Компания «Финдоставка» испытывала сложности в сотрудничестве с самозанятыми: ошибки в первичке, в документах для налоговой. Во время выплат приходилось брать все риски на себя. Как Консоль.Про помогла «Финдоставке» устранить ошибки, снизить риски и даже удовлетворить запрос от налоговой, читайте в статье.
О клиенте
«Финдоставка» занимается курьерской доставкой финансовых услуг и банковских продуктов получателям с идентификацией. Партнеры компании — крупнейшие банки и финансовые организации. Доставку осуществляют по всей России — у «Финдоставки» 900 выездных агентов, которые ежемесячно выполняют 100 тысяч заказов.
«Финдоставка» предоставляет своим партнерам выбор, по какой схеме они хотят взаимодействовать с агентами. Агентами называют людей, которые доставляют продукты и услуги от партнера получателю. Один из вариантов — когда агенты выступают самозанятыми. Банк инициирует доставку документов в программном обеспечении «Финдоставки», агент принимает заказ и приступает к выполнению услуги. У компании 200−300 агентов, которые выступают в статусе плательщика НПД.
До 2019 года агенты в такой схеме были физлицами без статуса. Когда появился режим самозанятости, «Финдоставка» начала взаимодействовать с плательщиками НПД. Однако компания столкнулась со сложностями и обратилась в Консоль.Про. Совместно удалось найти решения.
Проблема. Три задачи «Финдоставки» и их решения от Консоль.Про
Снизить количество ошибок в выплатах и документах
В процессе сотрудничества с самозанятыми в «Финдоставке» выяснили, что 5% выплат в адрес исполнителей содержат ошибки. Возникают они по нескольким причинам:
исполнители ошибочно информируют о статусе самозанятого;
исполнители или бухгалтеры по первичке ошибаются в реквизитах для выплат;
исполнители выставляют некорректный чек;
исполнители не предоставляют акты выполненных работ;
исполнители без предупреждения закрывают статус самозанятого.
Проверять данные в режиме реального времени часто невозможно, из-за этого в отчетный период у бухгалтерии не сходится баланс и компания рискует попасть на штрафы от налоговой.
«Проблемы в документах — это риски. А проверить в моменте, правильно ли выбит чек, не получается. Мы ставим вознаграждение на выплату и берем все риски на себя. А потом начинаем сверять и видим — в среднем 5% чеков не бьется».
Решение
Интеграция с Консоль.Про помогла «Финдоставке» избавиться от ошибок на этапе выплат.
Статус самозанятого проверяется перед выплатой, и платформа не позволит провести платеж исполнителю, который потерял статус.
Исполнителям и бухгалтерам не нужно вручную набирать реквизиты для оплаты, и ошибок в актах и платежных поручениях нет.
Платформа после выплаты автоматически генерирует чек за исполнителя.
Прекратить расширение штата бухгалтерии
Чтобы взаимодействовать с исполнителями, «Финдоставке» приходилось нанимать людей на первичную документацию — дополнительно 2 человека. Нужно было убедиться, что все оригиналы документов получены в центральном офисе, напомнить исполнителям о действиях, которые им надо предпринять, чтобы получить выплату, потом напомнить об акте и чеке. Работы было так много, что когда приходило время выплат, этим занималась вся бухгалтерия.
Решение
После интеграции «Финдоставка» перестала нанимать дополнительных людей на ведение первичной документации — Консоль.Про формирует документы автоматически по загруженным шаблонам. Создавать, проверять документы и контролировать их наличие больше не нужно.
Упростить общение с налоговой
В 2021 и 2022 годах в «Финдоставку» поступили запросы из региональных налоговых служб по поводу взаимоотношений с самозанятыми исполнителями. Нужно было объяснить, на основании чего «Финдоставка» взаимодействует со своими агентами в статусе НПД и совершает в их адрес выплаты.
Решение
Подготовленный ответ для налоговой:
Сферой деятельности «Финдоставки» является курьерская доставка документов, банковских карт, полисов страхования и прочих финансовых документов физическим и юридическим лицам в различных населенных пунктах.
Территория исполнения услуг, количество доставок в каждом населенном пункте ежедневно меняется в зависимости от предоставленных банками заказов.
Курьер каждое утро через специальное приложение самостоятельно выбирает себе количество доставок, которое он готов будет выполнить в этот и последующие дни. Количество заявок заранее неизвестно.
В каждой заявке указано желаемой время доставки, но точное время выполнения заявки курьер выбирает самостоятельно, как и очередность их выполнения.
Оплата за выполненные доставки производится на основании Акта выполненных работ.
В связи с тем, что количество заказов непостоянно и носит разовый характер в конкретном населенном пункте, а доставки можно осуществлять в любое удобное время, к доставке привлекаются не только те лица, которые могут быть задействованы гарантированного в течении рабочего дня выполнении заявок, но и те, кто ищет дополнительную подработку к основной работе — для выполнения эпизодических заявок.
Самозанятые могут присоединиться к сервису по Договору-Оферте, который размещен в публичном доступе. Курьер может ознакомиться с ним в момент регистрации в мобильном приложении, и до начала работы либо акцептовать Договор-Оферту, либо отказаться от такой формы работы.
Чтобы подтвердить правомерность взаимоотношений и выплат самозанятым, компания предоставила договор-оферту «Финдоставки» и Консоль.Про. К документам приложили все подтверждающие документы, общий реестр выплат в адрес самозанятых исполнителей. Это удовлетворило запрос УФНС, и дальнейших требований не поступало.
Исполнители оказывают услуги, выполняя заказы в приложении «Финдоставки», и получают вознаграждение через Консоль.Про. В оферте «Финдоставки» описаны правила выполнения заказов и выплат. Исполнитель принимает их, приступая к оказанию услуг. Консоль.Про со своей стороны тоже имеет оферту, которая отражает правила выплат вознаграждения самозанятым. Общий реестр выплат формируют на основании данных о заказах из «Финдоставки» и загружают в Консоль.Про для платежей в адрес самозанятых.
Что для этого сделали
Перенесли документооборот на платформу и пригласили исполнителей
«Финдоставка» предоставила шаблоны документов, а менеджер Консоль.Про загрузил их на платформу. Затем исполнителям отправили приглашение и ссылку, чтобы зарегистрироваться в Консоль.Про. В процессе регистрации исполнитель вводит свои данные, реквизиты для оплаты и прикрепляет фотографии документов. Это нужно, чтобы документы формировались автоматически и правильно, а подписывать их можно было простой электронной подписью (ПЭП).
Автоматизировали выплаты
Для выплат «Финдоставка» использует номинальный счет. Это банковский счет, который открывают, чтобы владелец счета мог совершать операции с деньгами, юридические права на которые принадлежат другому лицу — бенефициару. «Финдоставка» — бенифицар, который пополняет счет, а Консоль.Про переводит деньги исполнителям, когда приходит время выплат.
Чтобы выплатить вознаграждение, бухгалтер загружает на платформу реестр выплат. В нем указано, кто и сколько заказов выполнил и какую сумму нужно выплатить каждому исполнителю. По реестру формируется пачка актов о выполненных услугах — сразу на всех исполнителей. Когда компания и исполнитель подписывают акт, платформа отправляет деньги с номинального счета на реквизиты самозанятого и сразу формирует чек.
Все подписанные акты выполненных работ и чеки хранятся на платформе Консоль.Про. Не нужно распечатывать, подшивать и проводить архивацию документов. А еще из Консоль.Про можно автоматически по каждому исполнителю выгрузить нужные акты в 1С. Для этого создаем документ «Реализация», и прикрепляем к нему к нему скан-копии подписанного акта выполненных работ и чек.
«Консоль.Про предвосхищает определенные риски, дублирует и закрывает их на своей стороне. Это подкупает. Несмотря на то, что каждый месяц к нам приходят платформы с более низкими тарифами, наш выбор все равно остается с Консоль.Про. Финансы и бухгалтерия категорически против того, чтобы менять платформу. Они понимают, что трудозатраты могут вырасти, а риски и ответственность останутся. А это для главного бухгалтера существенно».
Результаты
Налоговые проверки | Ошибки в 5% выплат | Сотрудники |
|---|---|---|
Удовлетворили запросы от УФНС об отношениях с самозанятыми. | Теперь ошибок нет. | Перестали набирать людей на первичку и снизили нагрузку на операционный отдел. |
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
