Rebotica — онлайн-школа IT-профессий для детей и подростков 5−16 лет. Миссия школы — помочь детям найти свою профессию. У Rebotica есть свой уникальный подход к обучению: наставники школы стараются раскрыть потенциал каждого ребенка и дать ему полезные навыки еще до поступления в ВУЗ.
В школе применяется индивидуальный формат обучения. Особое внимание уделяется подбору наставника для учеников. Если процесс обучения не интересует ребенка, ему предлагают другого наставника.
Сейчас у Rebotica есть курсы по веб-дизайну, блогингу, программированию, разработке игр и 3d-моделированию. В школе учатся 4,5 тысячи детей, а за всё время существования курсы Rebotica прошло уже более 10 тысяч студентов.
Проблема: риски сотрудничества с самозанятыми, много ручной работы и бумаги
У Rebotica более 500 исполнителей-самозанятых — это наставники вводных уроков и наставники основных уроков. В сотрудничестве с ними возникал ряд проблем.
→ Много возможных рисков — исполнители пропадали, забывали формировать и отправлять чеки. Кроме чеков у Rebotica есть акты — чтобы фиксировать объем оказанных услуг. Их исполнители тоже забывали подписывать и присылать в сканах. Для компании всё это риск: на руках нет документов, подтверждающих расходы, и закрывающих документов, налоговая может обратить на это внимание и прийти с проверкой.
→ Много ресурсов уходило на контроль — у Rebotica были менеджеры, которые общались с исполнителями, готовили документы, согласовывали объем услуг, собирали сканы — это было сложно и тратило много времени сотрудников.
→ Проблемы с выплатами — компания пользовалась другим сервисом для выплат исполнителям, там нужно было делать один реестр на всех исполнителей. Выплаты проводили ежемесячно, и перед этим согласовывали с исполнителями фактически оказанный объем услуг. Возникали ситуации, когда часть исполнителей еще не согласилась с объемом услуг, приходилось их ждать и перезагружать реестр вручную каждый раз.
Еще до перехода на Консоль.Про у самих исполнителей Rebotica возникали вопросы.
Почему нужно предоставлять мои паспортные данные школе — точно ли это безопасно и не воспользуется ли ими кто-то?
Как будут храниться и защищаться мои данные — вдруг их передадут и я не буду в безопасности?
Что такое электронная подпись и не обязывает ли она меня к чему-нибудь?
Будут ли чеки уходить в налоговую и не возникнет ли у нее потом претензий?
Нужна была платформа, на которой получится решить все проблемы Rebotica и можно будет показать исполнителям, что никаких рисков и сложностей у них не возникнет. С этим смогла помочь Консоль.Про.
Решение: объединить все процессы на платформе Консоль.Про
Сейчас Rebotica с помощью Консоль.Про закрывает сразу все свои потребности — от подписания договора с исполнителем до выплат. Процесс выглядит так.
Приглашение исполнителя
Исполнителю отправляют ссылку с приглашением на платформу, он регистрируется и после регистрации может использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подписания всех документов с компанией — договора и актов.
В личном кабинете исполнитель указывает номер телефона — на него каждый раз приходит уникальный код, он же ключ электронной подписи. Так можно быстро подписать документы с исполнителем в любой точке страны.
В личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП. Так мы точно знаем, что код получает человек, который зарегистрировался на платформе, поэтому пользоваться ПЭП — безопасно.
Подписание договора
Договор с исполнителем оформляется с помощью Сценариев.
Сценарии — инструмент, который помогает проводить онбординг исполнителей автоматически, например, в зависимости от статуса: ИП, самозанятый, физлицо без статуса. Исполнитель при регистрации заполняет нужные поля, и по сценарию автоматически формируется договор.
У Rebotica несколько сценариев — в зависимости от вида услуг исполнителей: сценарии для наставников вводных уроков и наставников основных уроков.
Подписание актов
Когда исполнитель завершает оказание услуг, Rebotica оформляет акты — тоже реестром и сразу по нескольким исполнителям. Для этого нужно заполнить файл в Excel и загрузить его в Консоль.Про, и на основе этих данных платформа создает акты по всем исполнителям из реестра.
Чтобы было удобнее оформлять акты по всем исполнителям, у Консоль.Про есть фильтры — можно добавить фильтр по категориям исполнителей, по виду услуг или выбрать другой удобный фильтр и сохранить его на будущее.
Проверка исполнителей
Перед выплатой Консоль.Про проверяет исполнителя — есть ли у него действующий статус, не превысил ли он лимит. Это помогает компании избежать рисков и экономит время менеджерам.
Автоматические выплаты
Выплаты тоже проводятся автоматически после того, как исполнитель подпишет акт. Это делается с помощью номинального счета — проводить вручную каждый платеж с такого счета не придется, нужно только вовремя пополнять его баланс и нажимать кнопку «Оплатить».
Деньги лежат на номинальном счете, владелец которого — Консоль.Про, поэтому всеми операциями и отчетами занимается платформа.
Формирование чека
После выплаты Консоль.Про самостоятельно регистрирует платеж в приложении для самозанятых «Мой налог» и формирует чек — исполнителям не нужно этим заниматься.
Консоль.Про — официальный партнер ФНС и приложения «Мой налог». Это значит, что платформа аккредитована ФНС, то есть имеет право удерживать и платить налог за самозанятого.
Интеграция с «1С»
Чеки и акты с помощью реестров выгружаются в «1С» — так удобнее и быстрее вести бухгалтерский учет.
Информатор рисков
Rebotica пользуется Информатором рисков — это инструмент, который помогает избежать проблем в сотрудничестве с самозанятыми. Консоль.Про помогает проанализировать отношения с исполнителями и выстроить их легально.
Изучаем документы → анализируем отношения с самозанятыми → готовим юридическое заключение → рассказываем про риски и даем рекомендации по их устранению.
Что для этого сделали
Перевести Rebotica на Консоль.Про получилось за месяц. Сначала мы согласовали все шаблоны документов — реестры актов и реестры для «1С». Например, нужно было, чтобы единица услуги отображалась в актах так, чтобы это соответствовало внутренним требованиям Rebotica и не нужно было ничего менять вручную.
Когда шаблоны были готовы, мы провели тестовый запуск — сначала подключили часть исполнителей, чтобы было легче наладить процессы и собрать обратную связь. После тестов написали совместные гайды, чтобы подготовить других исполнителей, и подключили остальных исполнителей. Если возникали вопросы или происходили какие-то сбои, то поддержка оперативно отвечала в чате и решала все проблемы.
«Команда Консоль.Про сработала отлично, оперативно помогли нам подготовить все шаблоны и провести тестовый запуск. За 1,5 недели мы смогли согласовать все процессы и оставшееся время переводили на Консоль.Про наших исполнителей.
Сейчас все процессы взаимодействия с исполнителями работают автоматически — подписываются акты, загружаются чеки, проходит оплата».
Результаты
Массовые выплаты | В 10 раз | В 4 раза |
|---|---|---|
Выплаты происходят автоматически. | Упала нагрузка на бухгалтерию. | Сократилась операционная нагрузка. |
Популярное по теме за месяц
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
