Каршеринг «Ситидрайв» — сервис краткосрочной аренды автомобилей в Москве, Санкт-Петербурге и Сочи. Есть разные форматы аренды: с оплатой поминутно, за конкретный маршрут или на срок от 2 часов до 7 дней. В парке «Ситидрайва» более 11 000 автомобилей разных марок и классов комфортности.
Почти 1000 самозанятых исполнителей занимаются обслуживанием автомобилей:
→ перегоняют на АЗС и мойку, сервис и обслуживание;
→ заливают незамерзайку;
→ выгоняют новые автомобили в город;
→ пригоняют автомобиль клиенту к определенному времени;
→ а зимой даже выкапывают автомобили из снега.
Проблема: ручные процессы не позволяли масштабировать компанию
На сотрудничество с самозанятыми уходило много времени, нужно было:
рассказать, как можно получить статус самозанятого, если его нет;
договориться о встрече в офисе, заполнить и подписать договор;
встретиться лично, чтобы подписать акты;
перед выплатой проверить, действует ли у исполнителя статус самозанятого;
получить электронную копию чека и сохранить ее.
Когда количество самозанятых исполнителей увеличилось с 10 до 50 человек, масштабироваться дальше стало невозможно. Пришлось бы расширять штат и нанимать новых операторов, бухгалтеров.
В актах нужно было отображать разные типы заданий исполнителей
Исполнители выполняют разные задания: перегоняют автомобили на АЗС, автомойки и обслуживание, заряжают электромобили, заливают незамерзающую жидкость. Стоимость может варьироваться, она зависит от сложности и продолжительности задания.
Например, за ночь один исполнитель может выполнить 80 заданий: залить омывающую жидкость в 80 автомобилей. Это задание быстрое, и оплата за него небольшая. А может быть всего два задания за ночь — например, перегнать Теслу на зарядку и подождать, пока она зарядится. Это задание дороже: оно дольше, и сама машина стоит больше.
В актах нужно было отражать сами задания, которых за неделю могло быть много, финальную стоимость оказанных услуг и штрафы. Если исполнитель выполнял задание и получил штраф за нарушение ПДД или повредил автомобиль, нужно отразить это в акте и вычесть из суммы выплат.
Решение: избавиться от ручных процессов
«Ситидрайв» с помощью Консоль. Про автоматизировал всё сотрудничество с самозанятыми и за первые три месяца увеличил количество исполнителей с 50 до 300. Сейчас с компанией сотрудничают почти 1000 исполнителей, которые выполняют до 3000 заданий в сутки.
На платформе завели 17 сценариев онбординга: самозанятый исполнитель получает индивидуальную ссылку, по которой подписывает договор и предоставляет дополнительные документы, если нужно. Затем получает задания из внутренней системы «Ситидрайва», а вся информация автоматически подтягивается в акты и чеки. Все сотрудничество с самозанятыми проходит при минимальном участии сотрудников «Ситидрайва».
Если раньше уходило 4−5 дней, чтобы подписать документы с самозанятыми, то сейчас с Консоль. Про это занимает 1−2 дня, а от сотрудников нужен минимум усилий. «Ситидрайв» может набирать исполнителей одновременно на 7−10 разных направлений.
Что для этого сделали
Сделали разные сценарии онбординга для разных городов
Исполнители находятся в разных городах и оказывают услуги в трех направлениях: заправка автомобилей, перегон на обслуживание и «эффективное перемещение» — пригнать автомобиль клиенту к определенному времени или выгнать новые автомобили в город. В каждом направлении есть разные услуги, всего их можно насчитать до 50.
Для разных направлений и городов в Консоль.Про загрузили разные формы договоров и завели разные сценарии онбординга:
ремонт автомобилей;
перегон на мойку;
перегон по заданиям;
перегон на АЗС;
промоутеры;
модераторы, которые проверяют отчеты исполнителей.
«Одна из причин, по которой мы выбрали Консоль.Про — вы не ограничиваете нас в шаблонах договоров. Часто компании на рынке „помогают“ клиентам и предлагают уже разработанные формы договоров. У нас форма договора меняется в зависимости от услуг, которые будет оказывать самозанятый, поэтому было важно загрузить свои договоры».
Сотрудники отправляют исполнителю ссылку на онбординг в зависимости от города и направления услуг. В сценарии уже будет подходящая форма договора и список документов, которые должен предоставить будущий исполнитель.
Сценарии нужны, чтобы контролировать количество исполнителей на местах. В личном кабинете компании сразу видно, достаточно ли исполнителей в конкретном городе и на конкретном направлении.
Интегрировали Консоль.Про с внутренней системой «Ситидрайва»
Во внутренней системе «Ситидрайва» исполнители получают всю информацию о задании: где машина, куда ее нужно отвезти, что с ней нужно сделать. Система собирает данные о выполненных заданиях и их стоимости за период и выгружает готовые акты в Консоль.Про по API.
Подготовили сложные формы актов
Разработали новые формы актов: в них отображается вид оказанных услуг, сумма выплат и сумма удержаний. Это могут быть разные типы удержаний:
за нарушения ПДД — превышение скорости, нарушение правил парковки;
штрафы по договору с компанией — например, если исполнитель не вывел автомобиль на линию после обслуживания и он долго был недоступен для клиентов;
за повреждения автомобиля.
«Ситидрайв» подготовил шаблоны актов с полями, которые нужно заполнить, их загрузили в Консоль.Про. Дальше информация о штрафах попадает в карточку исполнителя, и уже оттуда автоматически подтягивается в акт.
Интегрировали «1С» и Консоль.Про
Бухгалтеры «Ситидрайва» раз в месяц выгружают данные из Консоль. Про в «1С: Бухгалтерию». Это данные о действующих и новых договорах, информация об актах, оплаченных в прошлом месяце. На основании этого формируется бухгалтерская отчетность о сотрудничестве с самозанятыми.
«Когда мы только перешли на Консоль.Про, бухгалтеры не верили, что теперь всё надежно хранится в системе. Первые 2−3 месяца обращались в поддержку, нам выгружали из личного кабинета чеки, мы их скачивали и складывали в папку на компьютере. Но потом успокоились, поняли, что Консоль.Про никуда не денется и у нас всегда есть доступ к документам — это очень удобно».
Результаты
1–2 дня | с 50 до 900 | на 7–10 |
|---|---|---|
уходит на онбординг самозанятых | увеличили количество самозанятых | направлений одновременно ищут исполнителей |
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Как Ульяна Синякова из Додо Пиццы наводила порядок в бухгалтерии
Сдача квартиры в аренду: гайд для самозанятых
Самозанятость и сдача нежилого помещения в аренду
