Если вы предприниматель на общей системе налогообложения (ОСНО), то обязаны ежегодно отчитываться по налогу на доходы физических лиц. 3-НДФЛ ИП — это форма, с помощью которой вы показываете свой доход от бизнеса, подтверждаете расходы и рассчитываете налог к уплате.
В 2026 году отчет за 2025‑й нужно сдать до 30 апреля. Чтобы не запутаться в разделах, кодах и приложениях, следуйте этой инструкции. Мы подготовили ее на основе актуальной формы из приказа ФНС от 20.10.2025 № ЕД-7-11/913@.
Оглавление
- Кто обязан сдавать 3‑НДФЛ
- По какой форме отчитываться в 2026 году
- Как правильно оформить декларацию: общие требования
- Какие листы обязательны, а какие — дополнительные
- Как заполнить 3‑НДФЛ в 1С: пошаговый алгоритм
- Какие сроки и способы подачи 3-НДФЛ
- Какая ответственность за несвоевременную сдачу
- Часто задаваемые вопросы
Кто обязан сдавать 3‑НДФЛ
3-НДФЛ у ИП сдается не только при наличии дохода. Обязанность подать декларацию 3-НДФЛ для ИП возникает в нескольких случаях. Рассмотрим их в таблице.
Ситуация | Обязанность |
|---|---|
ИП работает на ОСНО | Сдает декларацию всегда, даже если доход отсутствует или расходы превысили доходы. Это касается 3-НДФЛ для ИП на ОСНО (3-НДФЛ ИП на ОСНО) |
ИП применял УСН или патент, но утратил право на спецрежим | Отчитывается по НДФЛ за период, когда он перешел на ОСНО |
ИП получил доход, не связанный с предпринимательской деятельностью, например, от продажи квартиры | Подает 3‑НДФЛ как физическое лицо (ст. 228 НК) |
Предприниматель на ОСНО обязан сдать нулевую декларацию, даже если за год не было дохода или расходы превысили доход. Налоговый кодекс не освобождает от этой обязанности. Единая упрощенная декларация в этом случае не заменяет 3‑НДФЛ.
Внимание
В интернете можно встретить запросы вроде «3-НДФЛ ИП на УСН» или «3-НДФЛ для ИП на УСН», но такой формы не существует. Единая декларация 3‑НДФЛ сдается и предпринимателями на ОСНО, и физическими лицами — в том числе в случаях, когда ИП на спецрежиме получает доходы, облагаемые НДФЛ
По какой форме отчитываться в 2026 году
Для отчета за 2025 год используйте форму, утвержденную приказом ФНС от 20.10.2025 № ЕД-7-11/913@. Это актуальный бланк 3-НДФЛ для ИП образец 2026 года. Если вам нужно сдать декларацию за более ранние периоды, применяйте предыдущие редакции.
К сведению
Если вы используете неактуальный бланк, налоговая инспекция может отказать в приеме отчета. В этом случае вас могут привлечь к ответственности за просрочку
Декларация 3-НДФЛ
Как правильно оформить декларацию: общие требования
Прежде чем переходить к разделам, запомните несколько обязательных правил. Их нарушение может стать причиной отказа в приеме отчета.
Все текстовые и числовые поля предприниматель заполняет заглавными печатными символами. Он начинает запись с крайней левой ячейки, а пустые ячейки заполняет прочерками.
Сумму налога он округляет до полного рубля: менее 50 копеек отбрасывает, 50 и более округляет вверх.
Исправлять ошибки с помощью корректирующих средств нельзя. Если предприниматель допустил опечатку, он распечатывает ошибочный лист заново.
После того как все листы готовы, он проставляет сквозную нумерацию в поле «Стр.». Например, первую страницу обозначает «001», пятнадцатую — «015».
К сведению
Если вы заполняете декларацию на компьютере и потом распечатываете, вы можете выравнивать числовые показатели по правому краю. В этом случае прочерки в пустых ячейках можно не ставить. Для печати используйте только шрифт Courier New высотой 16–18 пунктов.
Какие листы обязательны, а какие — дополнительные
Состав декларации для предпринимателя на ОСНО включает четыре обязательных элемента:
Титульный лист — сюда предприниматель вносит свои данные.
Раздел 1 — в нем он указывает итоговую сумму налога к уплате или возврату.
Раздел 2 — здесь он рассчитывает налоговую базу и сумму налога.
Приложение 3 — в этом приложении он показывает доходы от бизнеса и расходы, которые уменьшают налог (профессиональный вычет).
Это минимальный состав декларации для ИП на ОСНО. Остальные приложения предприниматель заполняет только в том случае, если у него есть соответствующие доходы или вычеты. Таким образом, состав декларации всегда определяется индивидуально: он зависит от того, какие доходы получил предприниматель и какие вычеты он заявляет.
Титульный лист. Внесите общие сведения
На титульном листе предприниматель указывает свой статус налогоплательщика как «индивидуальный предприниматель», а также:
ИНН (если у него нет ИНН, он ставит номер записи ЕРН);
номер корректировки: для первичной декларации — «0--», для уточненной — «1--», «2--» и так далее;
свою фамилию, имя и отчество полностью, без сокращений;
код налогового периода — «34» (это означает календарный год);
код категории налогоплательщика — «720» (это код для индивидуального предпринимателя).
Категория налогоплательщика «720» указывается на титульном листе каждой декларации. Это важный реквизит, без которого отчет не примут. После заполнения предприниматель ставит дату и подпись. Если отчет подает представитель по доверенности, к декларации нужно приложить копию доверенности.
Приложение 3. Отразите профессиональный вычет
В приложении 3 предприниматель показывает доходы от предпринимательской деятельности и расходы, которые уменьшают налоговую базу. Это профессиональный вычет ИП на ОСНО.
Порядок заполнения приложения 3:
В строке 010 предприниматель вписывает общую сумму доходов за год.
В строке 030 он указывает сумму документально подтвержденных расходов.
Если расходы подтвердить нельзя, он может применить норматив — 20% от дохода. Эту сумму он ставит в строке 040.
В строке 050 он рассчитывает разницу между доходом и расходом. Это и есть налоговая база по профессиональному вычету.
Важно!
Расходы должны быть экономически обоснованы. Предприниматель подтверждает их первичными документами: договорами, актами, чеками, платежными поручениями, ведомостями на зарплату
Приложение 5. Покажите стандартные и социальные вычеты
Если предприниматель имеет право на вычеты, не связанные с бизнесом, например, на детей, лечение, обучение, он отражает их в приложении 5.
Например, стандартный вычет на детей он получает до месяца, в котором его доход с начала года превысил 350 000 ₽. В декларации он указывает сумму вычета за те месяцы, когда это право действовало.
Раздел 2. Рассчитайте налог
В разделе 2 предприниматель формирует налоговую базу и рассчитывает сумму налога. Для доходов от предпринимательской деятельности он выбирает код группы доходов и ставит его в строке 001.
Обратите внимание: если налогоплательщик получал доходы по разным кодам, например, от бизнеса и от продажи имущества, он заполняет отдельный лист раздела 2 для каждого кода.
Данные для расчета он переносит из приложений.
Раздел 1. Подведите итоги
Раздел 1 содержит два подраздела. Подраздел 1 предприниматель заполняет, если у него были доходы, не связанные с предпринимательской деятельностью. Подраздел 2 предназначен для сведений об авансовых платежах.
Заполняя раздел 1, предприниматель указывает:
код ОКТМО по месту своего жительства;
КБК (182 1 01 02010 01 1000 110 — для ставки 13%, 182 1 01 02080 01 1000 110 — для ставки 15%);
сумму налога, которую он должен доплатить или которая подлежит возврату.
Если доходы облагаются по разным ставкам, он заполняет несколько разделов 1.
Торговый сбор, утрата патента, возврат аванса
Торговый сбор
Если предприниматель платит торговый сбор, он может уменьшить на него НДФЛ с доходов от бизнеса (п. 5 ст. 225 НК). Сумму сбора он вписывает в строку 100 раздела 2. Но здесь важно ограничение: торговый сбор уменьшает налог только в пределах исчисленной суммы. Если сбор превысил налог, остаток не засчитывается и не возвращается.
Утрата права на патент
Предприниматель, который потерял право на патент и перешел на ОСНО, не может вернуть уплаченную за патент сумму. Однако он вправе зачесть ее в счет НДФЛ. Эти суммы он отражает в строке 140 раздела 2.
Возврат аванса покупателю
Если аванс вернули в том же году, в котором его получили, или в начале следующего года до сдачи декларации, предприниматель просто не включает его в доходы. Если же возврат произошел после сдачи отчета, ему нужно подать уточненную декларацию и исключить аванс из доходов (п. 10 обзора, утв. Президиумом Верховного суда 21.10.2015).
Как заполнить 3‑НДФЛ в 1С: пошаговый алгоритм
Программа 1С: Бухгалтерия помогает предпринимателю заполнить декларацию 3‑НДФЛ автоматически. Рассмотрим алгоритм.
Шаг 1. Создать декларацию
Предприниматель открывает раздел «Главное» → «Задачи организации» или заходит в «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». Там он выбирает «3‑НДФЛ (с 2025 года)» и нажимает «Создать».
Шаг 2. Заполнить данные о доходах и расходах
Если предприниматель вел учет в 1С, программа автоматически подтянет данные. Если учет не велся, он вносит показатели вручную, нажав кнопку «Добавить» и выбрав «Предпринимательская деятельность».
Шаг 3. Указать вычеты
В разделе «Вычеты» предприниматель добавляет стандартные, социальные и иные вычеты. Если вычеты уже применялись в предыдущем периоде, программа подставит их автоматически.
Шаг 4. Рассчитать налог
После перехода в раздел «Расчет налога» программа автоматически определит сумму НДФЛ к уплате. Чтобы увидеть, из чего сложилась цифра, предприниматель может кликнуть по ней — откроется подсказка.
Шаг 5. Сформировать и отправить отчет
На последнем этапе программа формирует pdf‑файл декларации. Предприниматель выбирает способ отправки: через интернет (ТКС), через личный кабинет налогоплательщика, почтой или лично в инспекцию.
Шаг 6. Сформировать платежку
В завершение «Помощник» предложит создать платежное поручение по ЕНП. Предприниматель может оплатить налог с расчетного счета или сформировать квитанцию для оплаты через банк.
Какие сроки и способы подачи 3-НДФЛ
3-НДФЛ ИП срок сдачи — не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным. За 2025 год декларацию нужно подать до 30 апреля 2026 года. Если этот день выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
Важно!
Если предприниматель закрывает ИП до окончания года, он должен сдать декларацию не позднее пяти рабочих дней с даты внесения записи в ЕГРИП.
Куда сдавать: в налоговую инспекцию по месту жительства. Крупнейшие налогоплательщики сдают отчет по месту своего учета.
Способы подачи:
на бумаге: лично, через представителя, по почте или через МФЦ;
в электронном виде: через личный кабинет налогоплательщика или по ТКС.
Если среднесписочная численность работников за предыдущий год превышает 100 человек, предприниматель обязан сдавать декларацию только в электронном виде.
Какая ответственность за несвоевременную сдачу
За просрочку предпринимателя могут привлечь к двум видам ответственности:
налоговой — штраф по статье 119 НК: 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 ₽;
административной — штраф по статье 15.5 КоАП от 300 до 500 ₽ или предупреждение.
К сведению
Штраф по статье 119 НК начисляется только в том случае, если по декларации есть налог к уплате. Если декларация нулевая, минимальный штраф составит 1000 ₽
«Самая частая ошибка предпринимателей на ОСНО — они не сдают нулевую декларацию, считая, что раз дохода нет, то и отчитываться не нужно. Это заблуждение. За неподачу декларации, даже нулевой, грозит штраф 1000 ₽. Также многие забывают, что с дохода свыше 2,4 млн ₽ налог рассчитывается по прогрессивной ставке 15%. Торговый сбор уменьшает налог, но только в пределах начисленной суммы. Если сбор превысил налог, остаток не вернут».
Правильно заполнить декларацию 3‑НДФЛ — задача, которая требует внимания к деталям, но при системном подходе вполне выполнима. Используйте актуальную форму, проверяйте расчеты и не пропускайте сроки. Если вы работаете на ОСНО, заполнить декларацию 3‑НДФЛ нужно до 30 апреля 2026 года. Для ИП на УСН необходимость подать декларацию возникает только при получении доходов, не связанных с бизнесом, или при утрате права на спецрежим.
Следуйте нашей инструкции, и вы сможете сдать отчет без ошибок и штрафов. Если остались вопросы, обратитесь за консультацией к специалисту или в свою налоговую инспекцию.
Часто задаваемые вопросы
1. Нужно ли сдавать 3‑НДФЛ, если ИП на ОСНО не вел деятельность?
Да, нулевая декларация обязательна. Предприниматель заполняет декларацию, включая титульный лист, раздел 1 и раздел 2, с нулевыми показателями.
2. Как заполнить 3-НДФЛ ИП на ОСНО, если есть еще доход от патента?
В декларацию предприниматель включает только доходы, полученные на ОСНО. Доходы от патента он не отражает. Вопрос «3-НДФЛ ИП на ОСНО как заполнить» возникает часто, и ответ на него — четко разделять доходы по разным системам налогообложения.
3. Можно ли не указывать зарплату, если ИП работает по найму?
Да, если налог с зарплаты полностью удержал работодатель. Исключение — когда предприниматель заявляет вычеты, которые применяются к этим доходам (п. 4 ст. 229 НК).
4. Что делать, если в уже сданной декларации обнаружилась ошибка?
Предприниматель подает уточненную декларацию. В поле «Номер корректировки» он ставит «1--», «2--» и т. д. К отчету прилагает пояснительную записку.
5. Какой КБК указывать в 3‑НДФЛ?
Для доходов от предпринимательской деятельности предприниматель использует КБК 182 1 01 02010 01 1000 110 (для ставки 13%) и 182 1 01 02080 01 1000 110 (для ставки 15%). Для других доходов КБК могут отличаться.
