White Cabs — сервис премиальной доставки готовой еды из ресторанов. Компания работает в Москве и Московской области. У White Cabs 15 сотрудников в штате и еще 250 внештатных исполнителей — курьеров, которые доставляют еду. Каждый день курьеры White Cabs доставляют больше 2 000 заказов.

У White Cabs есть свое приложение для работы. В нем сотрудники распределяют заказы между курьерами, планируют доставки и работают с клиентами-ресторанами.

Проблема: ручные процессы не позволяли масштабировать бизнес

Раньше White Cabs сотрудничали с курьерами в ручном режиме:

  • Курьеру нужно было приехать в офис, с ним обсуждали детали сотрудничества.

  • Если исполнитель подходил, сотрудник White Cabs присваивал курьеру порядковый номер в системе.

  • Дальше с исполнителем подписывали бумажный договор и дополнительные соглашения.

  • После этого нужно было сформировать и распечатать акты, подписать их с исполнителями, провести выплаты и получить чек.

«Когда было около сотни курьеров, поняли, что администрировать это вручную слишком сложно и долго. Поэтому решили сократить время на оформление документов и нашли Консоль.Про». 

Роман Прасолов, Коммерческий директор White Cabs.

Решение: перейти на Консоль.Про и интегрировать приложение White Cabs с платформой

White Cabs загрузили на платформу свои шаблоны договоров и перешли на электронный документооборот с исполнителями. 

Разработчики Консоль.Про настроили интеграцию между приложением White Cabs и платформой: теперь данные об исполнителях автоматически попадают из Консоль.Про в White Cabs, а акты автоматически выгружаются оттуда в Консоль.Про — подробно об интеграции рассказываем ниже.

Что для этого сделали

Настроили интеграцию между платформой Консоль.Про и приложением White Cabs

В приложении White Cabs сотрудники распределяют доставки между курьерами, планируют доставки и работают с клиентами-ресторанами.

Рассказываем подробнее, как устроена интеграция.

  • Курьер проходит онбординг на платформе Консоль.Про — вводит фамилию, имя и отчество, паспортные данные, тип транспорта — велосипед или автомобиль, данные автомобиля. 

  • Вся информация о курьере автоматически попадает в приложение White Cabs. 

  • В приложении White Cabs курьер получает заказы и всю нужную информацию, там же рассчитывается вознаграждение курьеру.

  • Каждые 15 дней в приложении White Cabs формируется таблица с информацией о выплатах: данные курьера, количество доставок и их стоимость, итоговая сумма для выплат. 

  • В формате PDF эта таблица загружается в Консоль.Про — там формируются акты для каждого исполнителя.

  • В Консоль.Про сотрудники компании и курьеры-самозанятые подписывают акты, после этого проходят выплаты.

  • Чеки исполнителей тоже формируются автоматически — и хранятся в личном кабинете на платформе Консоль.Про.

Схема работы интеграции

Внедрили электронный документооборот и сэкономили время на онбординг исполнителей

Раньше у руководителя уходило около 20 минут на подписание бумажных документов с новым исполнителем. Сейчас руководитель получает данные об исполнителях от рекрутера — ФИО, телефон и тип договора. Он заполняет три позиции в Консоль.Про и отправляет ссылку-приглашение на онбординг, на это уходит примерно 15 секунд — вместо 20 минут, как было раньше без Консоль.Про.

Настроили разные сценарии онбординга для разных исполнителей

У White Cabs несколько типов исполнителей:

  • самозанятые или ИП;

  • доставляют заказы на велосипеде или на автомобиле;

  • базового уровня и опытные.

Типы исполнителей

На размер вознаграждения влияет опыт курьеров и вид транспорта: автомобиль или велосипед.

В зависимости от типа исполнителей настроили гибкую систему онбординга: ссылка, которую получает исполнитель, зависит от того, самозанятый он или ИП и есть ли у него автомобиль — тогда платформа запросит дополнительную информацию, например данные СТС, марку, модель и номер машины.

В зависимости от того, какой сценарий онбординга прошел исполнитель — если он на автомобиле или он опытный, — в приложении White Cabs формируются повышающие коэффициенты.

Провели анализ рисков с юристами Консоль.Про

Самозанятость — новый налоговый режим, поэтому у бизнеса бывают сложности при сотрудничестве с самозанятыми исполнителями. Например, компания использует в договоре трудовую терминологию или компенсирует исполнителям дополнительные расходы — не потому что так прикрывает трудовые отношения, а потому что не знает всех нюансов. Так даже добросовестное сотрудничество с самозанятыми может привлечь внимание налоговой.

Чтобы избежать переквалификации отношений из гражданско-правовых в трудовые и снизить риски, White Cabs провели анализ рисков с юристами Консоль.Про. White Cabs доработали документы и процессы, чтобы снизить риски.

Юристы КонсольПро выявили 14 рисков — почти все из них компания устранила, вот несколько примеров:

  • убрали трудовую терминологию из объявлений о поиске исполнителей;

  • стали проверять, не был ли исполнитель сотрудником компании в последние два года;

  • убрали обязанность исполнителя лично оказывать услуги;

  • вместо времени оказания услуг добавили временные слоты — чтобы исполнитель мог сам выбрать удобные ему часы.

«Наши исполнители хорошо восприняли переход на Консоль.Про. Мы презентовали это так: у нас появился партнер — Консоль.Про, которая аккредитована налоговой. Это надежная компания, которая помогает вести электронный документы — а это всем упростит сотрудничество.

Все восприняли это очень легко — ребята были готовы. В итоге сотрудничество с Консоль.Про упростило нам жизнь, ожидания оправдались».

Роман Прасолов, коммерческий директор White Cabs

Результаты

15 секунд

100%

Масштабирование

Примерное время онбординга новых исполнителей.

Автоматизация по документообороту с самозанятыми.

Компания получила возможность расти.

Популярное по теме за месяц

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Что нового
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях