Отсутствие чека от исполнителя на НПД грозит тем, что расходы не подтвердятся, придется начислить страховые взносы и возникнут споры с налоговой.
Узнайте, что делать компании, если самозанятый не предоставил чек компании, как обезопасить бизнес от налоговых рисков и правильно учесть выплаты. В этой инструкции — пошаговый план действий на 2026 год.
Оглавление
Почему чек самозанятого важен для бизнеса
Самозанятые не обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Вместо этого они формируют чеки через мобильное приложение «Мой налог», через оператора электронной площадки или банк (ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Этот чек — единственное подтверждение, что выплата произведена именно плательщику НПД в рамках его законной деятельности.
Если самозанятый не выдал чек, для компании наступают негативные последствия:
Расходы нельзя учесть при налогообложении. Для подтверждения затрат при расчете налога на прибыль или УСН нужен чек из приложения «Мой налог» (п. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ, письмо Минфина от 28.08.2023 № 03-03-06/1/81571). Без этого документа инспекторы снимут расходы.
Придется начислить страховые взносы. Если чека нет, выплата считается произведенной обычному физическому лицу. На нее нужно начислить страховые взносы по единому тарифу (30% в пределах установленной предельной величины базы).
Возможны претензии ФНС. Налоговая может заподозрить, что компания сознательно уходит от налогов, и назначить проверку.
При этом важно понимать: чек из «Мой налог» нельзя проверить через мобильное приложение «Проверка кассового чека» — оно разработано только для чеков с ККТ (Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Это нормально, и налоговая учитывает эту особенность.
Что делать, если самозанятый не дал чек: пошаговый алгоритм
Действия компании зависят от ситуации: услуги уже оказаны или переведен только аванс, самозанятый на связи или пропал, не утратил ли он статус. Разберем все варианты.
Шаг 1. Проверьте статус самозанятого на момент выплаты
Первым делом убедитесь, что исполнитель был зарегистрирован как плательщик НПД в день перевода денег. Сделать это можно через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика» (доступен на сайте налоговой). Если статус подтвержден, но самозанятый не пробил чек вовремя, переходите к следующим шагам. Если статус утрачен, порядок будет иным (об этом ниже).
Шаг 2. Направьте исполнителю требование оформить чек
Свяжитесь с самозанятым и напомните об обязанности выдать чек. Объясните, что без этого документа у компании возникают налоговые риски. Попросите его сформировать чек в приложении «Мой налог» и прислать вам электронную версию. Согласно пункту 4 статьи 14 Закона № 422-ФЗ, чек можно передать одним из трех способов:
отправить на мобильный телефон или электронную почту (покупатель получает ссылку на чек на сайте ФНС);
показать QR-код на экране смартфона для сканирования;
распечатать чек на бумаге и выдать лично.
Если самозанятый не предоставил чек вовремя, но готов его сформировать, он может указать реальную дату расчета («задним числом»). Например, при оплате безналичным переводом чек можно оформить до 9-го числа следующего месяца и поставить именно ту дату, когда поступили деньги. Штрафов за такое опоздание не будет, главное — чтобы чек в итоге появился.
Шаг 3. Определите, что произошло: услуги выполнены или это аванс
Дальнейшие действия зависят от того, на каком этапе находится сотрудничество.
Ситуация А. Услуги оказаны, акт подписан, но чека нет
Это самый распространенный случай. Исполнитель работу выполнил, стороны подписали акт, но самозанятый не прислал чек юр лицу.
По разъяснениям Минфина, если чек отсутствует, компания не вправе учесть выплату в расходах по налогу на прибыль (письмо № 03-03-06/1/81571). Также с суммы вознаграждения нужно доначислить страховые взносы по единому тарифу.
НДФЛ удерживать не требуется, если на момент выплаты статус самозанятого был подтвержден. Закон № 422-ФЗ не связывает освобождение от НДФЛ с наличием чека — важен сам факт регистрации исполнителя как плательщика НПД (ч. 8 ст. 2, письмо ФНС от 12.08.2021 № КВ-4-20/11364@).
Что делать компании:
Доначислить страховые взносы и подать уточненный расчет по взносам.
Исключить сумму выплаты из налоговых расходов. Если уже учли — подать уточненную декларацию по налогу на прибыль или УСН.
Продолжать требовать от исполнителя чек. Если он появится позже, можно будет скорректировать учет и вернуть все в законное русло.
Ситуация Б. Перевели аванс, но самозанятый пропал и чек не выдал
Если вы перечислили предоплату, а исполнитель не оказал услуги, не выходит на связь и не предоставил чек юр лицу, порядок иной:
Аванс в расходах не учитывается, пока услуги не выполнены (п. 1 ст. 272 НК).
Страховые взносы с аванса не начисляются.
НДФЛ не удерживается.
У компании образуется дебиторская задолженность. Списать ее как безнадежную можно только по истечении трех лет (общий срок исковой давности). После этого сумма долга отражается во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК) либо за счет созданного резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК). Выбор способа нужно закрепить в учетной политике.
Ситуация В. Самозанятый превысил лимит дохода и не может выдать чек на всю сумму
Это сложный случай, когда исполнитель потерял право на НПД в середине сотрудничества. Если он получил предоплату, будучи самозанятым, а окончательный расчет пришелся на момент после утраты статуса, алгоритм такой (из ответа экспертной поддержки от 28.07.2025):
На сумму, полученную в статусе НПД (предоплата), нужно требовать чек задним числом. Если чек не выдан, применяются правила для обычного физлица: взносы, невозможность учесть расходы.
На сумму превышения (ту, что вышла за лимит) самозанятый уже не может сформировать чек. С этой части компания обязана удержать НДФЛ как налоговый агент и начислить страховые взносы на дату подписания акта.
Если удержать НДФЛ уже не с чего (выплата произведена полностью), нужно в течение месяца сообщить в ИФНС о невозможности удержать налог (форма 2-НДФЛ с признаком 2).
Также самозанятый должен аннулировать неправильный чек, если он был сформирован на всю сумму, и сформировать новый — на сумму в пределах лимита.
«Если самозанятый потерял статус НПД и не может выдать чек на часть выплаты, компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы. При этом важно правильно определить дату, когда это нужно сделать — на момент подписания акта.
Если вы перечислили аванс, когда статус еще был, а окончательный расчет пришелся на период после утраты, налоги начисляются только с той части, которая превышает лимит. Здесь легко запутаться, поэтому рекомендую вести учет доходов каждого самозанятого и регулярно проверять его статус».
Шаг 4. Если исполнитель не реагирует, оцените риски и примите решение
Что будет, если самозанятый не предоставил чек и игнорирует требования? У компании два варианта:
Самостоятельно доначислить взносы и скорректировать налоговый учет, как описано выше. Это позволит избежать штрафов, так как компания действует добросовестно.
Ничего не делать и ждать проверки. В этом случае при обнаружении нарушения налоговая доначислит взносы, снимет расходы, начислит пени и штраф по статье 122 НК (20–40% от неуплаченной суммы).
Рекомендуем первый вариант. Параллельно фиксируйте все попытки связаться с исполнителем (письма, скриншоты переписки, звонки) — это пригодится при возможных спорах.
Как проверить чек самозанятого и убедиться, что он корректен
Получив чек, проверьте наличие обязательных реквизитов. Они перечислены в пункте 6 статьи 14 Закона № 422-ФЗ:
наименование документа — «Чек»;
дата и время расчета;
фамилия, имя, отчество самозанятого;
ИНН самозанятого;
наименование товара, работы или услуги;
сумма;
система налогообложения — «Налог на профессиональный доход»;
уникальный идентификационный номер чека;
QR-код.
Если самозанятый не вовремя сформировал чек, он мог указать реальную дату расчета — это допустимо. Например, при безналичной оплате чек можно оформить до 9-го числа следующего месяца и поставить именно ту дату, когда поступили деньги. Штрафов за такое опоздание нет, если чек в итоге выдан.
Обратите внимание: чек из «Мой налог» нельзя проверить через приложение «Проверка кассового чека» — это нормально. Его подлинность можно оценить по реквизитам и сверить статус самозанятого на сайте ФНС.
Как самозанятый может аннулировать или исправить чек
Если в чеке ошибка (не та сумма, не тот товар), самозанятый вправе его аннулировать прямо в приложении «Мой налог». Порядок такой:
Зайти в раздел «Операции», найти нужный чек.
Нажать кнопку «Аннулировать чек».
Выбрать причину: «Чек сформирован ошибочно» или «Возврат средств».
Подтвердить действие.
После аннулирования налог пересчитывается. Если по ошибке аннулирован верный чек, восстановить его нельзя — придется формировать новый.
Часто задаваемые вопросы
Что делать компании, если самозанятый не предоставил чек после выплаты?
Потребовать чек в письменной форме. Если исполнитель отказывается, самостоятельно доначислить страховые взносы и исключить выплату из налоговых расходов.
Если самозанятый не прислал чек юр лицу, нужно ли удерживать НДФЛ?
Нет, если на момент выплаты статус самозанятого был подтвержден. Отсутствие чека не делает компанию налоговым агентом по НДФЛ (письмо ФНС № КВ-4-20/11364@). Но взносы начислить придется.
Что будет, если самозанятый не выдал чек физическому лицу?
Для заказчика-физлица налоговых последствий нет, он не обязан отчитываться. Но самозанятый может получить штраф от ФНС по статье 129.13 НК (20% от суммы дохода, при повторном нарушении — 100%).
Можно ли прописать в договоре штраф за отсутствие чека?
Да, это законно. Включите в договор условие, что исполнитель обязуется предоставлять чек в установленный срок, и предусмотрите ответственность, например, неустойку. Это дополнительно мотивирует самозанятого.
«В договоре с самозанятым обязательно прописывайте обязанность выдать чек в течение определенного срока, например, 3 рабочих дня с момента оплаты, и ответственность за ее неисполнение. Это может быть неустойка или возмещение убытков, включая суммы доначисленных налогов.
Такие условия дисциплинируют исполнителя и защитят вас в споре с налоговой».
Как проверить чек из «Мой налог», если приложение для проверки кассовых чеков его не видит?
Повторим: это нормально. Чеки самозанятых не проходят через сервис проверки кассовых чеков. Их подлинность оценивайте по реквизитам и статусу налогоплательщика.
«Самая частая ошибка компаний — надеяться, что отсутствие чека сойдет с рук. Налоговая получает данные от самозанятых и видит расхождения. Если по вашим выплатам нет чеков, а самозанятый не отразил доход, это автоматический сигнал для проверки.
Лучше сразу доначислить взносы, чем потом платить пени и штрафы. При этом важно помнить: НДФЛ удерживать не нужно, если статус самозанятого был подтвержден в день выплаты».
Резюме: как защитить компанию
Пропишите в договоре обязанность самозанятого выдавать чек и сроки его предоставления. Укажите, что исполнитель обязуется уведомлять об утрате статуса НПД.
Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой (особенно если платите регулярно).
Создайте внутренний регламент: без полученного чека выплата не считается закрытой.
Используйте автоматизированные сервисы, которые сами формируют и хранят чеки. Например, платформа «Консоль» позволяет создавать чеки за самозанятых при выплатах через сервис, исключая риск человеческой ошибки.
Если самозанятый не предоставил чек, действуйте по алгоритму: напоминание — доначисление взносов — корректировка учета.
Помните: ваша цель — не наказать исполнителя, а защитить компанию от финансовых потерь. Четкий договор и автоматизация процессов сведут такие риски к минимуму.
