Образовательный проект Level One наладил взаимодействие с самозанятыми и снизил риски сотрудничества с ними. Раньше лекторы переживали за свою интеллектуальную собственность, требовали вносить правки и изменять формулировки в проектах документов. Компания шла навстречу и множила формы договоров. Документооборотом занимались несколько сотрудников, но он всё равно занимал много времени. Решить эти проблемы удалось благодаря платформе Консоль.Про — подробности в статье.
Оглавление
О клиенте
Из офлайн проекта в Москве Level One вырос до крупного игрока онлайн-образования. Сейчас компания проводит курсы по 17 направлениям: наука, искусство, мода, здоровье, кино и другие. У Level One огромная библиотека видеоматериалов, 700+ часов интерактивных онлайн-уроков и ежедневные живые лекции. Кроме курсов для частных лиц Level One проводит корпоративное обучение в 200 компаниях. Десять тысяч людей каждый месяц проходят курсы и слушают лекции от Level One.
У Level One в среднем 100 исполнителей в месяц. Люди оказывают услуги удаленно, находятся в России и за границей. С лекторами Level One заключает договор об оказании услуг, а с другими исполнителями — договор подряда.
Исполнители имеют разный налоговый статус: самозанятые на НПД, индивидуальные предприниматели и физлица без статуса. Сотрудничество с каждой группой сопровождается определенными обязательствами и рисками. Для расчетов с физлицами без статуса в Level One используют электронную бухгалтерию. А чтобы наладить взаимодействие с ИП и плательщиками НПД, проект обратился в Консоль.Про.
Три проблемы Level One и три решения от Консоль.Про
Главные проблемы, которые стремилась решить компания, — сложный документооборот, много разных форм договоров и высокие риски при сотрудничестве с плательщиками НПД.
Трудоемкий документооборот
Раньше в Level One вручную вели документооборот. Каждый месяц приходилось составлять и согласовывать документы и обмениваться ими с исполнителями. Пока проект работал в офлайн, документы подписывали при встрече. Когда лекции стали проводить в онлайне, а исполнители разъехались по разным странам, документы отправляли для подписания курьерской службой или почтой. Сложно посчитать, сколько на это уходило времени.
Затем нужно было хранить все документы и в электронном виде — по папкам на компьютере, и на бумажном носителе. Чек от исполнителя, платежное поручение, договор и акт рекомендуется хранить в течение четырех лет для ИП и пяти лет для ООО.
Сложный процесс сбора чеков для налоговой
Сложнее всего для Level One было выстраивать отношения с плательщиками НПД. В этом случае исполнитель обязан выставить чек и прислать его компании, а компания предоставить его в налоговую. Но люди забывали или у них не хватало времени заняться документами. Чтобы получить чеки, сотрудникам Level One приходилось постоянно писать исполнителям в мессенджеры, просить выставить и прислать подтверждающий документ.
«У нас были ситуации, когда человек совсем переставал выходить на связь или присылал чеки год спустя и с неправильными датами. И было непонятно, сможем ли мы оперативно собрать все нужные и правильные документы, если нагрянет налоговая проверка».
Много разных форм договоров
Возникали трудности на этапе заключения договоров. Лекции для проекта читают деятели науки и искусства. Они привыкли определенным образом обращаться со своей интеллектуальной собственностью и переживали, что будут как-то ограничены. Например, не смогут читать лекции где-то еще помимо проекта.Чтобы обезопасить себя, перед подписанием лекторы просили исправить те или иные формулировки договоров. Level One всегда шел на встречу, но из-за этого формы договоров множились и несли потенциальные риски, а подписание затягивалось.
Решение. Перейти на Консоль.Про
Настроить электронный документооборот на платформе Консоль.Про
Платформа генерирует все нужные документы по каждому исполнителю. Для лекторов — договор об оказании услуг, для других исполнителей — договор подряда, если нужно — лицензионный договор и приложения к нему, а также акты. Все документы генерируются по безрисковым шаблонам.
Документы теперь не нужно отправлять почтой или курьером. Компания и исполнитель подписывают всё простой электронной подписью (ПЭП). Документы несут такую же юридическую силу, как и собственноручно подписанные, поэтому хранить бумажные копии не надо.
Совершать выплаты через Консоль.Про
В Консоль.Про чек формируется автоматически сразу после выплаты. Сотрудникам Level One больше не нужно ходить по мессенджерам и другим каналам коммуникации, чтобы напомнить о подтверждающем документе. И даже если по каким-то причинам исполнитель не выходит на связь, у проекта есть всё, чтобы обосновать правомерность сотрудничества перед налоговой.
Составить и загрузить на платформу безрисковые шаблоны
Юристы Level One составили шаблоны документов, а менеджер Консоль.Про загрузил их на платформу. Количество вопросов по содержанию документов от лекторов снизилось. Они воспринимают сгенерированный документ как норму ведения бизнеса и не переживают за свою интеллектуальную собственность. После интеграции не было ни одного случая, когда проекту пришлось отойти от стандартной формы и пересмотреть содержание договора.
«Взаимодействовать с экспертами стало проще. Теперь, пока формальности не соблюдены и человек не подписал акт, деньги не уходят. Все принимают эти правила игры, и мы не несем никаких рисков. Для нас это очень важно».
Что для этого сделали
Создали шаблоны документов и загрузили на платформу
Самой трудоемкой задачей для Level One было перетряхнуть все старые документы и создать единые безрисковые шаблоны договоров и актов. Перед тем, как перенести взаимодействие с плательщиками НПД в Консоль.Про, юристы Level One составили шаблоны, затем менеджер Консоль.Про загрузил их на платформу.
В процессе работы проекту потребовалось загрузить на платформу дополнительные документы. Это был лицензионные договор, по которому проект мог бы выплачивать экспертам роялти за использование видеозаписей лекций и других материалов. К этому договору нужно ежемесячно подписывать приложение, поэтому его шаблон тоже загрузили в Консоль.Про.
Теперь, если с кем-то из лекторов договорились на использование интеллектуальной собственности, ему формируют лицензионный договор на платформе, а затем каждый месяц приложения. Чтобы сформировать приложения, сотрудник заполняет таблицу с данными исполнителей и загружает на платформу. Документы формируются сразу на всех нужных исполнителей и готовы для подписания с обеих сторон.
Настроили онбординг и пригласили исполнителей
Онбординг — это процесс регистрации исполнителя в Консоль.Про. На этом этапе платформа запрашивает у исполнителя все нужные документы и данные. Затем информация подтягивается в документы.
Платформа просит исполнителя ввести данные паспорта, СНИЛС, ИНН и прикрепить селфи с открытым паспортом. Затем исполнитель дает согласие на выдачу ПЭП. После этого документы можно подписывать кодом, который приходит на номер телефона исполнителя.
Читайте также
Как работает простая электронная подпись и какие документы ей можно подписывать
Чтобы всем формировались правильные документ, настроили два сценария онбординга.
Сценарий «Лекторы»: формируется договор об оказании услуг и акт выполненных услуг.
Сценарий «Другие исполнители»: формируется договор подряда и акт о выполненных работах.
Затем Level One пригласил всех плательщиков НПД зарегистрироваться на платформе Консоль.Про. Происходило это в два этапа. В первый месяц на платформу перешли эксперты. Большая часть без проблем зарегистрировалась на платформе. Были и те, кто по разным причинам не готовы переносить взаимодействие на платформу, с ними продолжили вручную вести документооборот. Во втором месяце на платформе зарегистрировались другие исполнители, которые оказывают регулярные услуги проекту. С индивидуальными предпринимателями продолжили взаимодействовать вручную.
Всех новых исполнителей теперь предупреждают, что проект выстраивает взаимодействие на платформе автоматизации. Консоль.Про имеет преимущества и для самозанятых: не нужно формировать чеки; не нужно думать, какую сумму переводить в налоговую. Благодаря этому большинство исполнителей соглашаются на такие условия.
Настроили выплаты
Выплаты через Консоль.Про осуществляются только после того, как обе стороны подписали акт. Акты формирует сотрудник Level One — вводит данные на основании отчета о проделанных работах или оказанных услугах, и затем подписывает его со стороны компании. Исполнитель получает уведомления, что нужно подписать акт. Как только он это сделает, ему на карту поступит вознаграждение.
Чтобы деньги отправлялись автоматически, создали номинальный счет. Для этого Level One, Консоль.Про и банк заключили трехстороннее соглашение. По нему Консоль.Про как владелец счета может осуществлять операции с номинального счета по распоряжению бенефициара, то есть Level One. Когда исполнитель подписывает акт, платформа передает распоряжение на оплату от Level One в банк. Затем банк перечисляет деньги с номинального счета на карту исполнителя.
«Мы рассчитывали, что получится снизить количество времени, которое сотрудники проекта затрачивают на оформление документов. Но этого не случилось. После интеграции мы тратим примерно столько же времени, но на более важные процессы. Например, на составление списка услуг, чтобы акты и чеки формировались правильно и не несли рисков. И это здорово.
Большим и неожиданным плюсом для нас стала экономия на банковских комиссиях. За переводы физлицам банки берут процент, и для нас этот процент был ощутимым. Теперь о комиссиях думать не надо, потому что деньги мы переводим не напрямую исполнителю, а на номинальный счет.
Большое спасибо за инструкции, как снизить риски переквалификации отношений. Мы всё изучили и постарались применить в своей практике. Отношения теперь с исполнителями выстроены правильно, и риски свелись к минимуму».
Результаты
ЭДО | Договоры | Риски |
|---|---|---|
Все документы формируются платформой и подписываются онлайн | Больше нет пересмотров договоров, и формы не множатся | Минимизировали при сотрудничестве с плательщиками НПД |
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Могут ли самозанятые нанимать работников
