Каршеринг «Ситидрайв» — сервис краткосрочной аренды автомобилей в Москве, Санкт-Петербурге и Сочи. Есть разные форматы аренды: с оплатой поминутно, за конкретный маршрут или на срок от 2 часов до 7 дней. В парке «Ситидрайва» более 11 000 автомобилей разных марок и классов комфортности.

Почти 1000 самозанятых исполнителей занимаются обслуживанием автомобилей:

→ перегоняют на АЗС и мойку, сервис и обслуживание;
 заливают незамерзайку;
 выгоняют новые автомобили в город;
 пригоняют автомобиль клиенту к определенному времени;
 а зимой даже выкапывают автомобили из снега.

Проблема: ручные процессы не позволяли масштабировать компанию

На сотрудничество с самозанятыми уходило много времени, нужно было:

  • рассказать, как можно получить статус самозанятого, если его нет;

  • договориться о встрече в офисе, заполнить и подписать договор;

  • встретиться лично, чтобы подписать акты;

  • перед выплатой проверить, действует ли у исполнителя статус самозанятого;

  • получить электронную копию чека и сохранить ее.

Когда количество самозанятых исполнителей увеличилось с 10 до 50 человек, масштабироваться дальше стало невозможно. Пришлось бы расширять штат и нанимать новых операторов, бухгалтеров.

В актах нужно было отображать разные типы заданий исполнителей

Исполнители выполняют разные задания: перегоняют автомобили на АЗС, автомойки и обслуживание, заряжают электромобили, заливают незамерзающую жидкость. Стоимость может варьироваться, она зависит от сложности и продолжительности задания.

Например, за ночь один исполнитель может выполнить 80 заданий: залить омывающую жидкость в 80 автомобилей. Это задание быстрое, и оплата за него небольшая. А может быть всего два задания за ночь — например, перегнать Теслу на зарядку и подождать, пока она зарядится. Это задание дороже: оно дольше, и сама машина стоит больше.

В актах нужно было отражать сами задания, которых за неделю могло быть много, финальную стоимость оказанных услуг и штрафы. Если исполнитель выполнял задание и получил штраф за нарушение ПДД или повредил автомобиль, нужно отразить это в акте и вычесть из суммы выплат.

Решение: избавиться от ручных процессов

«Ситидрайв» с помощью Консоль. Про автоматизировал всё сотрудничество с самозанятыми и за первые три месяца увеличил количество исполнителей с 50 до 300. Сейчас с компанией сотрудничают почти 1000 исполнителей, которые выполняют до 3000 заданий в сутки.

На платформе завели 17 сценариев онбординга: самозанятый исполнитель получает индивидуальную ссылку, по которой подписывает договор и предоставляет дополнительные документы, если нужно. Затем получает задания из внутренней системы «Ситидрайва», а вся информация автоматически подтягивается в акты и чеки. Все сотрудничество с самозанятыми проходит при минимальном участии сотрудников «Ситидрайва».

Если раньше уходило 4−5 дней, чтобы подписать документы с самозанятыми, то сейчас с Консоль. Про это занимает 1−2 дня, а от сотрудников нужен минимум усилий. «Ситидрайв» может набирать исполнителей одновременно на 7−10 разных направлений.

Что для этого сделали

Сделали разные сценарии онбординга для разных городов

Исполнители находятся в разных городах и оказывают услуги в трех направлениях: заправка автомобилей, перегон на обслуживание и «эффективное перемещение» — пригнать автомобиль клиенту к определенному времени или выгнать новые автомобили в город. В каждом направлении есть разные услуги, всего их можно насчитать до 50.

Для разных направлений и городов в Консоль.Про загрузили разные формы договоров и завели разные сценарии онбординга:

  • ремонт автомобилей;

  • перегон на мойку;

  • перегон по заданиям;

  • перегон на АЗС;

  • промоутеры;

  • модераторы, которые проверяют отчеты исполнителей.

«Одна из причин, по которой мы выбрали Консоль.Про — вы не ограничиваете нас в шаблонах договоров. Часто компании на рынке „помогают“ клиентам и предлагают уже разработанные формы договоров. У нас форма договора меняется в зависимости от услуг, которые будет оказывать самозанятый, поэтому было важно загрузить свои договоры».

Виктория Рыхлова, руководитель отдела линейных операций «Ситидрайва»

Сотрудники отправляют исполнителю ссылку на онбординг в зависимости от города и направления услуг. В сценарии уже будет подходящая форма договора и список документов, которые должен предоставить будущий исполнитель.

Сценарии нужны, чтобы контролировать количество исполнителей на местах. В личном кабинете компании сразу видно, достаточно ли исполнителей в конкретном городе и на конкретном направлении.

Интегрировали Консоль.Про с внутренней системой «Ситидрайва»

Во внутренней системе «Ситидрайва» исполнители получают всю информацию о задании: где машина, куда ее нужно отвезти, что с ней нужно сделать. Система собирает данные о выполненных заданиях и их стоимости за период и выгружает готовые акты в Консоль.Про по API.

Так выглядят готовые акты в Консоль.Про

Подготовили сложные формы актов

Разработали новые формы актов: в них отображается вид оказанных услуг, сумма выплат и сумма удержаний. Это могут быть разные типы удержаний:

  • за нарушения ПДД — превышение скорости, нарушение правил парковки;

  • штрафы по договору с компанией — например, если исполнитель не вывел автомобиль на линию после обслуживания и он долго был недоступен для клиентов;

  • за повреждения автомобиля.

«Ситидрайв» подготовил шаблоны актов с полями, которые нужно заполнить, их загрузили в Консоль.Про. Дальше информация о штрафах попадает в карточку исполнителя, и уже оттуда автоматически подтягивается в акт.

Интегрировали «1С» и Консоль.Про

Бухгалтеры «Ситидрайва» раз в месяц выгружают данные из Консоль. Про в «1С: Бухгалтерию». Это данные о действующих и новых договорах, информация об актах, оплаченных в прошлом месяце. На основании этого формируется бухгалтерская отчетность о сотрудничестве с самозанятыми.

«Когда мы только перешли на Консоль.Про, бухгалтеры не верили, что теперь всё надежно хранится в системе. Первые 2−3 месяца обращались в поддержку, нам выгружали из личного кабинета чеки, мы их скачивали и складывали в папку на компьютере. Но потом успокоились, поняли, что Консоль.Про никуда не денется и у нас всегда есть доступ к документам — это очень удобно».

Виктория Рыхлова, руководитель отдела линейных операций «Ситидрайва»

Результаты

1–2 дня

с 50 до 900

на 7–10

уходит на онбординг самозанятых

увеличили количество самозанятых

направлений одновременно ищут исполнителей

Попробуйте бесплатно!
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Запросить демо
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях
Новости Нюансы работы с самозанятыми Примеры и кейсы Рекомендации юристов Объяснения законов
Подписаться на дайджест Подписаться
Другие статьи по теме