Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который нужен, чтобы оформить структуру, штатный состав и штатную численность организации. Добавление новых или исключение имеющихся должностей из штатного расписания и другие изменения требуют изменения штатного расписания. В статье скачайте образец приказа о внесении изменений в штатное расписание, образец обоснование изменения штатного расписания и другие образцы.
Оглавление
В каких случаях и как внести изменения в штатное расписание
В Трудовом кодексе нет конкретного перечня оснований для изменения штатного расписания. Внесение изменений в штатное расписание: добавление штатной единицы или упразднение должности, требует документального оформления. Если нужно изменить размер окладов сотрудников, убрать вакантные должности или отделы, ввести или сократить штатные единицы по определенной должности, переименовать подразделения или должности, то потребуется изменение штатного расписания.
Изменять штатное расписание можно тогда, когда в этом есть необходимость. То есть частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет сам. Работодатель вправе в любое время изменить структуру компании, исключить или добавить новые должности в штатное расписание.
Изменение штатного расписания понадобится и в случае, если компания получила мобилизационное предписание Минобороны. В рамках такого задания потребуют укомплектовать штат для нужд государства. Например, увеличить ставку какого-то работника.
Чтобы разобраться, в каких случаях нужно менять штатное расписание, а в каких нет, используйте таблицу.
Чтобы внести изменения в штатное расписание, запросите у руководителя подразделения или у ответственного по кадрам обоснование необходимости изменения в штатном расписании, издайте приказ о внесении изменений в расписание.
Составлять служебную записку с обоснованием необходимости изменения штатного расписания не обязательно — требуйте ее, если так предусмотрено в делопроизводстве компании.
В обосновании изменений штатного расписания можно указать причины, цели и ожидаемый экономический или организационный эффект от планируемого изменения штатного расписания. Например, в служебной записке с обоснованием изменения штатного расписания можно написать так: «в связи с переходом компании на активное цифровое продвижение и необходимостью усиления присутствия компании в социальных сетях, прошу ввести в структуру отдела маркетинга (код 04) новую штатную единицу — должность Менеджер по работе с социальными медиа (код 04.03) с 12 января 2026 года».
Приказ о внесении изменений составьте в произвольном порядке. Он может быть о введении новой должности, или об исключении какой-то должности и введении новой одновременно, об изменении оклада или тарифной ставки, изменении количества штатных единиц по определенной должности, о переименовании должности или структурного подразделения и прочих изменениях.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание — это основание для корректировки самого штатного расписания. То есть приказ и обновленное расписание — это разные, но взаимосвязанные документы. Приказ — это распоряжение совершить изменение, а новое штатное расписание — его результат.
Если изменений в штатном расписании много, или эти изменения затрагивают названия не только должностей, но и структурных подразделений, чтобы оформить такие изменения, разработайте штатное расписание в новой редакции и издайте приказ об утверждении нового штатного расписания.
Образец изменения в штатном расписании запрашивать у ответственных работников не нужно. Достаточно получить обоснование необходимости изменения в штатном расписании, а далее поручить специалисту по кадрам внести эти изменения или составить документ в новой редакции, если изменений много.
Совет
Проверьте актуальность штатного расписания компании на 2026 год. При необходимости издайте приказ и внесите изменения.
Если должности сотрудников связаны со льготами или ограничениями, проверьте, что они указаны в штатном расписании по классификатору должностей ОКПДТР ОК 016–2020. При этом все должности должны быть указаны в именительном падеже, без сокращений и иностранных слов.
Убедитесь, что включили в штатное расписание должности специалистов по охране труда, по воинскому учету и по гражданской обороне. А вакантные должности, на которые не планируете принимать новых сотрудников, наоборот, исключили. Это важно, иначе придется отчитываться в службу занятости и предлагать работникам вакантные должности перед увольнением по сокращению штата.
В штатном расписании должны быть указаны все структурные подразделения компании и коды к ним, все должности и профессии, которые нужны компании, и количество единиц по каждой из них.
Зарплата сотрудников в штатном расписании должна быть не ниже федерального или регионального МРОТ. Вилки окладов по одинаковым должностям не пишите. А если по результатам СОУТ установили вредные условия труда, то включите надбавку за работу в таких условиях в графу штатного расписания с надбавками. Как повысить зарплату до нового МРОТ, рассказали в отдельной статье Консоль. А что входит в зарплату директора-учредителя — в другой статье.
Какие документы составить для изменения штатного расписания
Чтобы изменить штатное расписание или разработать новую редакцию расписания, достаточно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание или приказ об утверждении нового штатного расписания. Название приказа зависит от сути необходимых изменений в штатном расписании.
Приказ о введении новой должности в штатное расписание
Издайте приказ, если нужно ввести в штатное расписание новую должность. Составьте приказ в произвольной форме.
В приказе укажите поручение ввести должность, название должности, отдела, куда включаете новую должность, зарплату и дату, с которой изменяете штатное расписание. Поручите ознакомить ответственных лиц с приказом под подпись.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с введением новой должности
Приказ об исключении должности из штатного расписания и введение новой
Издайте приказ, если нужно вывести вакантную должность из штатного расписания и ввести новую. Как и предыдущий приказ, составьте его в произвольной форме.
Если на должности работают сотрудники, то исключить должность из штатного расписания можно только после процедуры сокращения штата и увольнения сотрудников.
Образец приказа о выведении должности из штатного расписания и введение новой
Приказ о введении отдела с должностями в штатное расписание
Если в организации вводите новый отдел с должностями, издайте приказ об изменении штатного расписания. Составьте приказ по форме, которую разработали сами. Закрепите в приказе название подразделения, штатный состав и количество штатных единиц по должностям.
Образец приказа о введении отдела с должностями в штатное расписание
Приказ об утверждении новой редакции штатного расписания
Если вносите несколько изменений в штатное расписание, рекомендуем утвердить штатное расписание в новой редакции. Составьте его в произвольном порядке. Укажите численный состав компании — количество штатных единиц, и месячный фонд оплаты труда.
Справочно
Самостоятельно выбирайте форму штатного расписания
Работодатели вправе составлять штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 или разработать для расписания свою форму. Например, взять форму расписания из унифицированной формы и дополнить ее новыми, необходимыми разделами.
Образец приказа об утверждении новой редакции штатного расписания
Образец оформления штатного расписания по унифицированной форме смотрите на изображении ниже.
Какие кадровые нюансы учесть при изменении штатного расписания
Изменение штатного расписания затрагивает права работников, поэтому важно соотносить изменения с требованиями Трудового кодекса.
Изменение условий трудового договора. Если изменения касаются организационных или технологических условий труда, например, изменения в технике и технологии производства, структурной реорганизации производства, то работодатель обязан письменно уведомить работника за два месяца до изменения условий (ст. 74 ТК РФ).
Сокращение штата. Исключение должности из штатного расписания, если она занята, — это сокращение штата. Для этого работодателю следует соблюдать длительную процедуру сокращения, предусмотренную статьей 180 ТК РФ.
Введение новой должности. Создание новой штатной единицы не обязывает работодателя немедленно начать поиск кандидата. Должность может оставаться вакантно.
Дата вступления изменений в силу. Важно корректно определять дату, с которой начинает действовать новое штатное расписание. Эта дата ставится в самом расписании и в приказе о его утверждении. Все кадровые перемещения, приемы и увольнения, связанные с изменением, должны быть привязаны к этой дате.
Ознакомление сотрудников с изменениями. Трудовое законодательство не обязывает ознакамливать всех сотрудников со штатным расписанием. Ознакомьте с документом:
Работников, у которых изменяются условия труда.
Сотрудников, попадающих под сокращение.
Руководителей структурных подразделений, в которые вносятся изменения.
