Бизнес-карта — специализированный платежный инструмент, который банки выпускают только для корпоративных целей. В статье разъясним, на что ИП и компании могут тратить деньги с бизнес-карты, можно ли снимать наличные и оплачивать личные покупки, а также как отразить расходы по бизнес-карте в отчетности.
Оглавление
- Что такое бизнес-карта и как она работает
- Зачем нужна бизнес-карта: 6 ключевых функций
- Что можно и что нельзя оплачивать бизнес-картой?
- Виды бизнес-карт
- Как оформить бизнес-карту: документы и процедура
- Налогообложение и учет расходов по бизнес-карте
- Важные юридические риски (Закон 115-ФЗ) и штрафы
- Частые вопросы (FAQ)
Что такое бизнес-карта и как она работает
По сути, бизнес-карта для компаний и индивидуальных предпринимателей — это пластиковая или виртуальная карта, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. К личным счетам и средствам ее владельца карта не имеет никакого отношения.
Отличие от обычной дебетовой карты
Важное отличие корпоративной банковской карты от обычной — строго целевой характер использования средств. Нецелевыми операциями по бизнес-карте может заинтересоваться налоговая инспекция. Кроме этого, операции по бизнес-картам подлежат учету, а по личной карте — нет.
Правила, по которым используют карту, предприниматели или организации регламентируют внутренними документами. Например, приказами, локальными актами, например, положением. Предлагаем готовый образец.
Положения об использовании бизнес-карт
Локальный акт помогает сделать процесс использования бизнес-карт прозрачным, контролируемым и безопасным для бизнеса и работников, которые их используют.
Сейчас участились случаи мошенничества с банковскими картами, поэтому держателей корпоративных карт следует предупредить о мерах защиты. Скачайте памятку, чтобы избежать неприятных ситуаций.
10 правил при использовании бизнес-карт
Зачем нужна бизнес-карта: 6 ключевых функций
У корпоративной карты есть преимущества. Бизнес-картой можно оплачивать предпринимательские расходы, командировки, устанавливать лимиты, контролировать операции, получать бонусы в виде кэшбэков.
Это упрощает задачи как бухгалтерии, так и работников, экономит время, так как оплатить расходы можно мгновенно без многоступенчатого процесса согласования.
Оплата любых бизнес-расходов
Бизнес-картой можно оплатить любые расходы ИП и компании, которые возникают в предпринимательской деятельности. От закупки обычной канцелярской продукции до более крупных приобретений и оплаты по обязательствам.
Контроль и лимиты для сотрудников
Компания и ИП может установить лимиты для сотрудников. Это позволит избежать лишних трат и нецелевых расходов. Лимиты устанавливает компания или ИП, но в границах, которые допускают банки.
Термин
Лимит расходования денежных средств по бизнес-карте — сумма денежных средств, размещенная на расчетном счете, в пределах которой держатель может проводить операции получения наличных денежных средств, а также осуществлять оплату расходов.
Упрощение бухгалтерии (без РКО)
Корпоративная карта упрощает бухгалтерию и процесс выдачи средств.
Пример
Без карты: бухгалтер снимает деньги в банке, затем кладет их в кассу, выдает сотруднику. Тот тратит, приносит чек, а бухгалтерия готовит авансовый отчет. Получается длинная бюрократическая цепочка.
С картой: устанавливаете лимит, работник идет в магазин и расплачивается ею, онлайн-чек отправляется вам на почту, а банк сам фиксирует операцию. Так гораздо быстрее.
Поэтому на вопрос, для чего нужна бизнес-карта в повседневной хозяйственной деятельности, можно ответить, что это оперативный, удобный и безопасный способ провести множество мелких и средних хозяйственных операций. Это существенно экономит время.
Пример
Курьеру срочно нужны деньги на покупку упаковки, офис-менеджеру — на канцелярию, а руководителю отдела — на такси для важной встречи.
Лучше выдать карты работникам, чем проводить операцию вручную. Оформлять чеки на наличные из банка, хранить их в сейфе, выдавать под запрос.
Командировки и представительские расходы
Работника, которые отправляются в командировки, удобно выдать корпоративную карту на расходы, связанные с поездкой.
Мгновенные переводы и кэшбэк
С помощью бизнес-карт можно рассчитываться мгновенно. Осуществлять банковские переводы с карты на карту.
Многие банки предоставляют ИП и компаниям бонусы, акции и кэшбэк. Это тоже делает бизнес-карту привлекательной для предпринимательской деятельности.
Покупки онлайн
С помощью бизнес-карты можно оплачивать покупку на онлайн-платформах, в интернет-магазинах и т. д. Для этих целей целесообразно выпускать виртуальные карты.
Что можно и что нельзя оплачивать бизнес-картой?
При всем удобстве корпоративной карты нужно знать разумные ограничения при ее использовании. Перечень потенциальных расходов широкий, но главное правило использования корпоративной карты — все траты должны быть связаны с бизнесом.
Расходы должны быть экономически обоснованы, напрямую или косвенно направлены на извлечение предпринимательского дохода и в обязательном порядке подтверждены полным пакетом оправдательных и первичных учетных документов.
Иначе ИП и компании, которые используют для своих расчетов карты, могут столкнуться с претензиями налоговых служб и банков.
Можно оплачивать бизнес-картой
Вид расходов | Что входит |
Хознужды | Канцелярские товары (ручки, блокноты, бумага), бытовая химия для уборки, питьевая вода, кофе, чай и прочие продукты, покупка расходников для оргтехники (картриджи, тонер) |
Покупка и обслуживание оборудования | Компьютеры, мониторы, принтеры, МФУ, офисные кресла, столы, сейфы, комплектующие, техобслуживание, ремонт |
Операционные и административные расходы | Оплата телефона, доступа в интернет, аренды виртуальных серверов (VPS/VDS) и хостинга для корсайта, подписка на облачные сервисы, приобретение лицензионного ПО, оплата юридических, бухгалтерских и аудиторских услуг |
Маркетинг, реклама и продвижение | Оплата контекстной и таргетированной рекламы в соцсетях, услуг SEO-специалистов, копирайтеров, веб-аналитиков, дизайнеров, маркетинговых агентств. Траты на создание, поддержку и продвижение сайта, заказ полиграфической продукции (визитки, буклеты, каталоги, листовки), размещение рекламы в наружных носителях и СМИ |
Командировочные расходы | Авиа- и железнодорожные билеты, бронирование отелей и апартаментов, услуги такси, каршеринга, проката автомобилей, питание сотрудников |
Автомобильные расходы (если ИП или компания использует транспорт для бизнеса) | топливо на АЗС, услуг мойки, технического обслуживания и ремонта, страхования (ОСАГО и КАСКО), покупки шин, аккумуляторов и других запчастей, а также оплата парковок и платных дорог |
Прочие расходы | Представительские расходы, расходы на организацию бизнес-ланча или ужина с партнерами и клиентами, покупка профессиональной литературы, бизнес-книг и подписок на отраслевые издания, оплата участия в конференциях, семинарах, выставках, вебинарах и курсах повышения квалификации для сотрудников |
Нельзя оплачивать бизнес-картой
Тратить деньги с корпоративной карты на личные нужды опасно и связано с рисками.
Даже ИП на объекте «Доходы», рискует, если потратит деньги на себя или свою семью с бизнес-карты. Проще и безопаснее использовать личную дебетовую карту. Для компании такие траты — табу.
Не рекомендуется снимать наличные с бизнес-карты слишком часто. Запрета снимать наличку нет, но есть ограничения.
Банк может заподозрить компанию в незаконной деятельности, если она или ее сотрудники снимают наличные средства со счета каждый день или чаще, чем через три–пять дней с момента поступления средств. Такие разъяснения даны в Методических рекомендации № 19-МР.
Чтобы не конфликтовать с банком, закрепите в положении об использовании бизнес-карты периодичность на снятие налички. Подробнее об этой и других ситуациях с банками можете почитать в статье «Заблокировали счет компании: четыре неочевидные причины».
Виды бизнес-карт
Вопросом, как выбрать бизнес-карту для ИП и ООО, задаются многие предприниматели. Поэтому приведем примерную классификацию бизнес-карт. Это поможет определиться с выбором.
По типу пользователя
Корпоративные карты могут быть неименные и именные.
Именная — карта, которую банк выпускает на конкретного человека. Это может быть сам ИП, руководитель компании или сотрудники. На карте указывают имя держателя.
Неименная — карта, которую банк выпускает на компанию. Она обезличена, то есть на ней нет имени держателя. Использовать ее может любой работник или несколько работников как одновременно, так и в разные периоды времени. Зависит это от конкретных поручений.
По материалу
Карта на физическом носителе — пластиковая, платежный стикер и т. д.
Виртуальная — существует только в цифровом виде без физического варианта, ее можно использовать для онлайн-покупок, оплаты подписок, рекламы.
По источнику пополнения
ИП или компания могут завести дебетовую бизнес-карту, дебетовую бизнес-карту с овердрафтом или кредитную бизнес-карту (п. 1.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
Сравнение дебетовой и кредитной бизнес-карты
Дебетовая бизнес-карта | Дебетовая бизнес-карта с овердрафтом | Кредитная бизнес-карта |
|---|---|---|
Пополняет ее компания или ИП Деньги с дебетовой бизнес-карты можно тратить в пределах сумм, которые внесли на карту | Счет карты пополняет компания или ИН, но если денег не хватает, есть возможность расходовать дополнительно кредитные деньги сверх дебетового остатка Лимит овердрафта устанавливает банк. Овердрафт предполагает выплату процентов банку | Стартовую сумму на кредитную бизнес-карту начисляет банк. Лимит по карте устанавливает банк. Использованные средства ИП или компания возвращают банку с процентами |
Обычная дебетовая карта принципиально отличается от кредитной бизнес-карты, так как изначально предполагает пополнение и трату личных средств. Карта с овердрафтом — это комбинированный вариант обоих видов карт.
Совет
Когда будете выбирать бизнес-карту, обращайте внимание не только на стандартные параметры, такие как стоимость ежегодного обслуживания и размер установленных лимитов, но и на дополнительные.
Очень выгодные опции: повышенный кэшбэк в ключевых для бизнеса категориях расхода. Например: топливо, связь, рестораны, офисная техника. Узнайте про льготные программы для бронирования отелей и авиабилетов, наличие бесконтактной оплаты. О том, как учесть кэшбэк по корпоративной карте, читайте в другой статье.
Немаловажно удобство и функциональность личного кабинета с детализированной аналитикой расходов в режиме реального времени и возможностью гибко управлять лимитами для каждого сотрудника.
Как оформить бизнес-карту: документы и процедура
Компания или ИП должны заключить с банком договор, в котором прописывают конкретные условия предоставления денежных средств и использования банковских карт (п. 1.8 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П). Банк открывает счет и выпускает корпоративные карты.
Для того чтобы открыть счет и получить карты, ИП предоставляет в банк паспорт, а в некоторых случаях ЕГРИП. А для компании список чуть больше. Может понадобиться устав, выписка из ЕГРЮЛ, документ о назначении на должность руководителя и паспорт.
Если в банк обращается представитель, он предоставляет помимо паспорта и других документов — доверенность.
К договору с банком стоит приложить список работников, если открывает карты именные. Укажите при необходимости лимит расходов в рублях или иностранной валюте. По одному банковскому счету может быть оформлено несколько карт на разных работников.
Налогообложение и учет расходов по бизнес-карте
Расходы по бизнес-картам подлежат налоговому учету и закрепляются в учетной политике.
Когда рассчитываете налог на прибыль, комиссии банка по расчетам с корпоративных карт можно учесть одним из способов, в составе:
прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией;
внереализационных расходов.
Способ учета фиксируют в учетной политике. Аналогичным образом поступают организации и ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы» (подп. 9 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК). Расходы принимают к учету только по мере их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК).
Чтобы полностью легализовать и корректно отразить в налоговом и бухгалтерском учете все расходы через корпоративную банковскую карту, ее держатель обязан в установленные сроки обосновать траты документами. Сроки могут варьироваться от 3 до 5 рабочих дней после совершения трат в зависимости от ситуации.
Пример
После командировки работник должен предоставить авансовый отчет об израсходованных средствах в течение трех рабочих дней (п. 23 особенностей направления в командировку). Помимо авансового отчета, в бухгалтерию компании или ИП работник предоставляет полный и правильно оформленный пакет документов, которых подтвердит расходы.
Авансовый отчет — это унифицированный документ по утвержденной форме АО-1 или по собственной форме, разработанной компанией, но содержащей все обязательные реквизиты.
К авансовому отчету прикладывают:
кассовые чеки (в том числе онлайн-чеки, которые необходимо распечатывать);
товарные накладные по форме ТОРГ-12;
бланки строгой отчетности (БСО);
проездные документы (билеты), посадочные талоны;
счета на оплату и прочие платежные документы.
На основании этого пакета документов бухгалтерия производит окончательный расчет, списывает сумму расхода с подотчета сотрудника и правомерно учитывает ее в составе затрат предприятия для целей налогообложения.
Чтобы получить вычет НДС по расходам с корпоративной карты также потребуется полный пакет документов для обоснования.
Правила для ООО и АО
Траты по бизнес-картам должны быть обоснованы и подкреплены подтверждающими документами.
Компании, неважно ООО или АО, не могут тратить деньги на личные нужды сотрудников. Это влечет риск доначисления налогов, так как меняется налоговая база. У работников появляется дополнительный доход, который облагается НДФЛ и предполагает страховые взносы.
Личные расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль или единого налога при УСН, так как они не связаны с деятельностью организации. Это значит, что компания заплатит налог с большей суммы дохода.
Фактически это двойное налогообложение: сначала вы платите налоги с дохода, а затем со средств, которые уже считаются доходом сотрудника. Помимо этого, банк может заблокировать счета, если увидит необоснованную операцию по карте.
Правила для ИП на УСН «доходы», патенте или НПД
На этих налоговых режимах ИП не уменьшают налог на расходы, поэтому любые траты с бизнес-карт возможны. На налоговую базу это не влияет, декларацию на эти расходы сдавать не надо. Поэтому ИП формально может потратить деньги на личные нужды. Но риски остаются, так как за всеми банковскими операциями следит не только банк, но и налоговая.
Иногда возникают ситуации, когда налоговая квалифицирует расходы с бизнес-карты, которые были личными, как предпринимательские. Это приводит к длительным перепискам и доказыванию, что трата была совершена на личные цели. Если бы ИП использовал личную карту, путаницы бы не было.
Правила для ИП на УСН «доходы минус расходы», ОСН или ЕСХН
При таких случаях расходы по бизнес-картам должны быть обоснованными и подтверждаются документами (п. 1 ст. 252 НК). Включать личные траты в налоговые расходы нельзя.
Важные юридические риски (Закон 115-ФЗ) и штрафы
Любое нецелевое использование корпоративной карты для обналичивания средств в ООО может быть расценено контролирующими органами как незаконный вывод денежных средств из бизнеса, что повлечет серьезные налоговые последствия, включая доначисления НДФЛ и страховых взносов, а также крупные административные штрафы.
Если нарушение все же выявили, другая наша статья поможет снизить штрафы.
Если говорить о рисках с наличностью, важно понимать разницу в подходах для ИП и обществ с ограниченной ответственностью.
Снятие наличных с корпоративной карты ООО — это процедура, которая находится под пристальным вниманием как со стороны банка (в рамках соблюдения закона 115-ФЗ о противодействии отмыванию доходов), так и со стороны налоговых органов.
Наличность можно снимать для строго определенных целей:
расчетов с подотчетными лицами (например, выдача денег на хозяйственные нужды);
для выплаты заработной платы сотрудникам, если это предусмотрено договором с банком.
Каждая такая операция должна иметь четкое и недвусмысленное экономическое обоснование и быть корректно отражена во всей внутренней финансовой документации компании.
Частые вопросы (FAQ)
Да, технически может. Но лучше оплатить их с личной карты, а не корпоративной. При проверке придется доказывать, что это не расходы бизнеса. Расходы ИП на патенте налоговая обычно не проверяет, но банк по 115-ФЗ может запросить пояснения, так как расходование с бизнес-карт целевое.
Налоговая может посчитать это личным доходом и доначислить НДФЛ, страховые взносы и штраф. Также банк может заблокировать карту за нецелевое использование.
Снимайте только на подтвержденные нужды (хозрасходы, командировочные). Не превышайте лимиты банка. Если нужно снять крупную сумму — предупредите банк заранее, предоставьте договор или счет.
Нет, не может. Это недопустимо. На УСН «доходы минус расходы» расходы должны быть направлены на бизнес. Если налоговая заметит, что налоговую базу занизили за счет личных покупок с бизнес-карты, эти суммы исключат из расходов, доначислят налог и пени.
