Владельцы контрольно-кассовой техники (ККТ) часто получают письма от ФНС. Госорган сообщает, что в чеках компании найдены ошибки, но не сообщают конкретики. Давайте разбираться, как бизнесу реагировать на такие письма налоговой.
Оглавление
Как налоговая обрабатывает чеки
Чек, напечатанный кассовым аппаратом, автоматически отправляется оператору фискальных данных (ОФД). Затем его в автоматическом режиме проверяет налоговая. ФНС смотрит:
внесены ли необходимые реквизиты;
соответствуют ли реквизиты ожидаемым типам данных и допустимым значениям;
соблюдена ли логика документа;
нет ли незадекларированных тегов и недопустимых повторов.
Если система находит ошибку, то чек не принимают или отправляют в жесткий карантин. Такие документы отображаются в программе ОФД, но не учитываются в базе данных налоговой.
В конце 2023 года ФНС ужесточила этот механизм и перестала принимать чеки, в которых нет реквизита «мера количества предмета расчета», тег 2108 (Письмо ФНС от 12 декабря 2023 года № АБ-4-20/15520@).
Тогда предприниматели столкнулись с тем, что их чеки до момента исправления попадали в карантин. Постепенно большинство вопросов разрешилось, но весной 2024 года случилась новая волна сообщений о недочетах в чеках.
Какие письма присылает ФНС
ФНС рассылает предпринимателям предупреждения о недопустимости нарушений при применении ККТ. Госорган напоминает, что предпринимателя обязаны использовать ККТ и что форматы и реквизиты фискальных документов утверждает налоговая.
При этом в письме никакой конкретики нет. То есть непонятно, какие именно ошибки допущены и что нужно исправить.
В то же время ФНС делает акцент на реквизите «время и дата». Она указывает, что их надо вычислять «на основе национальной шкалы времени Российской Федерации и информации, официально распространяемой Государственной службой времени, частоты и определения параметров вращения Земли». Время и дата должны соответствовать часовому поясу.
Что делать, если налоговая сообщила об ошибках в чеках
В первую очередь не стоит паниковать. Как сообщает сама налоговая служба, «в настоящее время у налоговых органов проведение профилактических мероприятий преобладает над контрольной деятельностью» (Письмо ФНС от 12 декабря 2023 года № АБ-4-20/15520@).
Если вы получили письмо от ФНС, то следуйте инструкции.
Зайдите в личный кабинет ОФД в раздел со всеми чеками и посмотрите их статус. Следует проверить все фискальные документы с ноября 2023 года. Ведь именно тогда налоговая ужесточила правила их обработки.
Если все чеки в порядке, то налоговая отправила вам письмо в целях профилактики, и ничего делать не нужно.
Если есть чеки с пометкой «Отказ» или «Принят в жесткий карантин», это значит, что они не прошли контроль и их нужно поправить. Для каждого документа есть пометка, что конкретно в нем не так. С учетом этого чеки необходимо исправить.
Не нужно отменять чеки с неправильными данными. Достаточно сформировать кассовые чеки коррекции. Пробейте отдельный чек коррекции на каждый непринятый налоговиками чек, формировать общий чек на все неверные расчеты нельзя (Письмо ФНС от 1 декабря 2023 года № АБ-4-20/15520)
Отправьте чеки коррекции в налоговую. Проследите, чтобы у них появился статус «Принят».
Какие самые частые недочеты при использовании ККТ
Самые распространенные ошибки — неверное время расчета (тег 1012) и отсутствие меры количества предмета расчета (тег 2108).
Дата и время в кассовом чеке (тег 1012). Это обязательные реквизиты (абз. 4 п. 1 ст. 4.7 ФЗ от 22 мая 2003 года № 54). Причем время должно соответствовать реальному и точно соответствовать моменту расчета, любое расхождение опасно. Поэтому если вы владеете ККТ, обязательно проверьте, правильно ли ваша касса печатает время.
Если клиент — физлицо и переводит деньги на расчетный счет организации, то применять кассу следует не позднее одного дня с даты расчета.
Когда работаете с онлайн-кассой и находитесь с покупателем в разных часовых поясах, указывайте в чеке время по адресу расчета, то есть там, где физически установлена кассовая техника.
«Мера количества предмета расчета» (тег 2108). С ноября 2023 года налоговая не примет чек без этих сведений (приказ ФНС от 12 апреля 2023 года № ЕД-7-20/239). Поэтому в чеках нужно приводить граммы, метры, литры, тонны и другие единицы измерения. К тому же бизнес, который продает маркированные товары, должен использовать онлайн-кассу с версией ФФД 1.2.
Этот реквизит указывают по товарам, которые можно продавать поштучно или единицами. Причем неважно, маркируются они или нет. Так, тег 2108 включают в чек по товарам:
не подлежащим обязательной маркировке;
штучным товарам, подлежащим обязательной маркировке;
дробным товарам, подлежащим обязательной маркировке.
Что еще надо знать о работе с кассовой техникой
С 1 апреля действует разрешительный режим работы кассовой техники (Постановление Правительства от 2 ноября 2023 года № 1944). Поэтому важно обновить программное обеспечение. Сейчас новые правила действуют для сигарет и пива, но в дальнейшем они распространятся и на все товары.
Так, добавить товар в чек ККТ не получится, если он не пройдет проверку в системе «Честный знак». Это может случиться в таких ситуациях:
в системе нет сведений о маркировке;
у товара неправильный код;
истек срок годности;
оборот товара запрещен или приостановлен по решению госорганов;
товар вывели из оборота или в системе нет сведений о введении его в оборот.
Когда кассир сканирует товар, отправляется запрос в «Честный знак». Если выходит сообщение об ошибке, пробить чек не выйдет. Чтобы избежать подобной ситуации на кассе, в личном кабинете системы маркировки нужно получить ключ доступа. С ним можно проверять товары с маркировкой на кассе перед продажей (Письмо Минпромторга от 21 марта 2024 года № ПЕ-28030/28).
Если не соблюдать новые правила, то можно получить штраф до 100 000 ₽ (ст. 15.12.1 КоАП).
Это не касается компаний, которые не продают маркированные товары, освобождены от использования ККТ или работают на кассовом аппарате в автономном режиме, реализуют товары через торговый автомат, по образцам или онлайн с одновременным выводом из оборота. Также относится к общепиту, работники которого в подобных случаях указывают другой код в чеке.
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Как самозанятому выставить счет на оплату
