Livecargo — компания, которая занимается доставкой «последней мили», то есть перевозит товары со складов и магазинов до конечного покупателя. Они сотрудничают с самозанятыми исполнителями — это пешие курьеры, курьеры на легковых и грузовых автомобилях. Компания доставляет грузы физлицам и компаниям: первым помогают с переездами, вторым — с маркетплейсами и производствами.
Годовой оборот Livecargo около 200 миллионов рублей, есть офисы в Москве и Санкт-Петербурге, но сотрудничают они с самозанятыми по всей стране.
Проблема: с привлечением 1000 самозанятых работа с документами становится неподъемной
До перехода на Консоль.Про Livecargo уже сотрудничала с самозанятыми и обходилась без посторонней помощи. Но всё изменилось, когда к компании обратился новый клиент с непростой задачей: для оказания услуг требовалось от 1000 до 1500 самозанятых. На эту задачу решили привлечь граждан ЕАЭС, мигрантов из Киргизии и Белоруссии.
Нужно было разобраться с несколькими проблемами:
Если компания сотрудничает с самозанятым-гражданином ЕАЭС, она должна подать специальное уведомление в МВД. А для этого нужно собрать и проверить ряд документов: паспорт, миграционную карту, разрешение, вид на жительство и справку о постановке на учет налогоплательщика НПД. С таким количеством исполнителей это становится для компании неподъемным бременем.
Нужно было организовать систему сбора закрывающих документов. До сотрудничества с Консоль.Про компания собирала их вручную после оплаты — и исполнители часто забывали присылать чеки и акты об оказанных услугах. С 1000 самозанятых нагрузка на бухгалтерию стала бы слишком большой.
Решение: перевести взаимодействие с самозанятыми на Консоль.Про
Фаундеры Livecargo устроили три встречи с разными компаниями. После первой же встречи с Консоль.Про решили работать именно с нами — понравилась гибкость и прозрачность платформы.
В итоге компания взяла проект нового клиента. За три месяца Livecargo подключила к системе 500 исполнителей, и теперь уведомления в МВД формируются автоматически, а закрывающие документы приходят еще до того, как пройдет выплата. Теперь компании достаточно лишь иногда пополнять номинальный счет — деньги уходят исполнителю моментально после подписания акта. Еще мы интегрировали нашу платформу в «1С» организации: система автоматически выгружает все закрывающие документы в реестр и распределяет их по самозанятым.
Что для этого сделали
Настроили автоматическое формирование уведомлений
Теперь компании не нужно собирать миграционные документы и вручную формировать уведомления в МВД. При регистрации на платформе самозанятые сами загружают сканы паспорта, временной регистрации и миграционной карты. И после подписания договора Консоль.Про автоматически формирует уведомление по шаблону.
Уведомления нужно подавать по тому адресу или району, где самозанятый будет оказывать услуги, поэтому на платформе есть несколько шаблонов с разными адресами подразделений МВД, чтобы было удобнее собирать документы сразу по группе исполнителей.
Мы составили разные сценарии для регистрации и помогли диверсифицировать поток самозанятых по разным МВД. Вот как выглядит весь процесс на практике:
Компания формирует сценарий исходя из территориального органа МВД. Все документы внутри сценария создаются по шаблону для этого конкретного сценария — и во всех документах указан адрес одного МВД.
Компания отправляет исполнителю уникальную ссылку для регистрации на платформе.
В процессе регистрации исполнитель прикладывает все необходимые документы для формирования уведомления в МВД.
Платформа проверяет документы и формирует уведомление по шаблону.
Когда формируется 10 уведомлений бухгалтер печатает их и подает в территориальное подразделение МВД, которое указано в шаблоне.
Следующие 10 человек проходят по другому сценарию в другое МВД.
Теперь компания скидывает будущим исполнителям ссылку на регистрацию, а всё остальное делает платформа. Это позволило снять нагрузку с менеджера по подключению — и теперь самозанятых привлекать к сотрудничеству проще и быстрее.
Настроили массовую оплату и сбор закрывающих документов
Теперь выплаты в компании стали проще и прозрачнее. Бухгалтерам не нужно бегать за самозанятыми и собирать с них закрывающие документы: достаточно сформировать пачку актов, одним кликом подписать все документы и отправить их исполнителям.
Менеджеры заполняют специальный реестр: в нем содержится информация о том, кто какие услуги оказал, когда и в каком объеме. Потом этот реестр загружают на платформу — на его основе формируется пачка актов. Одной кнопкой акты можно отправить на подпись исполнителям — и как только они подпишут документы, им придет оплата. А все закрывающие документы автоматически подгружаются в «1С» компании и распределяются по конкретным исполнителям.
Теперь у компании есть чеки по всем выплатам — Консоль.Про формирует их автоматически и добавляет в личный кабинет компании.
Еще компания подключила номинальный счет Консоль.Про: теперь достаточно несколько раз в месяц переводить на него деньги, а выплаты исполнителям платформа сделает сама.
«Мы долго согласовывали с клиентом весь процесс, так что в итоге время поджимало. Менеджеров мы обучали с нуля, сами всё проверяли, учились новому. Специалисты из Консоль.Про активно подключались к процессу и всё объясняли. Если возникает вопрос, пишешь его в чате в телеге — и сразу приходят на помощь».
Результаты
15 минут | 100% | 0 бумажных документов |
|---|---|---|
уходит на подписание договора | закрывающих документов автоматически подгружаются в бухгалтерию компании | требуется для начала сотрудничества |
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Фокс Пицца: снизили риски и оптимизировали сотрудничество с самозанятыми
Как оформлять по 1000 самозанятых в день за 2 часа
Как автоматизировать документооборот с 110 самозанятыми в EdTech
