим компанию «Консоль». Мы перевели на Консоль уже 500 райдеров. В планах еще около 800 человек. С помощью Консоли мы помогаем райдерам платить налоги, ведем кадровый учет, следим за сроками и формами документов. Решение улучшило качество коммуникаций, повысило скорость решения повседневных задач и сократило потерю кандидатов практически до нуля»
HR Business Partner «Кухни на районе»
Ксения Шундакова
Как итог

«Кухня на районе» решила главную проблему и не приобрела новые сложности. Решение улучшило качество коммуникаций, повысило скорость решения повседневных задач и сократило потерю кандидатов практически до нуля.