Чтобы списать непригодные для использования материалы, бухгалтеры обязаны составить акт списания материалов. Документ нужен, чтобы подтвердить расходы компании в налоговом периоде перед инспекцией. Узнаете, что обязательно надо зафиксировать в акте, сколько его хранить, а также скачаете образец акта на списание материалов.
Оглавление
Как происходит списание материалов
Акт расхода материалов необходимо заполнять при списании:
сырья и материалов, которые используют для производства;
инвентаря, специальной одежды и других аналогичных предметов, которые используют в работе;
готовой продукции;
неликвидных запасов.
Причины списания могут быть разными, но чаще всего — порча и потеря качества материалов, невозможность использовать их дальше в работе.
Для начала лицо, которое было ответственно за испортившиеся материалы, должно составить служебную записку на списание материалов. Унифицированной формы для записки нет. На основе записки руководитель принимает решение о проведении инвентаризации. Списание проводит инвентаризационная комиссия. Состав комиссии утверждает руководитель приказом. Чаще всего туда входят работники склада, технологи или бухгалтеры.
Инвентаризационная комиссия должна осмотреть непригодные для использования материалы, определить почему они испортились, установить можно ли использовать материалы в работе. Если же нет — провести списание и составить акт расхода материалов.
Какую форму акта списания материалов использовать
Компании могут заполнять акт списания в свободной форме, а могут использовать унифицированные образцы. Все зависит от причины списания материалов. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 утвердили следующие образцы:
№ТОРГ-15 — при порче, ломе или бое материалов;
№ТОРГ-16 — при списании товаров, которые не подлежат реализации в будущем;
№ТОРГ-20 — при обнаружении понижения качества и порчи товаров и их списании;
№ТОРГ-21 — при списании овощей и фруктов, которые выявили при переборке.
Главное включить в акт списания обязательные реквизиты первичных учетных документов. Их перечислили в ч.2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
название и номер документа;
дату, когда составили акт;
название компании или Ф.И.О. предпринимателя;
сведения о списанных материалах;
сведения о лицах, которые подписали акт списания материалов и их подписи.
Подробнее о бухгалтерских документах читайте в статье «Образцы счетов и бухгалтерских документов от юристов Консоль.Про».
Если использовали унифицированные образцы документов №ТОРГ-15 и №ТОРГ-16, надо подготовить три экземпляра. Первый образец акта списания материалов направляют в бухгалтерию, второй — остается в подразделении, а третий — у материально ответственных лиц. Если использовали свою форму — достаточно двух образцов акта списания. Один остается у материально ответственного лица, например, у начальника склада, а второй образец акта списания — в бухгалтерию для списания в учете.
Важно! Образец акта списания позволяет включить стоимость непригодных материалов в налоговые расходы. Узнайте, как оптимизировать налоги в статье «Как оптимизировать налоги для ООО».
Как заполнить ведомость списания материалов
В правом верхнем углу образца акта списания материалов укажите сведения об организации или о предпринимателе. Ниже название и номер документа. Название зависит от причины списания материалов. Например, акт списания материалов, пришедших в негодность. Далее укажите город и дату составления акта.
Потом идет таблица списания материалов. Оформлять сведения о материалах можно в любой форме, однако удобнее сделать это таблицей. В нее впишите название материала, количество, стоимость. В образце акта списания указали причины списания в виде поражения грибком, вы укажите в документе свои причины.
Далее необходимо указать состав комиссии и заверить акт списания материалов подписью всех членов комиссии. После акт передают руководителю.
Кто подписывает акт на списание материалов?
Подписывают образец акта списания те лица, которые могут подтвердить, что материал стал непригодным для использования и его надо отправить на списание. Обычно это бухгалтер, начальник и сотрудник склада, начальник отдела контроля качеством.
Документ о списании можно оформить на фирменном бланке организации либо на листе А4. Подпись руководителя организации для списания не нужна. Заверять печатью организации акт необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту.
Сколько хранить акт списания материалов
Ответственный за хранение документов в организации — руководитель. Обычно эту функцию он доверяет бухгалтеру. Акт списания материалов необходимо хранить пять лет. Срок начинают отсчитывать с года, когда документ последний раз использовали для учета. Когда пять лет пройдет, документы можно будет утилизировать.
Через пять лет организация может утилизировать акт списания материалов при условии, что документ проверила налоговая. Это предусмотрели в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Если же по итогам проверки возникает спор, акт списания материалов надо хранить до разрешения спора. В ином случае организацию могут оштрафовать за непредставление информации или акта. Компанию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 и 129.1 НК, а также руководителя к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП. Штрафа можно избежать, если уведомить налоговую о невозможности предоставить акт списания материалов из-за истечения срока хранения. Как отвечать налоговой, читайте в статье «Как отвечать на требования налоговой: примеры формулировок». Ниже скачайте образец акта списания материалов.
Акт на списание материалов
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Могут ли самозанятые нанимать работников
