Бухгалтерский учет при расчете с самозанятыми: документы, учетные счета, проводки

Когда компания начинает взаимодействовать с самозанятыми, на бухгалтерию ложится дополнительный объем работы. Если исполнителей несколько, опытные бухгалтеры могут сами разнести расходы по счетам и собрать документы для налоговой. Когда количество самозанятых переваливает за 50, в ручном режиме их уже обрабатывать невозможно — появляются ошибки.

В этой статье расскажем, как проводить расчеты с самозанятыми: бухгалтерский учет, проводки, классификация, формирование платежных поручений. Какие документы нужно собрать у исполнителя, чтобы обосновать расходы и доходы. Как проконтролировать сроки выполнения услуг и оплаты, чтобы не допустить финансовых рисков и нарушений налогового кодекса. И как упростить работу бухгалтерии.

Платить налоги самозанятые должны сами, но вот проверки приходят не к ним, а к заказчику, и штрафы ложатся на него. Чтобы их избежать, лучше всё проконтролировать заранее. Перед выплатой надо убедиться, что есть подписанный договор и исполнитель имеет статус плательщика НПД. А чтобы верно разнести расходы и произвести бухгалтерский учет, надо проверить сроки оказания услуг и сроки оплаты.

Есть всего три условия, при которых можно не заключать договор с самозанятым исполнителем, и выполняться они должны одновременно:

Во всех остальных случаях договор — обязательный документ. Без него ни компания, ни самозанятый не смогут защитить свои права или отчитаться перед налоговой. Лучше проконтролировать, что договор подписан, до того, как переводить исполнителю оплату.

Как проверить: запросите договор у ответственного менеджера и убедитесь, что он подписан с двух сторон. Договор, подписанный только с одной стороны, не имеет юридической силы.

Самозанятый может заниматься практически любым видом деятельности: консультировать, обучать, ремонтировать, продавать товары своего производства, сдавать в прокат личное имущество и т. д. В законе нет конкретного перечня, однако есть ограничения.

Самозанятому нельзя:

Полный список видов деятельности, которые не подпадают под самозанятость, указан в ст. 4 Федерального закона № 422-ФЗ.

Самозанятые не обязаны предупреждать заказчика об утрате статуса плательщика НПД. Если компания не уследит за этим, то сперва ей доначислят налоги и взносы, а затем могут последовать и более серьезные последствия: штрафы, переквалификация.

Самозанятый теряет статус плательщика НПД в двух случаях:

Как проверить: ввести ИНН исполнителя на сайте налоговой.

Самозанятый сам оформляет чек. Бывает, что исполнитель выставляет его задним числом, присылает позже нужного или указывает в чеке неактуальные данные. Или самозанятый умышленно меняет дату и сумму чека для занижения налоговой базы. Даже если бухгалтерия со своей стороны всё сделает верно, в налоговом и бухгалтерском учете возникнет ошибка, и это привлечет внимание налоговой.

Перед тем, как проводить расчет с самозанятым по бухгалтерскому учету, надо проверить, совпадает ли дата и сумма чека с датой и суммой фактической оплаты.

Как проверять: дату и сумму чека сверяйте с датой и суммой денежного перевода.

Дата акта может быть позже даты чека, если самозанятый получил предоплату за свои услуги. Расходы в таком случае можно принять датой акта выполненных работ, однако самозанятый все равно должен предоставить чек.

Если самозанятый выставил чек с необоснованно измененной датой, попросите его аннулировать чек и перевыставить новый с верной датой. Если это невозможно, то принять эти расходы лучше датой фактического платежа или акта.

Контрагент и договор. Самозанятые такие же контрагенты, поэтому заводить их в программу бухучета стоит так же, как и остальных. В «1С Бухгалтерия 8» уже есть тип контрагента «Самозанятый». А если такое не предусмотрено программой бухучета, которой вы пользуетесь, то заводите самозанятого как ИП — у них схожая система налогообложения.

В программах бухгалтерского учета есть возможность импортировать данные из других источников, например из внутренней системы документооборота. Также часто бывают предустановлены стандартные формы документов — договоры, акты, — которые можно модифицировать под конкретные нужды компании.

Услуга и операция. Создайте новую услугу (или товар, если это необходимо) в справочнике номенклатуры. Введите ее наименование, единицу измерения, стоимость (цену) и другие параметры в зависимости от требований вашей программы.

Если нужно, создайте новую операцию, например:

Формулировка операции влияет, на какой счет доходов и расходов ее нужно будет отнести впоследствии.

Важно убедиться, что все реквизиты, указанные в платежном поручении, соответствуют требованиям налогового законодательства и договору с самозанятым исполнителем.

Счет, на который следует отнести самозанятых, зависит от вида услуг, который они оказывают. Услугу самозанятого фотографа можно отнести на счет затрат «Реклама и маркетинг», если ее приобрели для продвижения компании. Или на счет «Консультационные услуги», если это совет или экспертное мнение.

Например, операцию «Оказаны услуги физлицом-плательщиком НПД» можно отнести на такие счета: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» или 91 «Расчеты с населением».

А операцию «Поставлены товары, материалы, основные средства или НМА физлицом-плательщиком НПД» — на счета 41 «Товары», 10 «Материалы», 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы».

Проводки могут выглядеть так:

Если компания расплачивается с самозанятыми исполнителями через номинальный счет, то такие платежи можно описать проводкой:

Перевод денег с основного счета на номинальный не является расходом. Для налогового учета можно принять уже фактические расходы — после того, как рассчитаетесь с исполнителями и получите документы.

Чаще всего бухгалтерия испытывает трудности на этапе подготовки документов. Часть ответственности тут лежит на самозанятых, и бухгалтер не может никак на это повлиять. Приходится всё контролировать в ручном режиме: документы, статус НПД, сроки оплаты, сроки оказания услуг. Это отнимает время, но если не проверить — возникнут ошибки.

Если сотрудничество с самозанятыми стоит на потоке, без еще одного бухгалтера или автоматизации не обойтись. Но если их 10−20 в месяц, не утонуть в бумажках бухгалтеру поможет реестр документов.

Если компания пользуется внутренней системой документооборота, то договор с самозанятым нужно тоже проводить через нее. Тогда в программу бухучета подтянутся реквизиты контрагента, наименование услуги, которую он оказывает, и другая информация для дальнейших действий. Внутри системы ЭДО бухгалтер сможет отследить наличие и документов и подписаны ли они.

Если отдельной системы ЭДО в компании нет, бухгалтер может сам создать реестр для самозанятых. В нем можно указывать все данные, которые нужны для последующих расчетов, и отслеживать статус того или иного исполнителя. Этот реестр можно вести совместно с отделом кадров.

В реестре можно создать справочник услуг и затем выбирать нужную из выпадающего списка. Статус подписания документов отмечать галочкой или цветом — сразу видно, можно ли переходить к следующему этапу расчетов. В нашем примере столбец «Статус НДП» заполнить нужно обязательно, иначе таблица не позволит вносить данные в следующие поля. Так бухгалтер не забудет проверить статус самозанятого перед оплатой.

Все задачи, которые не относятся к бухгалтерской деятельности, можно перенести на платформу Консоль.Про. Бухгалтеру больше не придется заниматься проверкой документов и выпрашивать их у исполнителей. Всё формируется и хранится на платформе, там же удобно отслеживать статус. Риски и ошибки снижаются: исполнитель не сможет получить оплату без документов или выставить чек с неверными данными. Бухгалтеры смогут заниматься привычными делами и не переживать о закрывающих документах.

Вот как Консоль.Про облегчает жизнь бухгалтерии: