На практике бывают ситуации, когда юрлицо хочет перевести самозанятого исполнителя в штат или кандидат на вакансию имеет статус самозанятого. В статье расскажем, в чем суть этого статуса, как принять на работу самозанятого, какие ограничения и запреты для этого есть, а также разберем три сложные ситуации, связанные с сотрудничеством с самозанятым.
Оглавление
Что такое самозанятость
Самозанятость — это особый налоговый режим для физлиц и ИП, которые оказывают услуги и выполняют работы по гражданско-правовому договору. Они платят специальный налог на профессиональный доход (НПД).
Размер налога зависит от источника дохода: 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов от ИП и юрлиц. Однако не с каждого дохода самозанятый заплатит НПД. Например, если ваши исполнители самозанятые и основная работа их связана с государственной и муниципальной службой, то доход таких самозанятых-госслужащих не признают объектом налогообложения, если только они не получают доход от сдачи в аренду жилых помещений (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). А значит компании придется заплатить за такого исполнителя все налоги и взносы как за физлицо без статуса.
Самозанятым может стать любой дееспособный гражданин России или стран — участниц ЕАЭС. Им не нужно декларировать доход и сдавать отчетности в налоговую и фонды (письмо ФНС от 02.02.2017 № ГД-4−14/1786@).
Работать с самозанятыми могут любые организации и ИП. Узнать о том, имеет ли кандидат действующий статус самозанятого можно на сайте ФНС. Введите на сайте дату и ИНН гражданина и система покажет, зарегистрирован ли он как плательщик НПД. Подробнее о самозанятых, читайте в статье «Кто такие самозанятые и как бизнесу с ними сотрудничать».
Если договорились, что вместо официального трудоустройства и вам и соискателю удобнее оформить сотрудничество по гражданско-правовому договору через самозанятость, выполните следующие действия:
проверьте самозанятого;
подпишите договор;
составьте задание; →подпишите акт;
выплатите вознаграждение;
запросите чек.
Подробнее о каждом из этих шагов читайте в нашей статье «Как юридическому лицу сотрудничать с самозанятыми».
Какие ограничения и запреты с самозанятыми учитывать
Каких-либо ограничений или запретов на трудоустройство соискателя с действующим статусом самозанятого закон не содержит. На это указывает и Минфин в своем письме от 01.02.2019 № 03−11−11/5884. Примите кандидата на работу в общем порядке. Какие документы оформить при трудоустройстве, пошагово описали в следующем разделе.
Сложности могут возникнуть при привлечении штатного работника к сотрудничеству в качестве самозанятого. Если не соблюдать требований закона при таком сотрудничестве, налоговая может признать отношения трудовыми, и доначислить налоги и сборы на компанию. Какие это требования смотрите на схеме.
Если самозанятый работает на двух работах по трудовому договору — в одной компании как основной работник, а в другой как совместитель, то такой работник не вправе сотрудничать с обеими компаниями в качестве самозанятого. Так как и одна и другая организации являются работодателями для него, а значит действует запрет на работу с нынешним работодателем, или с бывшим на протяжении двух лет после увольнения.
Компании придется заплатить страховые взносы и удержать НДФЛ, если привлекли к сотрудничеству самозанятого, который работает по найму, или уволился из компании меньше двух лет назад. Такие доходы не облагаются налогом на профессиональный доход.
Также придется учитывать вознаграждение самозанятого работника в отчетности 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, персонифицированных сведениях в ИФНС (п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ, п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7−11/878@).
Разобраться с правилами сотрудничества с самозанятыми помогут кейсы. Мы подобрали три реальных случая, которые произошли у наших клиентов. Консоль. Про помогла снизить риски и выстроить легальное сотрудничество с самозанятыми исполнителями.
Ситуация 1. Сотрудник нашей компании планирует совмещать с основной работой выполнение задач для нашего контрагента. Сотрудничать будет в качестве самозанятого. Мы считаем это незаконным. Можно ли работать и быть самозанятым одновременно?
Ответ юриста: Да, можно. Самозанятые вправе совмещать деятельность на спецрежиме НПД с работой по трудовому договору. Например, сотрудник работает в IT-отделе компании по трудовому договору. Помимо этого, он зарегистрировался как самозанятый, чтобы разрабатывать сайты и раскручивать аккаунты в соцсетях. Он вправе оказывать подобные услуги физическим и юридическим лицам, в том числе контрагенту компании, в которой самозанятый работает по найму.
Самозанятый и работающий одновременно сотрудник уплатит НПД только на доходы, которые получит от переведенных на этот спецрежим видов деятельности (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ).
Ситуация 2. Самозанятый является работником юридического отдела компании. Накануне проверки компании потребовалось провести внутренний аудит бухгалтерских документов. Можно ли привлечь юриста к сотрудничеству по гражданско-правовому договору в качестве самозанятого для проверки этих документов? Обязанности проверять бухгалтерские документы по трудовому договору у юриста нет, но он проходил повышение квалификации в области бухгалтерского аудита и готов оказать такую услугу.
Ответ юриста: Нет, нельзя. Юрист компании не вправе оказывать услуги как самозанятый работодателю, с которым у него заключен трудовой договор (п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ). Налоговая не признает доход от такой деятельности объектом НПД, а значит компания станет налоговым агентом самозанятого и будет вынуждена дополнительно заплатить налоги и страховые взносы за исполнителя.
Ситуация 3. Сотрудница отдела рекламы и маркетинга 3 года находилась в отпуске по уходу за ребенком. Выйдя на работу она написала заявление об уходе и уволилась по собственному желанию. Сейчас компании нужно разработать рекламные буклеты. Бывшая коллега сообщила, что имеет статус самозанятой и с радостью примет наше предложение о сотрудничестве, чтобы выполнить для нас эту работу. Можем ли мы привлечь бывшую сотрудницу в качестве самозанятой, т. к. по факту женщина не работала в компании более трех лет?
Ответ юриста: Нет, это незаконно. На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы. То есть женщина все это время была работником компании, хоть и не выполняла свои обязанности на протяжении декретного отпуска. Чтобы сотрудничать с бывшим работодателем в статусе самозанятого, сотруднице придется ждать два года. Так как доход от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения не попадет под специальный налоговый режим (п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ).
Как принять на работу самозанятого
Самозанятый может работать по трудовому договору —законодательство не запрещает этого. Порядок трудоустройства кандидатов — плательщиков НПД общий, в соответствии с Трудовым кодексом. Чтобы устроить на работу соискателя, выполните шесть шагов.
Ознакомьте с локальными актами
Прежде чем принимать на работу сотрудника, нужно ознакомить его с локальными актами компании — инструкциями, регламентами, положениями и т. д. Это правило распространяется на всех сотрудников вне зависимости от должности, которую они будут занимать.
Начните с общих ЛНА — например, с Правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, если он есть. Далее ознакомьте со специальными актами, которые непосредственно связаны с его работой. Например, с положением о ненормированном рабочем дне.
Ознакомить будущего работника с локальными актами можно тремя способами:
разработать лист ознакомления к каждому ЛНА;
оформить общий журнал ознакомления с локальными актами;
внести в текст трудового договора формулировку о том, что сотрудник ознакомлен с указанным перечнем локальных документов.
Если компания относится к микропредприятиям и заключает трудовые договоры по типовой форме, то вправе отказаться от локальных актов или принять некоторые из них. В таком случае пропишите все условия и гарантии в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК РФ).
Примите документы и заявление о приеме на работу
Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу, если так принято в кадровом делопроизводстве вашей компании. Такое заявление не обязательно, но если вы запросите его, то никакой закон не нарушите.
Утвержденной формы заявления нет, поэтому его можно составить в произвольном виде. В нем указывают должность, на которую принимаете сотрудника, и дату начала работы.
Запросите и приложите к заявлению о приеме документы сотрудника:
паспорт;
документы воинского учета для военнообязанных;
СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета;
трудовую книжку, при наличии.
Получите также согласие на обработку персональных данных. Без него обрабатывать персональных данные будущего сотрудника нельзя. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Если оформляете самозанятого не по трудовому договору, а по ГПД, то помочь разобраться с персданными исполнителя может наша статья «Как организовать работу с персональными данными самозанятых».
Заключите трудовой договор
Составьте трудовой договор, в котором предусмотрены все полагающиеся условия и гарантии по Трудовому кодексу. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени. Вносить в договор сведения о том, что сотрудник имеет статус самозанятого и уплачивает НПД, не нужно — это личное дело сотрудника и на характер постоянной работы в компании не влияет.
Подпишите трудовой договор не позднее трех рабочих дней с даты, когда сотрудник начал выполнять трудовые обязанности (ч. 2 ст. 67 ТК). Договор составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Если ваша компания относится к микропредприятиям, составьте и подпишите трудовой договор по типовой форме (постановление Правительства от 7 августа 2016 г.№ 858).
Внесите запись в трудовую книжку
Если сотрудник ведет трудовую книжку в бумажном виде, то сделайте запись о приеме на работу. Запись о трудоустройстве внесите не позднее пяти дней со дня приема сотрудника на работу.
Указывать в трудовой книжке сведения об отсутствии стажа, срочном характере отношений или размере заработной платы не нужно. Также в трудовую книжку не вносят информацию о том, что работник имеет статус самозанятого. Когда оформляют сотрудничество с самозанятым в рамках гражданско-правового договора, трудовую книжку тоже не оформляют.
Оформите другие документы
Издайте приказ о приеме сотрудника на работу на основании заключенного трудового договора. С некоторых пор такой приказ необязателен, но он удобен в кадровом делопроизводстве. Например, чтобы внести записи о приеме на работу в бумажную или электронную трудовую книжку.
Заведите личную карточку на сотрудника, если кадровая служба компании продолжает их вести. Используйте унифицированную форму №Т-2 или разработайте свою.
Подайте в Социальный фонд сведения для регистрации сотрудника в системе индивидуального персонифицированного учета, если он не зарегистрирован в системе персучета и устраивается на работу впервые. Аналогичные сведения подают и в отношении исполнителей по гражданско-правовым договорам, если по их вознаграждению начисляют страховые взносы (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). По договорам ГПХ с самозанятыми компания не платит налогов и страховых взносов, поэтому регистрировать его в системе персучета не нужно.
Подайте сведения в СФР по форме ЕФС-1
На каждого наемного сотрудника нужно подавать отчет по форме ЕФС-1. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа (ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Форму отчета и порядок его заполнения утвердили постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Считается ли самозанятость трудоустройством
