Как заполнять товарно-транспортную накладную: подробная инструкция

Товарно-транспортная накладная или ТТН — важный документ для учета расходов при перевозке грузов как для грузоотправителей, так и для грузополучателей. Он помогает принять товар к учету или списать в зависимости от потребности.

Рассказываем, как правильно заполнять ТТН, и даже даем образец товарно-транспортной накладной. 

Что такое ТТН

ТТН — это документ, который компании обязаны были заполнять по двум причинам:

1. чтобы оформить перемещение товаров или товарно-материальных ценностей, как их называют в бухгалтерском учете;

2. чтобы рассчитаться с перевозчиком товаров за услуги. 

Если ТМЦ перевозили своими силами, накладная не требовалась. 

ТТН оформляют по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Накладная состоит из двух частей — товарной и транспортной. 

В товарной части ТТН стороны указывают данные, которые нужны для постановки на учет и списания с учета товаров, а в транспортной части ТТН — детали перевозки (количество мест, описание погрузки-разгрузки, стоимость услуг). 

С 2013 года в силу вступил новый закон о бухучете, и оформление ТТН стало необязательным в большинстве случаев.

Но некоторые компании продолжают до сих пор включать этот документ в свои учетные политики и использовать в деятельности. Об обновлении учетной политики в 2024 году мы рассказывали в блоге.

В каких случаях нужно заполнять ТТН

С 2013 года компании обязаны оформлять товарно-транспортную накладную только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции на автомобилях (как грузовых, так и легковых).

ТТН нужна для контроля за оборотом алкоголя и оформляется на каждую партию отдельно для каждого получателя, даже если партии везут в одном автомобиле. Данные из ТТН передаются в специализированную информационную систему, и на основании них создают декларации по операциям с алкоголем. 

Пока ТТН на перевозку груза заполняют на бумаге, но это правило перестанет работать уже с 1 сентября 2026 года — Правительством РФ уже утвержден переход на электронный документооборот в алкогольной сфере. С этого времени все ТТН нужно будет заполнять в электронном виде.

При этом, если грузоотправитель перевозит алкоголь не сам, а с помощью транспортной компании, он должен заполнять и товарно-транспортную, и транспортную накладную. ТТН — для учета партии алкоголя, а транспортную накладную — для подтверждения оказания услуг по перевозке. 

Как заполнять товарно-транспортную накладную: подробный гайд

Общий раздел ТТН

В этом разделе ТТН заполните информацию о сторонах, которым нужна товарно-транспортная накладная, а также реквизиты ТТН:

• в строке «Грузоотправитель» — полное фирменное наименование, юридический адрес того, кто отправляет груз, и номер телефона компании, если есть. Если корпоративного номера нет, можно указать телефон ответственного лица;

• в строке «Грузополучатель» — аналогичные сведения о компании, к которой едет товар, даже если это структурное подразделение грузоотправителя;

• в строке «Плательщик» — полное фирменное наименование покупателя, юридический адрес и банковские реквизиты. Если вы перевозите товар между своими структурными подразделениями, поставьте прочерк в этой строке.

В таблице справа заполните номер и дату составления накладной и коды ОКПО по каждой организации. О том, как найти код ОКПО для индивидуального предпринимателя, мы писали в блоге.

Товарный раздел ТТН

Здесь стороны заполняют данные о каждом товаре, который перевозят вместе с накладной. 

Какие данные нужно указать

• столбец 1 — номер товара в системе бухучета (номенклатурный номер);

• столбцы 2,3 — номер прейскуранта и артикул товара, если они есть в компании;

• столбец 4 — общее количество товара;

• столбец 5 — стоимость единицы товара, можно указывать с учетом НДС и акциза, например, «включая НДС — _____ (___) руб. ____ коп., акциз — ___ (___) руб. __ коп.»;

• столбец 6 — название товара;

• столбец 7 — единица измерения товара, ее нужно выбрать из Общероссийского классификатора, например, шт. или кг;

• столбец 8 — обозначение упаковки товара, например, коробка, пакет или бутылка. Если упаковки нет, можно написать «н/у» или «без упаковки»;

• столбец 9 — количество мест, которые ваш товар займет в машине перевозчика;

• столбец 10 — общий вес товаров с одинаковым названием, указывается в тоннах;

• столбец 11 — общая стоимость товаров с одинаковым наименованием;

• столбец 12 — номер записи в картотеке склада

• строка «Всего к оплате» — общая стоимость всех товаров с учетом налогов и акцизов.

Если ваша компания перевозит большое количество товаров, у товарного раздела вашей накладной может быть несколько листов. В таком случае под таблицей укажите количество таких листов, не считая первого, после слов «имеет продолжение на ____ листах».

Кроме таблицы, в графы под ней необходимо внести прописью следующие сведения о товарах и документах на них:

• количество номеров записей на всех листах товарно-транспортной накладной;

• количество названий товаров и транспортных мест;

• масса нетто и брутто всего груза с точностью до 0,01 тонн;

• количество листов в документах на товары;

• общая стоимость товаров.

Если товар забирает не сам покупатель, а его представитель по доверенности, укажите справа под таблицей реквизиты такой доверенности.  

Транспортный раздел ТТН

Этот раздел раньше подтверждал заключение договора перевозки с транспортной компанией. Сейчас его функцию выполняет отдельная транспортная накладная — в соответствии с п. 7 правил перевозок грузов автомобильным транспортом. 

Рекомендуем в любом случае заполнять транспортный раздел ТТН, дублируя в нем сведения из ТН. 

Раздел состоит из нескольких подразделов:

• сведения об автомобиле, на котором перевозят груз, и о водителе;

• сведения о грузе в более обобщенном виде, чем в товарном разделе;

• данные об погрузке и разгрузке — кто выполняет эти работы, каким способом, если ли дополнительные операции, время погрузки-разгрузки.

Как подписать накладную

При подписании ТТН нужно соблюдать несколько требований:

• подписи только собственноручные, факсимиле запрещены, обмен сканами ТТН по электронной почте тоже;

• около подписи укажите ФИО и должность того, кто ее поставил;

• печать нужна, если вы применяете ее в деятельности и ставите на других документах. Однако даже если печати нет, ничего страшного — документ не теряет юридическую силу;

Подписи в товарном разделе должны поставить несколько человек:

1. Сотрудник грузоотправителя, у которого есть полномочия разрешать отгрузку, например, руководитель поставок или склада

2. Главный бухгалтер грузоотправителя

3. Сотрудник, который физически отгружал товар, например, работник склада

4. Представитель грузополучателя, если груз привезли туда, где находится покупатель

Если же груз привезли на склад, представитель грузополучателя должен расписаться в транспортном разделе ТТН, а не в товарном. 

Популярное по теме за месяц

1

Как проверить патент иностранца на действительность

Узнайте, как проверить патент иностранца и что делать, если патент оказался недействительным

2

Штрафы для самозанятых: за что ФНС накажет плательщика НПД

Штрафы для самозанятых: ответственность и последствия неуплаты налогов

3

Закупочный акт: как заполнить форму ОП-5

Закупочный акт: образец заполнения, бланк и форма ОП-5. Как заполнить акт закупки при покупке товара