Компания «Комплект» — частное агентство занятости с аккредитацией Роструда. Компания формирует пулы исполнителей для крупных клиентов. В основном исполнители оказывают услуги на складах «Яндекса», Ozon, «Спортмастера», METRO — всего около 30 крупных клиентов.
Головной офис «Комплекта» находится в Москве, а исполнители оказывают услуги во многих других городах России: Санкт-Петербурге, Твери, Ярославле, Туле, Калуге, Казани, Самаре, Саратове, Екатеринбурге.
У компании два типа самозанятых:
одни исполнители оказывают услуги клиентам «Комплекта» —например, на складах: принимают и отгружают товары, сортируют и стикеруют их, упаковывают заказы;
другие исполнители оказывают услуги самому «Комплекту»: юридические услуги, услуги уборки офиса.
Проблема: из-за бумажного документооборота с исполнителями было сложно вести бухучет
Головной офис «Комплекта» находится в Москве. Там же размещен отдел бухгалтерии, который оформляет документы и проводит выплаты самозанятым — раньше это делали в ручном режиме и вели бумажный документооборот.
Бухгалтеры делали для банка платежные поручения и требовали подписанные акты. Если исполнитель, например, в Екатеринбурге, получалось неудобно: нужно было распечатать акт, подписать его, отправить в Москву. За месяц таких актов могло быть несколько.
Акты часто не успевали дойти до Москвы вовремя, и это вызывало проблемы в бухгалтерском учете в конце периода.
Решение: перейти на электронный документооборот с Консоль.Про
Весь документооборот с исполнителями «Комлект» перевел в электронную форму. Исполнители проходят онбординг через Консоль.Про, подписывают договоры, выполняют задания. Затем подписывают акты и через Консоль.Про получают выплаты.
Исполнителям не нужно отправлять бумажные документы, а «Комплект» может проводить выплаты часто — шесть раз в месяц.
Что для этого сделали
Подключили исполнителей к Консоль.Про
Сначала подключили на платформу двух исполнителей — в тестовом режиме. Они прошли регистрацию, выполнили задания, подписали акты, и «Комплект» провел выплаты.
Затем подключили всех остальных самозанятых, которые оказывают услуги клиентам «Комплекта». За две недели перенесли все процессы на Консоль.Про и провели выплаты — всё прошло гладко и без проблем.
Оставались еще около 20 исполнителей, которые оказывали «Комплекту» юридические услуги или услуги уборки помещений. С ними сотрудничали в ручном режиме, но затем они тоже перешли на Консоль.Про.
Настроили выплаты
Теперь бухгалтерам не нужно вручную формировать платежные поручения по каждому исполнителю. Это происходит автоматически через платформу.Выплаты устроены так:
Исполнители получают задания через терминал сбора данных — ТСД. Это такой небольшой прибор, похожий на онлайн-кассу с экраном. ТСД обычно подключают к учетной системе компании.
Когда самозанятый выполняет задание, он отмечает его выполненным в ТСД.
Выплаты проходят шесть раз в месяц — по итогам выполненных заданий. Пачки актов для выплат формируются автоматически в Консоль.Про.
Создали разные сценарии онбординга
Все новые исполнители регистрируются через Консоль.Про — с помощью сотрудников «Комплекта» или самостоятельно. Регистрация проходит быстро. Бывает, кандидат пришел в офис, с ним обсудили условия сотрудничества, и из офиса он уже вышел зарегистрированным на платформе.
Провели анализ рисков
Анализ рисков нужен, чтобы понять, насколько верно построены правоотношения с самозанятыми. Если отношения похожи на трудовые, налоговая может их переквалифицировать, оштрафовать компанию и доначислить налоги и страховые взносы. Чтобы этого не произошло, юристы Консоль.Про провели анализ рисков для «Комплекта».
«Комплекту» отправили документ с вопросами о сотрудничестве: например, как часто проходят выплаты, какую терминологию используют в документах с самозанятыми. Еще юристы запросили ссылку на объявления о поиске исполнителей — в них проверили терминологию. После этого прошла встреча с клиентом, на которой разобрали все риски и дали рекомендации по их устранению.
Некоторые пункты клиент уже внедрил раньше по советам наших юристов, а некоторые были новыми и непонятными. Юристы объяснили, почему компания несет риски и как изменить сотрудничество, чтобы всё работало правильно.
По итогам встречи компания изменила условия сотрудничества с самозанятыми:
стали платить чаще: раньше выплачивали вознаграждение дважды в месяц, а стали платить шесть раз в месяц;
убрали из документов трудовую терминологию: «сотрудник», «работа», «оклад»;
убрали из договора упоминание о компенсации питания и проживания.
«Мы перешли на Консоль мягко и комфортно: встретились с руководителем, протестировали платформу на двух исполнителях, а потом расширили на всех остальных. Постоянно были на связи с сотрудниками Консоль.Про.
К нам регулярно обращаются конкуренты Консоль.Про, которые предлагают похожий сервис. Мы проводили с ними встречи, тестировали их интерфейс, но ничего лучше и удобнее Консоль.Про не нашли».
Результаты
Нет проблем | За 2 недели | Снизили риски |
|---|---|---|
С бухгалтерским учетом и закрытием периодов. | Перешли на Консоль.Про и провели выплаты исполнителям. | Переквалификации отношений в трудовые. |
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Фокс Пицца: снизили риски и оптимизировали сотрудничество с самозанятыми
Как оформлять по 1000 самозанятых в день за 2 часа
Как автоматизировать документооборот с 110 самозанятыми в EdTech
