Rebotica — онлайн-школа IT-профессий для детей и подростков 5−16 лет. Миссия школы — помочь детям найти свою профессию. У Rebotica есть свой уникальный подход к обучению: наставники школы стараются раскрыть потенциал каждого ребенка и дать ему полезные навыки еще до поступления в ВУЗ. 

В школе применяется индивидуальный формат обучения. Особое внимание уделяется подбору наставника для учеников. Если процесс обучения не интересует ребенка, ему предлагают другого наставника.

Сейчас у Rebotica есть курсы по веб-дизайну, блогингу, программированию, разработке игр и 3d-моделированию. В школе учатся 4,5 тысячи детей, а за всё время существования курсы Rebotica прошло уже более 10 тысяч студентов.

Проблема: риски сотрудничества с самозанятыми, много ручной работы и бумаги

У Rebotica более 500 исполнителей-самозанятых — это наставники вводных уроков и наставники основных уроков. В сотрудничестве с ними возникал ряд проблем.

→ Много возможных рисков — исполнители пропадали, забывали формировать и отправлять чеки. Кроме чеков у Rebotica есть акты — чтобы фиксировать объем оказанных услуг. Их исполнители тоже забывали подписывать и присылать в сканах. Для компании всё это риск: на руках нет документов, подтверждающих расходы, и закрывающих документов, налоговая может обратить на это внимание и прийти с проверкой.

→ Много ресурсов уходило на контроль — у Rebotica были менеджеры, которые общались с исполнителями, готовили документы, согласовывали объем услуг, собирали сканы — это было сложно и тратило много времени сотрудников.

→ Проблемы с выплатами — компания пользовалась другим сервисом для выплат исполнителям, там нужно было делать один реестр на всех исполнителей. Выплаты проводили ежемесячно, и перед этим согласовывали с исполнителями фактически оказанный объем услуг. Возникали ситуации, когда часть исполнителей еще не согласилась с объемом услуг, приходилось их ждать и перезагружать реестр вручную каждый раз.

Еще до перехода на Консоль.Про у самих исполнителей Rebotica возникали вопросы.

  • Почему нужно предоставлять мои паспортные данные школе — точно ли это безопасно и не воспользуется ли ими кто-то?

  • Как будут храниться и защищаться мои данные — вдруг их передадут и я не буду в безопасности?

  • Что такое электронная подпись и не обязывает ли она меня к чему-нибудь?

  • Будут ли чеки уходить в налоговую и не возникнет ли у нее потом претензий?

Нужна была платформа, на которой получится решить все проблемы Rebotica и можно будет показать исполнителям, что никаких рисков и сложностей у них не возникнет. С этим смогла помочь Консоль.Про.

Решение: объединить все процессы на платформе Консоль.Про

Сейчас Rebotica с помощью Консоль.Про закрывает сразу все свои потребности — от подписания договора с исполнителем до выплат. Процесс выглядит так.

Приглашение исполнителя

Исполнителю отправляют ссылку с приглашением на платформу, он регистрируется и после регистрации может использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подписания всех документов с компанией — договора и актов.

В личном кабинете исполнитель указывает номер телефона — на него каждый раз приходит уникальный код, он же ключ электронной подписи. Так можно быстро подписать документы с исполнителем в любой точке страны.

В личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП. Так мы точно знаем, что код получает человек, который зарегистрировался на платформе, поэтому пользоваться ПЭП — безопасно.

Подписание договора

Договор с исполнителем оформляется с помощью Сценариев.

Сценарии — инструмент, который помогает проводить онбординг исполнителей автоматически, например, в зависимости от статуса: ИП, самозанятый, физлицо без статуса. Исполнитель при регистрации заполняет нужные поля, и по сценарию автоматически формируется договор.

У Rebotica несколько сценариев — в зависимости от вида услуг исполнителей: сценарии для наставников вводных уроков и наставников основных уроков.

Подписание актов

Когда исполнитель завершает оказание услуг, Rebotica оформляет акты — тоже реестром и сразу по нескольким исполнителям. Для этого нужно заполнить файл в Excel и загрузить его в Консоль.Про, и на основе этих данных платформа создает акты по всем исполнителям из реестра.

Акты создаются сразу пачкой

Чтобы было удобнее оформлять акты по всем исполнителям, у Консоль.Про есть фильтры — можно добавить фильтр по категориям исполнителей, по виду услуг или выбрать другой удобный фильтр и сохранить его на будущее.

Проверка исполнителей

Перед выплатой Консоль.Про проверяет исполнителя — есть ли у него действующий статус, не превысил ли он лимит. Это помогает компании избежать рисков и экономит время менеджерам.

Автоматические выплаты

Выплаты тоже проводятся автоматически после того, как исполнитель подпишет акт. Это делается с помощью номинального счета — проводить вручную каждый платеж с такого счета не придется, нужно только вовремя пополнять его баланс и нажимать кнопку «Оплатить».

Деньги лежат на номинальном счете, владелец которого — Консоль.Про, поэтому всеми операциями и отчетами занимается платформа.

Не нужно ждать и контролировать оплату — деньги придут исполнителю, как только он подпишет акт

Формирование чека

После выплаты Консоль.Про самостоятельно регистрирует платеж в приложении для самозанятых «Мой налог» и формирует чек — исполнителям не нужно этим заниматься.

Консоль.Про — официальный партнер ФНС и приложения «Мой налог». Это значит, что платформа аккредитована ФНС, то есть имеет право удерживать и платить налог за самозанятого.

Интеграция с «1С»

Чеки и акты с помощью реестров выгружаются в «1С» — так удобнее и быстрее вести бухгалтерский учет.

Информатор рисков

Rebotica пользуется Информатором рисков — это инструмент, который помогает избежать проблем в сотрудничестве с самозанятыми. Консоль.Про помогает проанализировать отношения с исполнителями и выстроить их легально.

Изучаем документы → анализируем отношения с самозанятыми → готовим юридическое заключение → рассказываем про риски и даем рекомендации по их устранению.

Что для этого сделали

Перевести Rebotica на Консоль.Про получилось за месяц. Сначала мы согласовали все шаблоны документов — реестры актов и реестры для «1С». Например, нужно было, чтобы единица услуги отображалась в актах так, чтобы это соответствовало внутренним требованиям Rebotica и не нужно было ничего менять вручную.

Когда шаблоны были готовы, мы провели тестовый запуск — сначала подключили часть исполнителей, чтобы было легче наладить процессы и собрать обратную связь. После тестов написали совместные гайды, чтобы подготовить других исполнителей, и подключили остальных исполнителей. Если возникали вопросы или происходили какие-то сбои, то поддержка оперативно отвечала в чате и решала все проблемы.

«Команда Консоль.Про сработала отлично, оперативно помогли нам подготовить все шаблоны и провести тестовый запуск. За 1,5 недели мы смогли согласовать все процессы и оставшееся время переводили на Консоль.Про наших исполнителей.

Сейчас все процессы взаимодействия с исполнителями работают автоматически — подписываются акты, загружаются чеки, проходит оплата».

Борис Овсепян, директор по продукту онлайн школы Rebotica.

Результаты

Массовые выплаты

В 10 раз

В 4 раза

Выплаты происходят автоматически.

Упала нагрузка на бухгалтерию.

Сократилась операционная нагрузка.

Попробуйте бесплатно!
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Запросить демо
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях
Новости Нюансы работы с самозанятыми Примеры и кейсы Рекомендации юристов Объяснения законов
Подписаться на дайджест Подписаться
Другие статьи по теме