«ПрофСервис Центр» — аутсорсинговая компания, которая оказывает складские услуги под ключ: находит подходящих подрядчиков, собирает бригаду под проект и проверяет, как та оказывает услуги на складе.
С «ПрофСервис Центром» сотрудничают Ozon, «Эксмо», «Читай-город», «Лента» и другие крупные производители и торговые сети. Сейчас компания взаимодействует более чем с 3000 самозанятых.
Проблема: более 2800 подрядчиков с разными задачами и репутационные риски перед партнерами
Как аутсорсинговой компании «ПрофСервис Центру» важно, чтобы самозанятые и качественно оказывали услуги на складе, вовремя прислали чеки и платили налоги. Поэтому нужно, чтобы все документы были составлены верно, а процессы — от поиска подрядчиков до уплаты налогов — были налажены.
У «ПрофСервис Центра» более 2800 самозанятых оказывают разные услуги на складах и еще более 100 человек партнеров и штатных сотрудников обеспечивают ход проектов: поиск и отбор самозанятых, контроль качества услуг у заказчиков, расчеты по договорам, юридические услуги и т. п.
Сотрудничать с таким большим количеством подрядчиков было сложно: документов нужно много, а по некоторым самозанятым еще и требовались дополнительные бумаги — например, права тракториста с особыми отметками.
Процесс сбора документов и заключения договора с одним самозанятым занимал больше 30 минут: необходимо было сделать для него договор и задание, а после — акт и платежное поручение на оплату, а затем проследить, чтобы самозанятый выбил чек и не забыл заплатить налог.
«ПрофСервис Центр» нес репутационные риски: нужно было следить за всем и тратить ресурс на перепроверки.
Консоль — лидер рынка* цифровых платформ для работы с самозанятыми
*по выручке за 2024 год по данным финансовой отчетности bo.nalog.ru
Подключить компаниюРешение: автоматизировать все процессы от регистрации до выплат и уплаты налогов
Чтобы облегчить «ПрофСервис Центру» сотрудничество с самозанятыми, Консоль помогла автоматизировать процессы на всех стадиях — от заключения договора до формирования чека и уплаты налога.
Подрядчики регистрируются и загружают документы самостоятельно
Теперь самозанятые регистрируются на платформе и туда добавляют нужные документы. Повторяющиеся роли удобно добавлять по сценариям. Например, компания постоянно находит новых подрядчиков на оказание услуг по упаковке товара — для этого случая есть свой набор документов, и он не меняется от договора к договору.
Сценарии — это путь подрядчика: компания один раз прописывает, какие документы нужно приложить для той или иной роли и какой подписать договор. Потом, при подключении новых самозанятых, использует онбординг по одному и тому же сценарию.
Пользователи Консоли могут использовать простую электронную подпись (ПЭП), чтобы подписывать документы — договоры, акты, задания. В личном кабинете самозанятый указывает номер телефона — на него каждый раз приходит новый уникальный код, которым можно подписать документы.
Договор оформляем по шаблону и подписываем через платформу
Подписание договора с подрядчиком автоматизировано. Для каждого сценария у «ПрофСервис Центра» есть шаблон — там перечислены основные условия сотрудничества с компанией и использования платформы.
Компании нужно только выбрать нужный шаблон для самозанятого, а всю информацию Консоль добавит из его личного кабинета. При регистрации он должен был указать ФИО, данные паспорта и банковские реквизиты — платформа самостоятельно подтянет эти данные в договор.
Дальше самозанятому нужно подписать договор с помощью электронной подписи, и все готово — подрядчик заключил договор и готов выезжать на склад. Это занимает всего лишь 7 минут.
Самозанятые оказывают услуги по заданиям и проектам
У «ПрофСервис Центра» подрядчики делают разные задачи за разное время. Чтобы было удобнее принимать оказанные услуги за определенный период, компания использует в Консоли функционал заданий для разных проектов.
Проект — это большая задача, которую можно разбить на много небольших заданий. Например, проектом может быть выгрузка и комплектация заказов на складе в Московской области, и задания по этому проекту — разгрузка машин с заказами; сортировка товаров; сборка заказов по списку и подготовка к отправке в определенный период, в определенном месте и за определенную стоимость.
Задание необходимо, чтобы конкретизировать услуги — поэтому в нем указываем не только название задачи и ее стоимость, но еще и место, где подрядчик оказывает услугу, количество этих услуг и сроки. Это удобно, потому что самозанятые сразу видят, что нужно сделать по проекту и какая по каждой конкретной услуге будет сумма выплаты.
Еще такой функционал снижает риски переквалификации. Задания показывают налоговой, что компания платит самозанятому за конкретный результат — например, за сборку 100 заказов на складе — а не за часы его работы.
Подробная детализация процесса взаимодействия с самозанятыми, безусловно, важна. Налоговые льготы и спецрежимы должны применяться в строгом соответствии с законом. Ошибки в этом процессе вызывают интерес налоговых инспекторов и приводят к доначислению налогов, штрафов и пеней.
ФНС стремятся получить начисления по полному тарифу, а не по пониженному для выплат по договорам ГПХ. Поэтому структурированная работа через «проекты» и «задания» с четкими параметрами: место, количество, качество и срок исполнения — главные доказательства при заключении сделок.
Кроме того, детализация процессов помогает подтвердить разовый, конечный характер работ, позволяет работать с разными самозанятыми параллельно, подтверждает нерегулярность выплат, то есть исключает признаки трудовых отношений. Более того, эти параметры позволяют собрать доказательную базу для суда в случае споров.
Консоль самостоятельно регистрирует оплату услуг в приложении «Мой налог» и делает чек — самозанятым не нужно этим заниматься.
Налог самозанятые уплачивают с помощью Налоговой копилки
Чтобы подрядчики не думали не только о чеках, но и об уплате налога, Консоль подключила для них Налоговую копилку — модуль, который позволяет откладывать и перечислять налоги в ФНС автоматически. Из каждой выплаты, которую самозанятый получает через платформу, в копилку откладывается налог. В конце следующего месяца платформа перечислит деньги в ФНС — ничего не нужно делать вручную.
Что для этого сделали
Команда Консоли вместе со специалистами «ПрофСервис Центра» разработали нужные сценарии, шаблоны основных договоров и актов и подключили Налоговую копилку.
Поддержка Консоли все время была на связи со специалистами «ПрофСервис Центра». Консоль продлила часы ее работы, потому что часто вопросы появлялись уже после рабочего дня, а сделать все нужные документы и получить выплаты хотелось сразу.
«С Консолью мы смогли автоматизировать все этапы взаимодействия с нашими подрядчиками. Сейчас оформление занимает у нас 7 минут ровно, а раньше на одного самозанятого мы тратили 30–40 минут.
На этапе расчетов тоже ускорились все процессы: ничего не нужно вбивать вручную и проверять по несколько раз.
Вместе с командой Консоли мы сделали индивидуальные сценарии для наших задач. Если нужно запросить у самозанятого дополнительные документы, то теперь это легко сделать через платформу.
Нашим подрядчикам тоже комфортно работать с платформой: один раз зарегистрировался — и больше ничего делать не нужно. И деньги приходят, чеки формируются, налоги платятся».
Результаты
7 минут | 100% автоматизация | Нет ошибок |
|---|---|---|
занимает подписание документов с одним самозанятым | от регистрации самозанятых до налогов | в документах и проблем с партнерами |
