Рассказываем, как мы упростили и ускорили процесс переноса данных о подрядчиках в Консоль.Про, чтобы он стал комфортнее для бухгалтеров и исполнителей.
Когда число внештатных исполнителей компании увеличивается, работать с ними через обычную бухгалтерскую систему становится неудобно. Но многие компании опасаются, что переход с одной системы учета на другую займет много времени, ляжет дополнительной нагрузкой на бухгалтерию и даже заставит самозанятых прекратить сотрудничество с ними.
Оглавление
Почему компании не решаются автоматизировать работу с исполнителями
По мере роста числа исполнителей работать с ними через обычные системы ведения бухгалтерии, вроде программ 1С, становится неудобно: бухгалтеру приходится вручную рассылать акты и задания и собирать чеки. Несмотря на это, многие компании долго не решаются автоматизировать работу с исполнителями, предполагая, что перенос сведений о них в Консоль.Про сопряжен с излишними сложностями и рисками.
Длительный перенос исполнителей. Чем больше у компании подрядчиков, тем дольше длится переход с одной системы на другую — по каждому нужно заново заполнить анкету, а потом дождаться, когда все исполнители заполнят оставшуюся часть и пришлют фото своих документов.
Дополнительная нагрузка на бухгалтерию. При переносе сведений о самозанятых из одной системы в другую бухгалтеру нужно не только заново заполнить все данные, но и проконтролировать, чтобы каждый подрядчик загрузил нужную информацию о себе и прислал качественные фото документов. В результате ни времени, ни сил на другие обязанности просто не остается.
Риск потерять исполнителей. При онбординге в новой системе исполнителям часто требуется помощь поддержки, причем некоторые и вовсе бросают регистрацию на половине. Особые сложности возникают на этапе загрузки документов — их нужно найти, а потом еще и сфотографировать при хорошем освещении и без бликов.
Как мы облегчили процесс переноса исполнителей
Чтобы перенос исполнителей в Консоль.Про из других систем учета больше не вызывал ужаса, мы оптимизировали его — сделали удобнее и для бухгалтеров, и для подрядчиков. Теперь таблицу с данными сразу обо всех исполнителях можно скачать на компьютер и перенести в Консоль.Про.
В таблице, выгруженной бухгалтером, будут почти все нужные Консоль.Про данные исполнителей. Это значит, что им не придется подгружать их самостоятельно. В результате вместо обычных четырех-пятнадцати минут подрядчики могут пройти процедуру онбординга всего за минуту.
Чтобы использовать данные исполнителя, нужно получить его письменное согласие. Скачать шаблон можно по ссылке.
Как перевести исполнителей в Консоль.Про
Скачайте данные об исполнителях. Для этого сформируйте файл с информацией по всем подрядчикам в своей системе учета и загрузите его на компьютер.
Выберите сценарий приглашения исполнителей. Сценарий определяет, какой статус должен быть у ваших исполнителей — самозанятые, юрлица или ИП, какие документы будет собирать компания, на какие дополнительные вопросы потребуется ответить подрядчику. Чтобы выбрать сценарий, откройте в Консоль.Про раздел «Приглашение исполнителей» и выберите подходящую опцию.
Скачайте шаблон Консоль.Про. Нужная кнопка находится прямо под полем для выбора сценария.
Адаптируйте свой файл под шаблон. Вы можете поменять название колонок и формат данных в своем файле или перенести данные в шаблон Консоль.Про.
Загрузите документ в Консоль.Про. Когда файл с данными исполнителей приведен в соответствие с шаблоном, его можно добавить в систему. Если все сделано верно, подрядчикам придет смс о том, что компания приглашает их использовать Консоль.Про. Если в файле есть ошибки, система сообщит об этом и подскажет, какое именно несоответствие нужно исправить.
Дождитесь, когда все исполнители зарегистрируются. Чтобы подрядчики быстрее переходили по ссылке и регистрировались в Консоль.Про, их можно дополнительно обзванивать.
Как зарегистрироваться исполнителю
Перейдите по ссылке-приглашению. Когда бухгалтер загружает данные исполнителя в Консоль.Про, подрядчику приходит смс-приглашение. В некоторых случаях компания сама просит самозанятого зарегистрироваться в Консоль.Про — например, в общем или персональном чате в мессенджере.
Введите свой номер телефона. Так Консоль.Про сможет определить, какая компания хочет с вами сотрудничать.
Подтвердите или отклоните возможность использовать ваши данные. Консоль.Про может автоматически подгрузить информацию о вас из данных, которые предоставит платформе компания-заказчик, — тогда заполнять анкету не придется. Но если вы не хотите, чтобы мы использовали их, внести сведения о себе можно вручную.
Каких результатов добились
Пара кликов | Одна минута | Регистрация стала доступнее |
|---|---|---|
нужна бухгалтеру, чтобы перенести всех исполнителей в Консоль.Про | требуется исполнителю для регистрации | для всех категорий исполнителей |
Популярное по теме за месяц
Как проверить патент иностранца на действительность
Самозанятого вызвали в ФНС: как не подставить заказчика
Закупочный акт: как заполнить форму ОП-5
