Автор и редактор журнала Консоль

Когда компания начинает взаимодействовать с самозанятыми, на бухгалтерию ложится дополнительный объем работы. Если исполнителей несколько, опытные бухгалтеры могут сами разнести расходы по счетам и собрать документы для налоговой. Когда количество самозанятых переваливает за 50, в ручном режиме их уже обрабатывать невозможно — появляются ошибки.

В этой статье расскажем, как проводить расчеты с самозанятыми: бухгалтерский учет, проводки, классификация, формирование платежных поручений. Какие документы нужно собрать у исполнителя, чтобы обосновать расходы и доходы. Как проконтролировать сроки выполнения услуг и оплаты, чтобы не допустить финансовых рисков и нарушений налогового кодекса. И как упростить работу бухгалтерии.

Оглавление

Что надо проконтролировать бухгалтеру перед расчетами с самозанятыми

Платить налоги самозанятые должны сами, но вот проверки приходят не к ним, а к заказчику, и штрафы ложатся на него. Чтобы их избежать, лучше всё проконтролировать заранее. Перед выплатой надо убедиться, что есть подписанный договор и исполнитель имеет статус плательщика НПД. А чтобы верно разнести расходы и произвести бухгалтерский учет, надо проверить сроки оказания услуг и сроки оплаты.

Компания и самозанятый заключили договор

Есть всего три условия, при которых можно не заключать договор с самозанятым исполнителем, и выполняться они должны одновременно:

  • общая сумма сделки меньше 10 000 ₽;

  • исполнитель приступает к работе немедленно и получает оплату сразу после завершения;

  • заказчику не нужен акт о выполненных услугах.

Во всех остальных случаях договор — обязательный документ. Без него ни компания, ни самозанятый не смогут защитить свои права или отчитаться перед налоговой. Лучше проконтролировать, что договор подписан, до того, как переводить исполнителю оплату.

Как проверить: запросите договор у ответственного менеджера и убедитесь, что он подписан с двух сторон. Договор, подписанный только с одной стороны, не имеет юридической силы.

Исполнитель занимается подходящим видом деятельности

Самозанятый может заниматься практически любым видом деятельности: консультировать, обучать, ремонтировать, продавать товары своего производства, сдавать в прокат личное имущество и т. д. В законе нет конкретного перечня, однако есть ограничения.

Самозанятому нельзя:

  • перепродавать чужие или подакцизные товары;

  • добывать полезные ископаемые;

  • сдавать в аренду нежилые помещения;

  • работать в интересах другого лица.

Полный список видов деятельности, которые не подпадают под самозанятость, указан в ст. 4 Федерального закона № 422-ФЗ.

Самозанятый не потерял статус плательщика НПД

Самозанятые не обязаны предупреждать заказчика об утрате статуса плательщика НПД. Если компания не уследит за этим, то сперва ей доначислят налоги и взносы, а затем могут последовать и более серьезные последствия: штрафы, переквалификация.

Самозанятый теряет статус плательщика НПД в двух случаях:

  • если заработал более 2,4 миллионов рублей в год;

  • если сам снялся с регистрации.

Как проверить: ввести ИНН исполнителя на сайте налоговой.

Совет

Пропишите в договоре обязанность самозанятого уведомлять о потере статуса. И отдельно — обязанность компенсировать потери компании, если он об этом не уведомил.

Самозанятый правильно оформил чек

Самозанятый сам оформляет чек. Бывает, что исполнитель выставляет его задним числом, присылает позже нужного или указывает в чеке неактуальные данные. Или самозанятый умышленно меняет дату и сумму чека для занижения налоговой базы. Даже если бухгалтерия со своей стороны всё сделает верно, в налоговом и бухгалтерском учете возникнет ошибка, и это привлечет внимание налоговой.

Перед тем, как проводить расчет с самозанятым по бухгалтерскому учету, надо проверить, совпадает ли дата и сумма чека с датой и суммой фактической оплаты.

Как проверять: дату и сумму чека сверяйте с датой и суммой денежного перевода.

Совет

Обратите внимание, какую услугу или работу самозанятый указал в чеке. Если формулировка имеет трудовую терминологию и указывает на подмену отношений, попросите самозанятого перевыставить чек. Для компании это возможность доказать чистоту взаимоотношений с исполнителем перед налоговой.

Что делать, если в акте и чеке разные даты?

Дата акта может быть позже даты чека, если самозанятый получил предоплату за свои услуги. Расходы в таком случае можно принять датой акта выполненных работ, однако самозанятый все равно должен предоставить чек.

Если самозанятый выставил чек с необоснованно измененной датой, попросите его аннулировать чек и перевыставить новый с верной датой. Если это невозможно, то принять эти расходы лучше датой фактического платежа или акта.

Совет

Если компания взаимодействует с недобропорядочным самозанятым, то может сообщить о нем в ФНС. Налоговая проведет проверку и оштрафует самозанятого. Компания никакой ответственности за это не понесет.

Как проводить расчет самозанятых

Заведите номенклатуру в программе бухгалтерского учета

Контрагент и договор. Самозанятые такие же контрагенты, поэтому заводить их в программу бухучета стоит так же, как и остальных. В «1С Бухгалтерия 8» уже есть тип контрагента «Самозанятый». А если такое не предусмотрено программой бухучета, которой вы пользуетесь, то заводите самозанятого как ИП — у них схожая система налогообложения.

В программах бухгалтерского учета есть возможность импортировать данные из других источников, например из внутренней системы документооборота. Также часто бывают предустановлены стандартные формы документов — договоры, акты, — которые можно модифицировать под конкретные нужды компании.

Услуга и операция. Создайте новую услугу (или товар, если это необходимо) в справочнике номенклатуры. Введите ее наименование, единицу измерения, стоимость (цену) и другие параметры в зависимости от требований вашей программы.

Если нужно, создайте новую операцию, например:

  • оказаны услуги физлицом-плательщиком НПД;

  • поставлены товары, материалы, основные средства или НМА физлицом-плательщиком НПД.

Формулировка операции влияет, на какой счет доходов и расходов ее нужно будет отнести впоследствии.

Совет

Самозанятый может предоставлять услуги и продавать товары, которые он сам создал. Например, если он является дизайнером, он может продавать свои работы, а если делает домашние коврики, то продавать свою продукцию. Однако он не может перепродавать чужие товары без соответствующей лицензии или разрешения.

Сформируйте платежное поручение и оплатите

Важно убедиться, что все реквизиты, указанные в платежном поручении, соответствуют требованиям налогового законодательства и договору с самозанятым исполнителем.

Популярное по теме за месяц

На какой счет отнести самозанятого

Счет, на который следует отнести самозанятых, зависит от вида услуг, который они оказывают. Услугу самозанятого фотографа можно отнести на счет затрат «Реклама и маркетинг», если ее приобрели для продвижения компании. Или на счет «Консультационные услуги», если это совет или экспертное мнение.

Например, операцию «Оказаны услуги физлицом-плательщиком НПД» можно отнести на такие счета: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» или 91 «Расчеты с населением».

А операцию «Поставлены товары, материалы, основные средства или НМА физлицом-плательщиком НПД» — на счета 41 «Товары», 10 «Материалы», 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы».

Совет

Относить самозанятых на счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» нельзя. Это повод для налоговой обратить внимание на взаимоотношения компании с исполнителями и переквалифицировать их в трудовые.

Проводки могут выглядеть так:

  • Дебет 26 — Кредит 76 — Вознаграждение самозанятому за услуги клининга.

  • Дебет 20 — Кредит 76 — Вознаграждение физлицу-плательщику НПД за услуги по ремонту станка.

Совет

Не используйте трудовую терминологию для проводок расчетов с самозанятыми, чтобы не привлекать внимание налоговой.Не «зарплата», а «вознаграждение».Не «работа», а «услуги».

Как сделать проводки на самозанятых через номинальный счет

Если компания расплачивается с самозанятыми исполнителями через номинальный счет, то такие платежи можно описать проводкой:

  • Дебет 76 — Кредит 51 — Расчеты с посредником по номинальному счету.

Перевод денег с основного счета на номинальный не является расходом. Для налогового учета можно принять уже фактические расходы — после того, как рассчитаетесь с исполнителями и получите документы.

Совет

Номинальный счет используется, если компания взаимодействует с исполнителями через платформу, например Консоль.Про. Чеки и документы в таком случае формируются автоматически, и создавать платежное поручение для каждого самозанятого не нужно. Платить можно как по банковским реквизитам, так и по номеру карты или телефона.

Как упростить взаимодействие с самозанятыми

Чаще всего бухгалтерия испытывает трудности на этапе подготовки документов. Часть ответственности тут лежит на самозанятых, и бухгалтер не может никак на это повлиять. Приходится всё контролировать в ручном режиме: документы, статус НПД, сроки оплаты, сроки оказания услуг. Это отнимает время, но если не проверить — возникнут ошибки.

Если сотрудничество с самозанятыми стоит на потоке, без еще одного бухгалтера или автоматизации не обойтись. Но если их 10−20 в месяц, не утонуть в бумажках бухгалтеру поможет реестр документов.

С помощью реестра

Если компания пользуется внутренней системой документооборота, то договор с самозанятым нужно тоже проводить через нее. Тогда в программу бухучета подтянутся реквизиты контрагента, наименование услуги, которую он оказывает, и другая информация для дальнейших действий. Внутри системы ЭДО бухгалтер сможет отследить наличие и документов и подписаны ли они.

Если отдельной системы ЭДО в компании нет, бухгалтер может сам создать реестр для самозанятых. В нем можно указывать все данные, которые нужны для последующих расчетов, и отслеживать статус того или иного исполнителя. Этот реестр можно вести совместно с отделом кадров.

Реестр документов может выглядеть так

В реестре можно создать справочник услуг и затем выбирать нужную из выпадающего списка. Статус подписания документов отмечать галочкой или цветом — сразу видно, можно ли переходить к следующему этапу расчетов. В нашем примере столбец «Статус НДП» заполнить нужно обязательно, иначе таблица не позволит вносить данные в следующие поля. Так бухгалтер не забудет проверить статус самозанятого перед оплатой.

С автоматизацией от Консоль.Про

Все задачи, которые не относятся к бухгалтерской деятельности, можно перенести на платформу Консоль.Про. Бухгалтеру больше не придется заниматься проверкой документов и выпрашивать их у исполнителей. Всё формируется и хранится на платформе, там же удобно отслеживать статус. Риски и ошибки снижаются: исполнитель не сможет получить оплату без документов или выставить чек с неверными данными. Бухгалтеры смогут заниматься привычными делами и не переживать о закрывающих документах.

Вот как Консоль.Про облегчает жизнь бухгалтерии:

  • Позволяет массово загружать документы. Договоры, акты и задания можно загружать пачками. Бухгалтеру надо один раз заполнить табличку на всех исполнителей, и платформа сама сформирует нужные документы.

  • Создает сквозную систему данных. Данные передаются из договоров и заданий — в акты и чеки. Ничего не надо заполнять вручную.

  • Позволяет прозрачно отслеживать статусы. Всегда видно, подписаны ли договор и акт, актуален ли статус самозанятого, не аннулирован ли чек. Всё проверяет Консоль.Про, и если возникнет ошибка, платформа не позволяет провести оплату.

  • Интегрируется с большинством программ бухучета. Платформу можно подключить по API к программе, которой пользуются в вашей компании. Тогда выплаты будут приходить автоматически.

  • Общий реестр выплат. Бухгалтеру достаточно скачать реестр из платформы и провести его в «1С». Если настроена интеграция, то и это произойдет автоматически.

В онлайн школе «Умназия» один из бухгалтеров полностью занимался самозанятыми — вел документооборот и собирал закрывающие документы. Но всё равно возникали проблемы: кто-то не прислал чек, кто-то не подписал договор. Когда «Умназия» перешла на ЭДО Консоль. Про, ошибки в документах полностью исчезли, а у бухгалтера освободилось 20 часов рабочего времени.

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Что нового
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях