Как оформлять сделки и рассчитываться с фрилансерами

Кто такие фрилансеры с точки зрения законодательства

Термина «фрилансер» нет в гражданском, трудовом и налоговом законодательствах. Под ним понимают специалиста-внештатника, привлеченного к исполнению разового задания.

Характерные особенности фрилансера:

• выполнение заданий дистанционно;

• собственный график труда и отдыха без подчинения трудовому распорядку заказчика;

• непостоянное сотрудничество и нерегулярные выплаты.

Заказчик не контролирует процесс выполнения задания фрилансером, а только оценивает результат. И не создает исполнителю условия труда, всем необходимым он обеспечивает себя сам.

Как сотрудничать с фрилансером

Сотрудничать с заказчиками фрилансер может как самозанятый, индивидуальный предприниматель или физлицо без статуса. При этом регистрация самозанятости или ИП не запрещает исполнителю участвовать в сделке как обычное физическое лицо.

Все три варианта имеют особенности, которые компании-заказчику нужно учесть при оформлении сделки и выплате вознаграждения. А еще решить, с кем ей выгоднее сотрудничать в рамках определенного проекта.

Если фрилансер — физлицо

С физлицом компании сотрудничают по договору гражданско-правового характера (ГПХ), чаще всего используют следующие его виды: договор подряда и договор оказания услуг.

Если фрилансер выступает в сделке как физлицо, заказчик становится его налоговым агентом независимо от вида договора. Это означает, что компания обязана удерживать с выплат исполнителю НДФЛ и начислять на них обязательные страховые взносы (ст. 226, 420 НК РФ).

Последних в 2023 году коснулись изменения: теперь компании уплачивают за физлиц единый страховой взнос в размере 30% в СФР, объединивший Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. НДФЛ по-прежнему составляет 13% с выплаченной суммы.

Если фрилансер — самозанятый

Привлекать самозанятых можно для выполнения различных заданий — главное, чтобы они не входили в список тех, которые запрещены законом (ст. 4, 6 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ). Например, плательщик налога на профессиональный доход (НПД), то есть самозанятый, не может продавать товары, подлежащие маркировке.

При сотрудничестве с самозанятыми заказчик освобожден от обязательств по начислению налогов и взносов. Налог на профессиональный доход исполнитель оплачивает самостоятельно (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ). После каждой выплаты самозанятый обязан выдать заказчику чек. Если у заказчика нет чека или статус плательщика НПД аннулирован, компании придется платить за него налоги и страховые взносы как за физлицо, то есть она становится налоговым агентом исполнителя.

С самозанятым тоже сотрудничают по договору ГПХ. Чтобы снизить риски налоговых доначислений и санкций, пропишите в договоре обязанности плательщика НПД:

• формировать в приложении «Мой налог» чек и направлять его заказчику после каждой выплаты;

• своевременно информировать об утрате статуса независимо от причин и инициатора.

Укажите и меры ответственности за нарушение обязательств — это позволит компенсировать издержки, связанные с доначислением налогов, взносов и штрафами.

Если фрилансер — ИП

Как и в случае с самозанятым, с ИП сотрудничают по договору ГПХ и заказчик освобожден от уплаты за него налогов и страховых взносов. После получения оплаты ИП самостоятельно формирует налоговую базу, предоставляет отчетность в ФНС и перечисляет платежи в бюджет согласно применяемому налоговому режиму.

У ИП шире возможности для бизнеса, чем у самозанятых. У них больше разрешенных видов деятельности. Еще они могут привлекать наемных сотрудников, а лимит по годовому доходу выше. Но последние два преимущества доступны, когда ИП использует любой налоговый режим, кроме режима самозанятости. Например, лимит для УСН в 2023 году — 251,4 миллиона рублей. Выбирайте исполнителем ИП, если предположительно сумма вознаграждения превысит лимит годового дохода самозанятого — 2,4 миллиона рублей.

Если фрилансер — ИП на НПД

Многие заказы, характерные для фриланса, попадают в перечень разрешенной деятельности для самозанятых. А закон не запрещает ИП регистрироваться плательщиком НПД. В результате предприниматель получает ряд преимуществ:

• снижение налоговой нагрузки; →упрощение учета и сокращение отчетности;

• разрешение не использовать онлайн-кассу и сохранить расчетный счет;

• возможность регистрировать средства индивидуализации и подключать эквайринг.

Но и ограничения режима становятся для самозанятого ИП актуальны: лимит дохода 2,4 миллиона рублей, запрет на привлечение наемных работников и т. д.

Совмещать предпринимательскую и самозанятую деятельность можно, но есть некоторые ограничения. Если ИП был на УСН или ЕСХН, то для деятельности самозанятым он должен отказаться от этих спецрежимов, при этом он остается на общей системе (ОСНО) без исключения из ЕГРИП.

Что нужно учесть, если фрилансер — нерезидент

Нерезидент — лицо, находившееся в России менее 183 дней в году независимо от наличия российского гражданства. Специфика сотрудничества с фрилансером такова, что многие из них оказывают услуги удаленно, в том числе являясь нерезидентами.

НДФЛ удерживать у физлица-нерезидента нужно только с тех доходов, которые он получил от источников в России (ст. 209 НК РФ). Например, такими доходами можно считать:

• зарплату за работу в России;

• оплату за оказанные услуги / выполненные работы на территории России;

• дивиденды и проценты от российской организации.

Если иностранец имеет статус нерезидента России и получает доходы от источников за рубежом, то такие доходы НДФЛ не облагаются. Порядок уплаты налога с таких доходов устанавливается законодательством страны, на территории которой он работает (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК, письмо Минфина от 21 февраля 2020 г. № 03−04−06/12 888). Так, вознаграждение от заказчика не облагают НДФЛ, если фрилансер выполняет услуги или работы на территории иностранного государства (письмо Минфина РФ от 31 марта 2014 г. № 03−04−05/14 022).

Какие есть способы оплаты фрилансеру

Способы оплаты фрилансеру зависят от его статуса.

Физическое лицо

Вознаграждение выплачивают наличными деньгами или безналичным способом: на расчетный счет, личную карту, электронный кошелек. Оплату услуг электронными деньгами физлицам и самозанятым проводят через привязанный к расчетному счету заказчика корпоративный кошелек.

Если платеж перечисляют на основании договора ГПХ, то кошелек исполнителя должен быть персонифицированным, а лимит электронных денег по корпоративному кошельку на конец операционного дня не может превышать 600 000 ₽ (п. 7 ст. 10 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ).

Самозанятый

Рассчитываться с плательщиком НПД можно наличными деньгами или переводить вознаграждение безналичным способом: на личную банковскую карту, расчетный счет, электронный кошелек. Если вы сотрудничаете с самозанятым ИП и у него есть сайт с подключенной оплатой онлайн, можно провести платеж через интернет-эквайринг.

Если вы платите ИП на НПД наличными, помните о лимите на сумму выплат — 100 000 ₽ по одному договору. За его превышение на должностных лиц накладывают штрафы в размере от 4 000 до 5 000 ₽ и в десятикратном размере на компании (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). В отношении самозанятых без статуса ИП ограничения на сумму не работают.

Индивидуальный предприниматель

Оплачивать услуги или работы ИП можно наличными с учетом уже названного ограничения на сумму — 100 000 ₽ в пределах одного договора. Можно перечислять деньги безналично на расчетный счет ИП в банке, использовать интернет-эквайринг. В этом случае лимитов на сумму выплат нет. Расчеты электронными деньгами между ИП и юрлицами запрещены, их ИП может принимать только от физлиц.

Часто для проведения сделок компании используют специальные сервисы для фрилансеров: биржи, платформы для автоматизации сотрудничества. Это снижает риски и упрощает взаимодействие с исполнителями. За посреднические услуги сервисы получают определенный процент от заказчиков: например, комиссия Консоль.Про составляет от 1% до 2% от выплат исполнителям.

Как компании подтвердить расходы

Расходы должны подтверждать заказчики, которые учитывают их при расчете налога, — компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН. Они могут уменьшить налогооблагаемую базу на сумму вознаграждения фрилансеру.

Помимо договора ГПХ к документам, подтверждающим расходы, относятся:

• Подписанный двусторонний акт выполнения работ или оказания услуг — при сотрудничестве с ИП и физлицами без предпринимательского статуса.

• Чек, сформированный в приложении «Мой налог», — при сотрудничестве с самозанятыми. Это главный закрывающий документ, без него подтвердить расходы другими документами нельзя.

• Инвойс — при сотрудничестве с нерезидентами.

Расходами налоговая признает не просто документально подтвержденные затраты. Они должны быть обоснованными, то есть направленными на получение компанией дохода (п. 1 ст. 252, ст. 346.16 НК РФ). Поэтому при сотрудничестве с фрилансером лучше оформлять полный комплект документов: договор, акт, в отдельных случаях — чек или счет.

Например, при сделке с самозанятым главный платежный документ для налоговой — это чек. Но он говорит лишь о получении плательщиком НПД вознаграждения от компании. Обоснованность расходов в этом случае лучше подтвердит акт. Он доказывает, что самозанятый оказал конкретные услуги в полном объеме, а поскольку условия договора соблюдены, компания имеет все основания для оплаты вознаграждения.

Что будет, если работать с фрилансером без документов

Сотрудничество с фрилансерами без заключения письменного договора — это уже нарушение закона в большинстве случаев. Обойтись устными договоренностями компания и исполнитель могут только при немедленных сделках, совершаемых «здесь и сейчас». Но и в этом случае рекомендуем не пренебрегать письменным договором.

Отказ от документального оформления сделки грозит заказчику финансовыми и правовыми последствиями.

Финансовые риски для компании:

• Налоговая не признает расходы. А значит, сэкономить на налоге за счет затрат на выплату фрилансеру не получится. Размер налога будет больше.

• ФНС начислит штрафы. Если вы все же включили сумму вознаграждения в расходы без подтверждающих документов, налоговики могут расценить это как занижение налогооблагаемой базы. В результате начислят штраф в размере от 20% от недоимки (ст. 122 НК РФ).

Правовые последствия сотрудничества с фрилансером без документов:

• Нет доказательств для защиты своих интересов в суде.

  Вам не удастся привлечь исполнителя к ответственности за некачественное выполнение работ или оказание услуг (ст. 162 ГК РФ).

• У заказчика нет исключительных прав на результат сотрудничества.

  Чтобы использовать интеллектуальную собственность, вы должны приобрести на нее исключительные права (ст. 1225, 1229 ГК РФ) — например, на логотип для сайта.

Если вы не оформляли с исполнителем договор, то и не покупаете исключительное право на результат — созданный логотип. А значит, фрилансер вправе продать его другому клиенту, например, вашему конкуренту, который может стать его владельцем и привлечь вас через суд к ответственности за нарушение исключительных прав. Вам придется выплатить компенсацию до 5 миллионов рублей и уничтожить продукцию с логотипом (ст. 1252, 1301 ГК РФ).

При этом важно не только наличие документов, но и правильное их оформление. Учитывайте особенности статуса исполнителя при составлении договора и формировании закрывающих документов.

Как сотрудничать с фрилансерами и переводить платежи с помощью Консоль.Про

Хороший способ снизить риски и упростить взаимодействие с фрилансерами — сотрудничать с ними через Консоль.Про.

Платформа предлагает:

• поиск исполнителей, включая верификацию и проверку персональных данных;

• организацию сотрудничества с любыми фрилансерами: физлицами, самозанятыми, ИП;

• проверку благонадежности исполнителей;

• гибкую настройку функций по платежам и электронного документооборота;

• оценку рисков переквалификации гражданско-правовых сделок в трудовые отношения и многое другое.

Платформа организует документооборот и проследит за состоянием расчетов.

Система автоматизирует весь цикл взаимодействия с фрилансерами: выбор исполнителей, заключение договора, проведение платежей, оформление закрывающих документов, расчеты с бюджетом. Консоль.Про возьмет все рутинные операции на себя — особенно это актуально для компаний, которые сотрудничают с большим количеством исполнителей.

Популярное по теме за месяц

1

Оплата самозанятому от юридического лица

Рассказываем, какие документы можно считать основанием для выплат, что учесть при оплате вознаграждения самозанятому

2

Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно

Разберемся, какие документы самозанятый предоставляет заказчику. Скачайте образцы в статье

3

Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция

Расскажем, как завести в «1С» самозанятого контрагента и индивидуально, и с помощью реестра