Компании, которые активно сотрудничают с самозанятыми и ИП, привлекают какое-то количество физлиц без статуса. С ними также заключают договор ГПХ. Помимо НДФЛ, за таких исполнителей нужно платить взносы в СФР и сдавать отчет ЕФС-1. А ошибки в этом отчете часто провоцируют проверки всех гражданско-правовых отношений компании и грозят их переквалификацией в трудовые.
В статье разберем, что в отчете проверить, чтобы избежать пристального внимания ГИТ и ФНС.
Оглавление
Подавать ли ЕФС-1 на самозанятых
Нет, подавать отчет ЕФС-1 на самозанятых не нужно. Этот отчет сдают по исполнителям — физлицам без специального статуса, с которыми у компании договор ГПХ.
Но компания должна платить страховые взносы и удерживать НДФЛ, если самозанятый расторг трудовой договор с этой компанией меньше двух лет назад. Полученные в такой ситуации доходы не могут облагаться налогом на профессиональный доход (подп. 8 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ). А гражданско-правовой договор не считается заключенным с самозанятым. Поэтому ЕФС-1 подают в общем порядке при заключении и расторжении договора ГПХ с таким исполнителем.
Также в ситуации, когда самозанятый потерял свой статус в период действия договора, у заказчика появляется обязанность платить взносы и подавать отчет ЕФС-1 на этого исполнителя. Это основание для того, чтобы расторгнуть договор и заключить новый с этим же физлицом. Сведения по новому договору нужно сдать в СФР не позднее следующего рабочего дня за днем его заключения.
Какие ошибки в отчете провоцируют проверки
ФНС узнает о том, что компания сотрудничает с самозанятым, как только он формирует первый чек. А о начале и окончании сотрудничества с исполнителями без статуса чиновники узнают из отчета ЕФС-1 (ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Форма отчета ЕФС-1 по трудовым и гражданско-правовым отношения общая. Считают, что из-за этого проверяющие чаще выясняют, не скрывает ли компания за договорами ГПХ трудовые отношения. Но провоцирует проверяющих не сам отчет, а типичные ошибки в нем:
путаница в датах заключения договора и окончания работ;
заполненная графа «трудовая функция» по исполнителю;
совпадение кодов функции работника и исполнителя.
Путаница с датами в подразделе 1.1
Путаница начинается, когда заполняете подраздел 1.1 отчета по договорам ГПХ. Ведь не всегда понятно, какие даты смотреть: в договоре или в акте. Минтруд ответил на этот и другие вопросы по ЕФС-1, и решение зависит от конкретных ситуаций, которые нужно оформить (письмо Минтруда от 04 апреля 2023 г. № 14−1/10/В-4784). Подробности смотрите в таблице ниже.
Ситуация | Отчет о начале сотрудничества | Отчет об окончании сотрудничества |
|---|---|---|
Договор подписали раньше, чем начали работы. | В графе 2 — дата фактического начала работ. В графе 9 — дата подписания договора. | В графах 2 и 9 — дата фактического завершения работ. Чаще это дата из акта. |
Договор подписали позже, чем начали работы. | В графе 2 — дата фактического начала работ. В графе 9 — дата заключения договора | В графах 2 и 9 — дата из акта. |
Даты начала и окончания работ не указаны в договоре. | В графах 2 и 9 — дата заключения договора. | В графах 2 и 9 — дата завершения работ по акту. |
Договор заключили в 2022 году, сотрудничество по нему продолжается в 2023. году | Не подают. ЕФС-1 подают с 1 января 2023 года. | В графах 2 и 9 — только даты завершения работ по договору или акту. |
Также Минтруд отметил: если дата расторжения договора известна при заключении, то эти сведения можно подать заранее. Сведения в СФР вы должны представлять на следующий день после заключения или прекращения договора ГПХ. Если дату расторжения знаете заранее, можете предоставить сведения об окончании договора ГПХ одновременно с информацией о его начале.
Данные по исполнителю в графе «трудовая функция»
Не заполняйте графу «трудовая функция», когда подаете отчет на исполнителя по договору ГПХ (п. 4.6 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 г. № 245п). Наличие в отчете трудовой функции станет для проверяющего сигналом того, что на самом деле это трудовые отношения.
Верховный Суд РФ постановил, что к характерным признакам трудовых правоотношений относится достижение сторонами соглашения о выполнении определенной трудовой функции (п. 15 Обзора практики рассмотрения судами дел, утвержденного Президиумом Верховного суда от 27 апреля 2022 г.).
Понятие «трудовая функция» нельзя использовать по отношению к исполнителям на ГПД не только в отчете ЕФС-1, но и в других документах, например, в договоре. Составляйте для исполнителей перечень задач и формулируйте их как результат, который хотите получить. Если задачи сформулировать как систематические обязанности, а не разовую работу, то проверяющие заподозрят наличие трудовой функции у исполнителя.
Код выполняемой функции исполнителя совпадает с кодом работника
В отчете ЕФС-1 надо заполнить графу «Код выполняемой функции» при приеме на работу, увольнении, заключении и расторжении договора ГПХ. Если для работников и исполнителей по ГПХ указать одинаковый код выполняемой функции, то чиновники заподозрят, что компания заключает договоры ГПХ вместо трудовых.
Пример. У музея часть экскурсоводов была в штате, а с часть на договоре ГПХ. Проверяющие обратили внимание, что:
«Исполнители по договорам оказывали услуги, аналогичные трудовым обязанностям штатных сотрудников Учреждения, указанным в должностных инструкциях».
«К экскурсоводам, привлеченным по договорам возмездного оказания услуг и работающим по трудовому договору, предъявлялись единые квалификационные требования».
«Категории, присваиваемые экскурсоводам, с которыми заключены договоры возмездного оказания услуг, и работающим по трудовым договорам, идентичны».
Отношения с исполнителями переквалифицировали в трудовые. Музей обязали оплатить страховые взносы, пени и штраф. Учреждение попыталось оспорить это решение в суде, но проиграло. Решающим аргументом стало то, что функции исполнителей и штатных работников были одинаковыми (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 июня 2017 г. №Ф07−5509/2017 по делу №А26−8366/2016).
Разграничивайте функционал работников и исполнителей. Формулируйте задачи работников и исполнителей так, чтобы они не пересекались. Старайтесь использовать разные коды выполняемой функции, когда классификатор позволяет разграничить похожий функционал.
Признаки гражданско-правовых отношений по мнению судьи Верховного суда
Исполнитель:
выполняет отдельные задания, а не трудовую функцию;
действует самостоятельно;
не интегрирован в общий производственный процесс;
не подчиняется ПВТР и иным локальным актам компании;
не имеет доступа к информационным ресурсам компании вместе с работниками;
получает выплаты по результатам работы, а не периодически.
Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда от 23 января 2023 г. № 2-КГ22−10-К3.
Как исправить ошибки в ЕФС-1
Если вы поняли, что допустили ошибки в ЕФС-1, вы вправе заполнить корректировочную форму отчета. Если же ошибку обнаружит СФР, то направит вам уведомление, и в течение пяти дней вам нужно будет подать корректировочную форму с верными сведениями.
В корректировочной форме заполняйте титульный лист и те части отчета, где исправляете ошибки.
Чтобы исправить ошибки по договорам ГПХ, подайте титульный лист, подразделы 1 и 1.1.
Чтобы отменить ранее предоставленные сведения по исполнителю, пропишите в строке корректировочного отчета первоначальные сведения, а в поле «признак отмены» поставьте знак «Х».
Чтобы изменить ранее предоставленные сведения, впишите неверные сведения в строку, в ней же в графе 11 укажите признак «Х». Затем в следующей строке укажите верные данные.
За ошибки в подразделе 1.1 раздела 1 должностное лицо компании оштрафуют по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Компанию не привлекут к ответственности, если корректировочную форму отчета отправили до того, как СФР выявил ошибки и сообщил об этом, а сумма недоимки и пени были оплачены раньше подачи уточненных сведений.
Популярное по теме за месяц
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Могут ли самозанятые нанимать работников
