Иногда компании предпочитают не держать штатных hr-специалистов или целые отделы по работе с персоналом, а привлекать к этому самозанятых рекрутеров. Может ли самозанятый оказывать услуги по подбору персонала и какие риски в сотрудничестве с самозанятым hr можно выявить, разобрали в статье.
Оглавление
Работа по подбору персонала — важная часть стратегической деятельности любой компании. Даже если это ИП с небольшой командой штатных сотрудников или крупная организация, без грамотных и высокопрофессиональных специалистов бизнес не построишь. Поэтому важно выполнять работу по поиску и подбору персонала оперативно и компетентно.
Когда компании выгодно привлекать самозанятых HR
Прежде чем принять решение о привлечении самозанятого рекрутера в компанию, следует понимать разницу между наемным специалистом по подбору персонала и самозанятым. В разных случаях компании может быть удобно принять на постоянную работу специалиста или же поручить краткосрочную задачу самозанятому. В отдельной статье Консоль читайте, когда бизнесу выгодно привлекать самозанятых.
Если у компании много подразделений, где каждый день трудится многочисленный штат работников, тогда компании будет удобнее нанять специалиста по подбору кадров. Такой работник будет подчиняться правилам трудового распорядка компании, принимать правила корпоративной культуры, ежедневно выполнять поручения руководства, вести банк резюме и работу по поиску и подбору работников в разные отделы и филиалы. Трудовые отношения со специалистом HR позволят компании контролировать его работу, указывать способ и график выполнения заданий, менять условия подбора и собеседования конкретных работников и пр.
Сотрудничество с самозанятым HR однозначно выгодно для решения конкретной, разовой задачи. Где можно в короткий срок, по четко заданным критериям, подобрать возможных кандидатов на определенную должность. Самозанятый HR в удобное для себя время и место займется этой работой и предоставит компании конкретный результат, за что получит вознаграждение. Например, самозанятый может заняться услугами по поиску персонала при сезонных колебаниях спроса: найти персонал туристической компании для обслуживания туристов в летний сезон, или работников для сбора урожая для сельхоз компании. Либо найти сотрудников для краткосрочных проектов: обслуживания конференций, выставок, свадеб, проведения инвентаризации на складе и др. Некоторые отличия самозанятых от работников и исполнителей без статуса привели ниже.
Какие преимущества в сотрудничестве с самозанятым HR
Подбор персонала самозанятым имеет некоторые плюсы по сравнению с аналогичной работой штатного сотрудника. Это оперативность в оформлении отношений с самозанятым, невысокая стоимость услуг, низкая налоговая нагрузка и высокие шансы найти подходящего специалиста.
Оформить договор с самозанятым проще и быстрее
Все, что нужно для оформления правоотношений с самозанятым — это гражданско-правовой договор, для заключения которого самозанятый предоставляет паспортные данные, ИНН и реквизиты счета для перечисления вознаграждения. Сведения о самозанятых не нужно включать в отчетность и оформлять различные кадровые документы.
Чтобы работать самозанятым, не нужно проходить несколько этапов собеседований, медосмотры, предоставлять справку о судимости и сведения о воинском учете, а также соблюдать другие специфические условия приема на работу в зависимости от сферы деятельности компании. Если принимаете на работу постоянного специалиста, то могут быть нужны разные документы и сведения, а в локальных актах в сфере труда нужно описывать гарантии и компенсации, условия оплаты труда для такой должности.
Работа самозанятого может быть дешевле
Сотрудничество с самозанятым в итоге может быть для компании дешевле, чем содержание штатного сотрудника. Самозанятому HR не нужно оплачивать доступы в различные программы и сервисы по подбору персонала, устанавливать лицензионное ПО на компьютер, оплачивать отпуска, больничные и командировки.
Часто самозанятые HR обслуживают несколько компаний, поэтому устанавливают стоимость своих услуг ниже рыночной для штатных работников. Так самозанятые обеспечивают себе постоянных клиентов и выигрывают в деньгах за счет количества заказчиков. Способы поиска сотрудников они выбирают сами — если они не предусмотрены в заключенном договоре с самозанятым. Где искать сотрудников в 2025 году, читайте в отдельной статье.
Также важно, что расходы на оплату услуг самозанятых можно учесть при расчете налога на прибыль самой компании.
Больше возможностей для выбора исполнителей
В сотрудничестве с самозанятым рекрутером можно не учитывать место его проживания и искать специалиста из любой точки России или мира — если они зарегистрированы в качестве плательщиков налога на профессиональный доход.
В случае же с офисным работником придется искать HR-специалиста в населенном пункте компании, если важно выполнять работу офлайн.
Налоговая нагрузка ниже
Сотрудничество с самозанятым выгодно из-за отсутствия необходимости платить налоги и страховые взносы — самозанятый сам платит НПД, а страховые взносы за него не перечисляют. Поэтому компании получают значительные налоговые преимущества.
Проще прекратить сотрудничество
Если заказчика не устраивает качество, скорость или другие особенности деятельности самозанятого HR, то компания может расторгнуть договор ГПХ с ним и больше не сотрудничать с самозанятым. Штатного сотрудника при выявлении таких претензий уволить гораздо сложнее, чем расторгнуть договор с самозанятым специалистом.
Какие риски взаимодействия с самозанятым HR нужно учитывать
Сотрудничество с самозанятым рекрутером может быть рискованным по многим причинам: из-за подмены трудовых отношений гражданско-правовыми, задержки или отсутствия чеков, сотрудничества с бывшим работником, превышения лимита дохода и особенный риск — переквалификация договора с самозанятым в посреднический. Подробнее о рисках сотрудничества с самозанятыми писали в отдельной статье. Ниже — обо всем по порядку.
Переквалификация гражданско-правовых отношений в трудовые
Весомый риск в сотрудничестве с самозанятыми — это риск переквалификации отношений с исполнителем в трудовые. ФНС и Трудовая инспекция следит, чтобы компании не подменяли гражданско-правовой договор трудовым при сотрудничестве с самозанятыми. Чем грозит переквалификация ГПХ с трудовой договор, читайте в отдельной статье.
В сотрудничестве с самозанятым исполнителем главное — не использовать в договоре ГПХ трудовую терминологию: работа, работник, должность, график работы, зарплата. Правильно заменить трудовые термины на гражданско-правовые: заказчик, исполнитель, услуги, задание, вознаграждение или доход.
Также важно избегать выплаты вознаграждения в одни и те же даты каждый месяц — самозанятый должен получать доход по результатам выполненных работ и оказанных услуг, то есть за каждую выполненную задачу.
А еще самозанятому не стоит навязывать правила внутреннего распорядка, которые установлены в компании для штатных работников, указывать способы и методы выполнения работ. Это усилит подозрения проверяющих о фактических трудовых отношениях, вместо гражданско-правовых.
Какие индикаторы риска выявляет налоговая и по каким признакам, смотрите ниже.
Задержки или неполучение чека
Чек — главный документ, который подтверждает оплату услуг самозанятому исполнителю. После получения вознаграждения самозанятый рекрутер обязан выдать чек заказчику в тот же день (ст. 14 Федерального закона № 422-ФЗ). Формируют чек в приложении «Мой налог», и передают в бумажном или электронном виде.
Если чека нет, то организация становится налоговым агентом самозанятого и обязана уплатить с его дохода НДФЛ и страховые взносы, как при сотрудничестве с физлицом без статуса.
Следите за тем, чтобы после каждого платежа самозанятый присылал вам чек — это поможет избежать претензий налоговых органов. Можно подключить электронные сервисы в приложениях банков или отдельных программах: в них чеки подгружаются автоматически.
Сотрудничество с бывшими работниками
Контролирующие органы внимательно следят за тем, чтобы компании и ИП не ухудшали положение сотрудников, увольняя их и сразу же заключая гражданско-правовые договоры. Поэтому нельзя сотрудничать с бывшими работниками в течение 2 лет с даты увольнения.
Превышение лимита дохода
Самозанятые теряют право применять НПД, если превысили лимит в 2,4 млн руб. в текущем календарном году (п. 8 ч. 2 ст. 4 Федерального закона № 422-ФЗ).
Если заказчик не отслеживает уровень дохода самозанятого и не обязывает его уведомлять о потере статуса, то рискует уплачивать НДФЛ и страховые взносы за такого исполнителя со дня превышения лимита. Все о лимите дохода самозанятого и о действиях компании в случае превышения самозанятым такого лимита, указали в отдельной статье. Какие налоги и взносы платит заказчик за исполнителя-физлицо без статуса, также читайте в другой статье.
Переквалификация договора с самозанятым в посреднический
В Законе № 422-ФЗ указан запрет применять специальный налоговый режим лицам, которые ведут предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, комиссии либо агентских договоров (п. 5 ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ). Получается, что если работать по таким договорам с самозанятым, исполнитель может потерять свой статус, а компании доначислят налоги и взносы, как за сотрудничество с физлицом без статуса.
Договор с самозанятым рекретуром могут переквалифицировать в посреднический потому, что такой исполнитель часто от имени и в интересах компании подбирает работников, назначает им встречи, проводит собеседования, рекламирует деятельность потенциального работодателя, пишет соискателям письма и приглашения, а компания не вмешивается в процесс его работы и только оформляет прием на работу. То есть в случае, если одна сторона берет на себя обязательство совершить определенные юридические действия по поручению другой стороны (ст. 1005, 990, 971 ГК РФ).
Важно еще то, что само по себе название договора значения не имеет. Даже если назвать его «договор возмездного оказания услуг», суд будет обращать внимание только на буквальное значение слов и выражений в договоре. Суд выяснит цель договора, уточнит все нужные обстоятельства его заключения, изучит переписку, практику, обычаи делового оборота, чтобы определить правовую природу договора — агентский это договор или оказания услуг.
Если самозанятый рекрутер занимается только поиском и подбором персонала, и никаких юридических действий он не совершает, то оснований для переквалификации договора в посреднический может и не быть. К такому выводу приходят суды в своих решениях (постановление Двенадцатого ААС от 01.11.2016 № 12АП-9313/16).
Как заключить договор с самозанятым HR
Прежде чем заключать договор с самозанятым рекрутером выяснить два момента: есть ли у него статус самозанятого на дату заключения договора, и работал ли исполнитель в вашей компании. Узнать о статусе исполнителя можно, запросив у рекрутера справку из налоговой, или самим на сайте налоговой. Если исполнитель во время оказания услуг потеряет свой статус, то компания рискует дополнительно заплатить налоги и взносы. Поэтому придется проверять статус исполнителя и перед заключением договора, и перед каждой выплатой.
Заключите договор оказания услуг с самозанятым HR в письменной форме и укажите в нем:
предмет договора: какие услуги будут оказываться, в каком количестве и объеме. При этом услуги можно конкретизировать в задании к договору;
стоимость услуг;
способы и сроки оплаты;
условия оказания услуг;
ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору;
порядок разрешения споров по договору: направление претензии, арбитраж, судебное разбирательство;
реквизиты сторон.
В заголовке договоре укажите его полное название, исходя из предмета соглашения. Не просто «Договор», или «Договор с самозанятым». А можно написать «Договор возмездного оказания услуг». Следите за тем, чтобы в договоре не использовались трудовые термины, а предметом договора был конкретный результат, а не выполнение трудовых функций.
Пример формулировки предмета договора с самозанятым рекрутером
По настоящему договору Исполнитель оказывает услуги по поиску и подбору кандидатов для трудоустройства к Заказчику в соответствии с техническим заданием, а Заказчик обязуется принять и оплатить эти услуги.
Исполнитель обязан:
Провести с кандидатами собеседования.
Подготовить и предоставить Заказчику резюме на каждого из кандидатов.
Провести мероприятия по организации собеседования Заказчика с выбранными кандидатами в назначенное Заказчиком время.
Поскольку самозанятый рекрутер получает доступ к персональным данным кандидатов на трудоустройство, а также к чувствительным данным компании в целом, предельно важно установить обязанности по неразглашению указанной информации самозанятым. Для этого можно включить раздел о конфиденциальности и штраф за разглашение информации в договор ГПХ с самозанятым, или заключить с ним отдельное соглашение об этом. В статье «Как подписать NDA с самозанятым» подробно разобрали, как и когда заключают такое соглашение, и какие условия в него включают. А в статье «Как правильно заключить договор с самозанятым» узнаете об ошибках при заключении договора с самозанятыми и скачаете образцы договоров с исполнителями.
Популярное по теме за месяц
Договор подряда на строительные и ремонтные работы: как составить
Эквайринг для самозанятых: как и зачем подключать
Ключевая ставка Банка России в 2025 году: календарь заседаний и прогноз экспертов
