White Cabs — сервис премиальной доставки готовой еды из ресторанов. Компания работает в Москве и Московской области. У White Cabs 15 сотрудников в штате и еще 250 внештатных исполнителей — курьеров, которые доставляют еду. Каждый день курьеры White Cabs доставляют больше 2 000 заказов.
У White Cabs есть свое приложение для работы. В нем сотрудники распределяют заказы между курьерами, планируют доставки и работают с клиентами-ресторанами.
Проблема: ручные процессы не позволяли масштабировать бизнес
Раньше White Cabs сотрудничали с курьерами в ручном режиме:
Курьеру нужно было приехать в офис, с ним обсуждали детали сотрудничества.
Если исполнитель подходил, сотрудник White Cabs присваивал курьеру порядковый номер в системе.
Дальше с исполнителем подписывали бумажный договор и дополнительные соглашения.
После этого нужно было сформировать и распечатать акты, подписать их с исполнителями, провести выплаты и получить чек.
«Когда было около сотни курьеров, поняли, что администрировать это вручную слишком сложно и долго. Поэтому решили сократить время на оформление документов и нашли Консоль.Про».
Решение: перейти на Консоль.Про и интегрировать приложение White Cabs с платформой
White Cabs загрузили на платформу свои шаблоны договоров и перешли на электронный документооборот с исполнителями.
Разработчики Консоль.Про настроили интеграцию между приложением White Cabs и платформой: теперь данные об исполнителях автоматически попадают из Консоль.Про в White Cabs, а акты автоматически выгружаются оттуда в Консоль.Про — подробно об интеграции рассказываем ниже.
Что для этого сделали
Настроили интеграцию между платформой Консоль.Про и приложением White Cabs
В приложении White Cabs сотрудники распределяют доставки между курьерами, планируют доставки и работают с клиентами-ресторанами.
Рассказываем подробнее, как устроена интеграция.
Курьер проходит онбординг на платформе Консоль.Про — вводит фамилию, имя и отчество, паспортные данные, тип транспорта — велосипед или автомобиль, данные автомобиля.
Вся информация о курьере автоматически попадает в приложение White Cabs.
В приложении White Cabs курьер получает заказы и всю нужную информацию, там же рассчитывается вознаграждение курьеру.
Каждые 15 дней в приложении White Cabs формируется таблица с информацией о выплатах: данные курьера, количество доставок и их стоимость, итоговая сумма для выплат.
В формате PDF эта таблица загружается в Консоль.Про — там формируются акты для каждого исполнителя.
В Консоль.Про сотрудники компании и курьеры-самозанятые подписывают акты, после этого проходят выплаты.
Чеки исполнителей тоже формируются автоматически — и хранятся в личном кабинете на платформе Консоль.Про.
Внедрили электронный документооборот и сэкономили время на онбординг исполнителей
Раньше у руководителя уходило около 20 минут на подписание бумажных документов с новым исполнителем. Сейчас руководитель получает данные об исполнителях от рекрутера — ФИО, телефон и тип договора. Он заполняет три позиции в Консоль.Про и отправляет ссылку-приглашение на онбординг, на это уходит примерно 15 секунд — вместо 20 минут, как было раньше без Консоль.Про.
Настроили разные сценарии онбординга для разных исполнителей
У White Cabs несколько типов исполнителей:
самозанятые или ИП;
доставляют заказы на велосипеде или на автомобиле;
базового уровня и опытные.
На размер вознаграждения влияет опыт курьеров и вид транспорта: автомобиль или велосипед.
В зависимости от типа исполнителей настроили гибкую систему онбординга: ссылка, которую получает исполнитель, зависит от того, самозанятый он или ИП и есть ли у него автомобиль — тогда платформа запросит дополнительную информацию, например данные СТС, марку, модель и номер машины.
В зависимости от того, какой сценарий онбординга прошел исполнитель — если он на автомобиле или он опытный, — в приложении White Cabs формируются повышающие коэффициенты.
Провели анализ рисков с юристами Консоль.Про
Самозанятость — новый налоговый режим, поэтому у бизнеса бывают сложности при сотрудничестве с самозанятыми исполнителями. Например, компания использует в договоре трудовую терминологию или компенсирует исполнителям дополнительные расходы — не потому что так прикрывает трудовые отношения, а потому что не знает всех нюансов. Так даже добросовестное сотрудничество с самозанятыми может привлечь внимание налоговой.
Чтобы избежать переквалификации отношений из гражданско-правовых в трудовые и снизить риски, White Cabs провели анализ рисков с юристами Консоль.Про. White Cabs доработали документы и процессы, чтобы снизить риски.
Юристы КонсольПро выявили 14 рисков — почти все из них компания устранила, вот несколько примеров:
убрали трудовую терминологию из объявлений о поиске исполнителей;
стали проверять, не был ли исполнитель сотрудником компании в последние два года;
убрали обязанность исполнителя лично оказывать услуги;
вместо времени оказания услуг добавили временные слоты — чтобы исполнитель мог сам выбрать удобные ему часы.
«Наши исполнители хорошо восприняли переход на Консоль.Про. Мы презентовали это так: у нас появился партнер — Консоль.Про, которая аккредитована налоговой. Это надежная компания, которая помогает вести электронный документы — а это всем упростит сотрудничество.
Все восприняли это очень легко — ребята были готовы. В итоге сотрудничество с Консоль.Про упростило нам жизнь, ожидания оправдались».
Результаты
15 секунд | 100% | Масштабирование |
|---|---|---|
Примерное время онбординга новых исполнителей. | Автоматизация по документообороту с самозанятыми. | Компания получила возможность расти. |
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Фокс Пицца: снизили риски и оптимизировали сотрудничество с самозанятыми
Как оформлять по 1000 самозанятых в день за 2 часа
Как автоматизировать документооборот с 110 самозанятыми в EdTech
