В статье расскажем, как для крупного клиента сделали бесшовную интеграцию их внутренней системы с платформой Консоль.Про. Узнаете, какие процессы это упростило и ускорило и насколько. 

Исходные данные

Крупная российская сеть пиццерий имеет более 1000 собственных и франчайзинговых ресторанов в 19 странах. У сети есть собственная информационная система, которая помогает вести бизнес и автоматизирует процессы, от получения заказа на кухне до выдачи клиенту. С системой работают все франчайзи компании. У каждого подразделения есть кабинет, где хранятся данные об исполнителях и проставляются выплаты. 

Оглавление

Как сеть пиццерий выбирала платформу для автоматизации

Многим франчайзи компании принадлежат сразу несколько пиццерий, в которых работают более сотни курьеров. Без автоматизации бухгалтерам тяжело было справляться с такой нагрузкой, они не успевали проверять всех исполнителей и собирать с них чеки, в результате рос риск ошибок. Поэтому франчайзи стали искать платформу, которая помогла бы оптимизировать работу с исполнителями. 

При выборе подходящего решения у представителей компании было сразу несколько критериев:

  • Снижение рисков сотрудничества с самозанятыми — статусы клиентов должны проверяться автоматически;

  • Удобство интерфейса не только для бухгалтера, но и для курьеров — так исполнители быстрее привыкли бы к новой платформе;

  • Гибкое получение выплат для курьеров — ежедневно или еженедельно;

  • Возможность интеграции с информационной системой.

Всем этим требованиям отвечала Консоль.Про, а специалисты платформы вызвались настроить бесшовную интеграцию между двумя системами.

Как начали интеграцию с информационной системой клиента

Работа по интеграции информационной системы клиента и Консоль.Про началась в 2023 году. Мы быстро настроили выплаты исполнителям и проверку их статусов. Но значительную часть работы бухгалтеру все равно приходилось выполнять вручную. 

С какой проблемой столкнулись

Например, отчет об оказанных услугах, который в обязательном порядке формируется в общей для всех франчайзи информационной системе, специалисту приходилось самостоятельно переносить в Консоль.Про. Для этого нужно было выгрузить акты по всем исполнителям на компьютер, проверить все документы, а затем загрузить файлы в Консоль.Про. Процедура была сложной, долгой и значительно увеличивала риск ошибок, а расходы на бухгалтерию оставались слишком высокими.

Особенно много времени перенос данных отнимал у франчайзи, которым принадлежало сразу несколько юрлиц. Например, у представителя сети пиццерий в Самаре 21 юрлицо и более 100 самозанятых. Бухгалтеру приходилось не только выгружать и проверять акты по каждому исполнителю, но и распределять эти 100 файлов по 21 кабинету в Консоль.Про.

Какое решение реализовали

Специалисты Консоль.Про нашли способ оптимизировать перенос данных между двумя системами. Они сопоставили данные из системы сети с информацией, которая нужна для выплат исполнителям через Консоль.Про. А затем добавили в информационную систему клиента возможность скачать все акты одним файлом — сразу в том формате, который нужен в Консоль.Про. 

Бухгалтеру нужно было только проверить, правильно ли указаны ИНН и суммы выплат в загруженном реестре. Затем документ при необходимости делился на несколько — свой файл для каждого кабинета — и загружался в Консоль.Про.

Бухгалтер может выбрать, данные за какой период попадут в реестр выплат

Как продолжаем совершенствовать интеграцию двух систем

Мы много общаемся с клиентами: стараемся узнать, что отнимает у бухгалтеров силы и время, и как платформа может упростить их работу. Сотрудники сети пиццерий рассказали, что очень устали от бесконечных Excel-файлов. Поэтому в марте мы представили новую доработку, которая сделала перенос данных из информационной системы клиента в Консоль.Про быстрее и удобнее.

Настроили бесшовный перенос актов 

Бухгалтеру больше не нужно скачивать на компьютер Excel-файлы из информационной системы сети. Если все акты корректны, то загрузить их в Консоль.Про можно одной кнопкой, прямо в интерфейсе платформы. 

Система попросит выбрать нужный период и пиццерии

Если же Консоль.Про обнаружит ошибки, вроде отсутствия ИНН или некорректного формата номера телефона, то система не сможет сформировать часть актов. Их можно будет исправить и загрузить на платформу отдельно.

Консоль.Про сформирует только корректные акты

Ускорили выгрузку актов 

Теперь бухгалтеру не нужно выгружать сразу весь реестр выплат: специалист может выбрать только те подразделения, данные по которым хочет получить. Причем система запомнит этот выбор, так что искать и отмечать нужные юрлица бухгалтеру больше не придется. Если раньше для компании с 21 юрлицом выгрузка реестра выплат занимала до пяти минут, то теперь сотрудник может меньше чем за минуту перенести нужную информацию в Консоль.Про.

Платформа запоминает выбранные подразделения

Добавили возможность кастомизировать выплаты

Дополнительные вознаграждения для исполнителей можно рассчитывать в информационной системе сети, но некоторые франчайзи предпочитают самостоятельно назначать сумму поощрений. Поэтому теперь бухгалтеры могут прямо на платформе выбрать, хотят они пользоваться общей системой расчета для дополнительных выплат или нет.

Результаты

1 кнопка

В 5 раз

Возможность выбора

нужна, чтобы перенести данные из системы клиента в Консоль.Про

ускорили выгрузку актов

появилась при расчете дополнительного вознаграждения для исполнителей

Популярное по теме за месяц

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях
Другие статьи по теме