«Чистый драйв»

В 5 раз быстрее онбординг и в 3 раза быстрее выплаты

28 апреля 2023 3 мин 895 Написать комментарий

Компания «Чистый Драйв» помогает сервисам каршеринга перегонять машины по городу. Сервис работает в Москве, Санкт-Петербурге и Сочи.С компанией сотрудничают почти 2500 исполнителей в трех городах.

В основном это водители, которые перегоняют автомобили:

по городу;
на мойку самообслуживания или сервис;
на сезонное обслуживание, например шиномонтаж;
по заказу клиентов, например на съемки промороликов.

Еще есть исполнители, которые занимаются техподдержкой исполнителей и клиентов, маркетингом и контентом, разрабатывают программное обеспечение.

Проблема: слишком много времени уходило на онбординг, взаиморасчеты и документооборот

Онбординг новых исполнителей проходил в несколько этапов и занимал до 7 дней:

Сторонний колл-центр обрабатывал входящие заявки и отправлял кандидатов на встречу с представителями компании. Она проходила очно: примерно 30 кандидатов собирались вместе, и им рассказывали о задачах. Потом исполнителей отправляли на обучение, проверяли документы и подписывали договор. После этого исполнитель мог выполнять задания.

Однако не получалось набрать исполнителей и закрыть вопрос с онбордингом. Большинство исполнителей — водители, которые в итоге переставали сотрудничать с компанией по разным причинам: нашли постоянную работу, уехали в другой город. Поэтому была высокая нагрузка на отдел поиска исполнителей и бухгалтерию, которая готовит документы.
По итогам оказания услуг нужно было выплачивать вознаграждения — это делали раз в 15 дней. Перед выплатой нужно было сверить данные об оказанных услугах. Исполнители фиксируют их дважды — в приложениях клиента-каршеринга и в приложении компании «Чистый Драйв». Обмен данными по API не настраивали, чтобы соблюдать строгие требования конфиденциальности.
После сверки нужно было подготовить акты, подписать их со стороны исполнителя и компании, отправить в банк. На взаиморасчеты уходило до 7 дней.Чтобы привлекать исполнителей, «Чистый Драйв» хотел проводить выплаты раз в 10 дней, а не в 15. Чаще выплаты — чаще сверки и выше нагрузка на отдел бухгалтерии. Поэтому искали инструмент, который поможет автоматизировать эти процессы и который можно интегрировать в свою систему.

Решене: автоматизировать процессы и готовить документы автоматически

Компания решила автоматизировать процессы с помощью Консоль.Про. Это помогло решить сразу несколько задач:

сократить время на онбординг новых исполнителей до одного дня. Сегодня до 18:00 исполнитель откликнулся — и уже в 22:00 он приступил к оказанию услуг по заданию;
автоматизировать проверку документов у исполнителей — теперь это занимает несколько минут;
автоматизировать выплаты;
автоматизировать документооборот с исполнителями.

Что для этого сделали

Автоматизировали онбординг новых исполнителей

Теперь, когда исполнитель откликается, он начинает оказывать услуги в тот же день. Раньше этот процесс занимал 5−7 дней.

В Консоль.Про создали 9 сценариев онбординга — для разных городов и разных типов услуг. Все нужные документы у исполнителя проверяют на платформе: например, если нужны водительские права или паспорт, исполнитель не сможет зарегистрироваться без них.

У исполнителя, который будет перегонять машины, платформа проверит вот что:

возраст от 23 лет;
стаж вождения от 3 лет;
водительское удостоверение российского образца.

Если исполнитель не соответствует требованиям, у него не получится зарегистрироваться.

В личном кабинете видны все кандидаты и статусы договоров — готовые к подписи или с проблемами

Можно посмотреть всех исполнителей: когда пригласили, по какому сценарию проходил онбординг, готов ли оказывать услуги

Автоматизировали выплаты исполнителям

Исполнитель фиксирует оказанные услуги в приложении клиента-каршеринга и в приложении «Чистого Драйва». Затем у «Чистого Драйва» формируется реестр выплат, который сверяется с приложением клиента. После сверки автоматически формируется пачка актов на платформе Консоль.Про.

Благодаря автоматизации «Чистый Драйв» смог чаще проводить выплаты исполнителям — раз в 10 дней, а не в 15.

Так отображаются акты в личном кабинете: видны оказанные услуги и стоимость, период, дата акта и статус

Интегрировали «1С» и Консоль.Про

Интеграция с «1С» нужна была для трех задач:

Вести бухгалтерский учет. Для этого в «1С» нужно отправлять информацию из Консоль.Про: об исполнителях, договорах и выплатах.
Делить исполнителей на сегменты по городам. Когда информация из приложения передается в «1С», автоматически отображается, из какого города исполнитель.
Проводить финансовый анализ: благодаря интеграции в «1С» можно отслеживать доходы и расходы компании, в том числе на выплаты исполнителям.

Провели анализ исполнителей и нашли дополнительный критерий для проверки

Компания отобрала больше 200 исполнителей, которых проверили по открытым источникам. Вот какие данные собрали:

сведения о смене паспортов;
исполнительные производства;
долги по налогам;
привлечения к уголовной ответственности;
количество нарушений ПДД и сумма штрафов.

В результате проверки выяснилось: исполнители, которые попали в ДТП и отказались возмещать убытки, уже имели проблемы раньше — штрафы, судебные процессы и долги. Так «Чистый Драйв» добавил еще один критерий для проверки кандидатов. Если бы компания пользовалась информацией от судебных приставов раньше, она бы сократила издержки компании на 272 000 ₽.

«Консоль.Про забрала несколько больных задач: проверить документы исполнителей, документооборот между исполнителем и заказчиком, выплаты исполнителям.Раньше нам нужно было сверить по каждому исполнителю оказанные услуги в нашем приложении и в приложении клиента, подготовить акты и провести выплаты через банк. Потом нужно было получить чеки исполнителей. И чем больше исполнителей, тем выше была вероятность ошибки».
Илья Луговой, проджект-менеджер компании «Чистый Драйв»

Результаты

1 день	3 дня	Автоматическая
вместо 5 на онбординг новых исполнителей.	вместо 7 на взаиморасчеты с исполнителями.	проверка документову исполнителей.