«ПрофСервис Центр» — аутсорсинговая компания, которая оказывает складские услуги под ключ: находит подходящих исполнителей, собирает бригаду под проект и проверяет, как та оказывает услуги на складе.
С «ПрофСервис Центром» сотрудничают Ozon, «Эксмо», «Читай-город», «Лента» и другие крупные производители и торговые сети. Сейчас компания взаимодействует более чем с 2800 исполнителями, и большинство из них самозанятые.
Проблема: более 2800 исполнителей с разными задачами и репутационные риски перед партнерами
Как аутсорсинговой компании «ПрофСервис Центру» важно, чтобы исполнители и качественно оказывали услуги на складе, вовремя прислали чеки и платили налоги. Поэтому нужно, чтобы все документы были составлены верно, а процессы — от поиска исполнителей до уплаты налогов — были налажены.
У «ПрофСервис Центра» более 2800 исполнителей оказывают разные услуги на складах и еще более 100 человек партнёров и штатных сотрудников обеспечивают ход проектов: поиск и отбор исполнителей, контроль качества услуг у заказчиков, расчёты по договорам, юридические услуги и т. п.
Сотрудничать с таким большим количеством исполнителей было сложно: документов нужно много, а по некоторым исполнителям еще и требовались дополнительные бумаги — например, права тракториста с особыми отметками.
Процесс сбора документов и заключения договора с одним исполнителем занимал больше получаса: необходимо было сделать для него договор и задание, а после — акт и платежное поручение на оплату, а затем проследить, чтобы исполнитель выбил чек и не забыл заплатить налог.
«ПрофСервис Центр» нес репутационные риски: нужно было следить за всем и тратить ресурс на перепроверки.
Решение: автоматизировать все процессы от регистрации исполнителей до выплат вознаграждения и уплаты налогов
Чтобы облегчить «ПрофСервис Центру» сотрудничество с исполнителями, Консоль. Про помогла автоматизировать процессы на всех стадиях — от заключения договора до формирования чека и уплаты исполнителем налога.
Исполнители регистрируются и загружают документы самостоятельно
Теперь исполнители регистрируются на платформе и туда добавляют нужные документы. Повторяющиеся роли удобно добавлять по сценариям. Например, компания постоянно находит новых исполнителей на оказание услуг по упаковке товара — для этого случая есть свой набор документов, и он не меняется от договора к договору.
Сценарии — это путь исполнителя: компания один раз прописывает, какие документы нужно приложить для той или иной роли и какой подписать договор. Потом, при подключении новых исполнителей, использует онбординг по одному и тому же сценарию.
После регистрации пользователи Консоль. Про могут использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подписания всех документов с компанией — договора, актов, заданий. В личном кабинете исполнитель указывает номер телефона — на него каждый раз приходит новый уникальный код, которым можно подписать документы.
Договор оформляется по шаблону и подписывается через платформу
Подписание договора с исполнителем автоматизировано. Для каждого сценария у «ПрофСервис Центра» есть шаблон — там перечислены основные условия сотрудничества с компанией и использования платформы.
Компании нужно только выбрать нужный шаблон для исполнителя, а всю информацию Консоль.Про добавит из его личного кабинета. При регистрации он должен был указать ФИО, данные паспорта и банковские реквизиты — платформа самостоятельно подтянет эти данные в договор.
Дальше исполнителю нужно подписать договор с помощью электронной подписи, и всё готово — исполнитель заключил договор и готов выезжать на склад. Это занимает всего лишь 7 минут.
Исполнители оказывают услуги по заданиям и проектам
У «ПрофСервис Центра» исполнители делают разные задачи за разное время. Чтобы было удобнее принимать оказанные услуги у исполнителя за определенный период, компания использует в Консоль.Про функционал заданий для разных проектов.
Проект — это большая задача, которую можно разбить на много небольших заданий. Например, проектом может быть выгрузка и комплектация заказов на складе в Московской области, и задания по этому проекту — разгрузка машин с заказами; сортировка товаров; сборка заказов по списку и подготовка к отправке в определенный период, в определенном месте и за определенную стоимость.
Задание необходимо, чтобы конкретизировать услуги — поэтому в нем указывается не только название задачи и ее стоимость, но еще и место, где услуга оказывается, количество этих услуг и их длительность. Это удобно, потому что исполнители сразу видят, что нужно сделать по проекту и какая по каждой конкретной услуге будет сумма выплаты.
Еще такой функционал снижает риски переквалификации. Задания показывают налоговой, что компания платит исполнителю за конкретный результат — например, за сборку 100 заказов на складе — а не за часы его работы.
Выплаты всем исполнителям проводятся через реестры
Выплаты исполнителям теперь тоже проводятся через Консоль.Про — всё автоматизировано с помощью реестров. Реестры в Консоль.Про удобно делать, когда исполнителей много и нужно провести выплату сразу всем.
Чтобы сделать такой реестр, нужно собрать акты по исполнителям за нужный период в пачку актов. Дальше есть два варианта. Можно подключить автооплату пачки актов — тогда Консоль. Про проведет оплату на банковские счета исполнителей сразу после того, как исполнитель подписал акт. А можно самостоятельно подтверждать оплату пачки актов, тогда Консоль.Про переведет деньги только после нажатия кнопки «оплата».
Консоль.Про самостоятельно регистрирует оплату в приложении для самозанятых «Мой налог» и делает чек — исполнителям не нужно этим заниматься.
Налог уплачивается с помощью Налоговой копилки
Чтобы исполнители не думали не только о чеках, но и об оплате налога, Консоль.Про подключила для них Налоговую копилку — модуль, который позволяет откладывать и перечислять налоги в ФНС автоматически. Из каждой выплаты, которую исполнитель получает через платформу, в копилку откладывается налог. В конце следующего месяца платформа перечислит деньги в ФНС — ничего не нужно делать вручную.
Что для этого сделали
«ПрофСервис Центр» пригласил на платформу сразу всех своих исполнителей — сделали это в течение недели. Команда Консоль.Про вместе со специалистами «ПрофСервис Центра» разработали нужные сценарии, шаблоны основных договоров и актов и подключили Налоговую копилку.
Поддержка Консоль.Про всё время была на связи со специалистами «ПрофСервис Центра» и исполнителями. Мы продлили ее часы работы, потому что часто у исполнителей вопросы появлялись уже после рабочего дня, а сделать все нужные документы и получить выплаты хотелось сразу.
«С Консоль.Про мы смогли автоматизировать все этапы взаимодействия с нашими исполнителями. Сейчас оформление занимает у нас 7 минут ровно, а раньше на одного исполнителя мы тратили 30–40 минут. На этапе расчетов тоже ускорились все процессы: ничего не нужно вбивать вручную и проверять по несколько раз, и теперь с помощью реестра можно быстро проводить оплаты сразу всем исполнителям. Вместе с командой Консоль.Про мы сделали индивидуальные сценарии для наших задач, и если нужно запросить у исполнителя дополнительные документы, через платформу это легко можно сделать.
Нашим исполнителям тоже комфортно работать с платформой: один раз зарегистрировался — и больше ничего делать не нужно. И деньги приходят на счет, и чеки сами формируются, и налоги платятся».
Результаты
7 минут | 100% автоматизация | Нет ошибок |
|---|---|---|
занимает подписание документов с одним исполнителем | от регистрации исполнителей до налогов | в документах и проблем с партнерами |
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Считается ли самозанятость трудоустройством
