Кейс «Кухни на районе»: создали единую базу исполнителей и снизили административные затраты на 66%
Ирина Захарова
20 мая 2021
Клиент
«Кухня на районе» — московский сервис доставки еды собственного приготовления. Проект работает в формате dark kitchen: в ресторане нет посадочных мест — только кухня. Доставка занимает не больше 30 минут. Курьеров в компании называют райдерами. Сегодня у сервиса 44 кухни в Москве, около 1500 райдеров, оказывающих услуги с применением режима самозанятости, и более 30 тысяч заказов в день.
Проблема: постоянная задержка выплат райдерам
До обращения в Консоль все деньги, документооборот и чеки в «Кухне на районе» проходили через компанию-провайдера. Она был третьим игроком в отношениях между «Кухней» и райдерами. Деньги могли идти несколько дней или неделю. Это приводило к снижению лояльности райдеров и оттоку исполнителей.
«Райдеру важно понимать, когда и сколько он получит. Из-за третьего звена точные сроки выплаты были неизвестны. Райдеры сталкивались с задержками, у них копился негатив по отношению к „Кухне“, снижалась лояльность, и в итоге они расторгали договоры. А поиск новых исполнителей стоит денег и внимания персонала»
Виталий Попов,
сооснователь компании «Консоль»
«Кухня на районе» решила взять все обязанности компании-провайдера на себя и выстроить отношения с райдерами напрямую, без посредника. Но опыта самостоятельного сотрудничества с исполнителями у компании не было, и это рождало новые сложности и риски.

Корректный документооборот. В конце месяца все акты должны быть подписаны, а если оплачивать услуги райдера понедельно, то это 4 акта в месяц. В «Кухне на районе» более 1500 райдеров — это минимум 6000 актов.

К актам добавляются чеки об оплате. В случае сотрудничества с самозанятым это главный документ для отчета перед налоговой. Исполнители часто забывают его сдать, ошибаются в цифрах или внезапно теряют статус самозанятого. А значит, все чеки компании нужно проверять вручную.

Правильное оформление райдеров. При оформлении договора с самозанятыми нужно подтвердить их статус и грамотно указать все условия в договоре. Каждая ошибка может привести к крупным штрафам для компании.

«Кухня на районе» часто сотрудничает с иностранными исполнителями, и их тоже нужно корректно оформить. Если допустить ошибку, налоговая может оштрафовать за сотрудничество с иностранцем, у которого просрочены документы или нет ВНЖ или РВП, или просто за то, что компания не уведомила МВД о сотрудничестве с нерезидентом.

Когда «Кухня на районе» пользовалась услугами компании-провайдера, вся ответственность и взаимодействие с исполнителями ложились на плечи посредника. Без него нужно было бы нанимать новый персонал, который бы взял на себя эту работу.
Результат: полностью автоматизированный процесс от оформления райдеров до выплаты вознаграждений
«Кухня на районе» перенесла все отношения с райдерами в «Консоль». Это избавило компанию от необходимости нанимать новых сотрудников, которым пришлось бы разбираться в тонкостях сотрудничества с самозанятыми. А также решила первостепенную проблему: снижение лояльности райдеров из-за задержек в выплатах.

Сотрудничество с райдерами без посредников. Выплаты и оформления происходят через личный кабинет. В интерфейсе все прозрачно: видны счета, чеки, акты. Выплаты происходят одним днем: райдер подписывает акт, его подтверждает представитель компании, платформа автоматически проверяет статус исполнителя, выплачивает вознаграждение и формирует чек. Никаких задержек.
Так выглядит процесс подписания актов в личном кабинете «Консоли»: подписать и оплатить их можно сразу пачкой
Выстроен корректный документооборот. «Кухня на районе» перешла на электронный документооборот: акты оформляются и подписываются в приложении с помощью простой электронной подписи, а чеки выбиваются автоматически через приложение «Мой налог». Компании не нужно собирать подписи для 4 актов в месяц, а райдерам не нужно выдавать чеки в приложении ФНС. И у «Кухни на районе» всегда есть документы для отчетности.

Проработаны риски при сотрудничестве с иностранными исполнителями. В личном кабинете «Кухни на районе» есть база данных иностранных исполнителей. В ней — сроки действия миграционных документов. За 30 и 14 дней компания предупреждает райдеров, что документы пора обновить. Так исполнители не забывают о сроках, а компания не боится штрафов: договоры можно приостановить в личном кабинете, если срок документов истек.

Стало дешевле, чем раньше. Издержки на администрирование снизились на 66%: «Кухне на районе» не понадобились нанимать новый отдел. У «Консоли» нет штата, как у компании-провайдера, а программному обеспечению зарплату платить не нужно.
«Эффективная коммуникация, гибкая система, оперативная обратная связь и выполненные дедлайны — это то, за что мы ценим “Консоль”. Мы перевели на платформу уже 500 райдеров. В планах еще около 800 человек. “Консоль” помогает райдерам платить налоги, следит за их статусом и сроками документов. Решение улучшило качество коммуникаций, повысило скорость решения повседневных задач и сократило потерю кандидатов практически до нуля»
Ксения Шундакова
HR Business Partner «Кухни на районе»
Как итог
«Кухня на районе» решила главную проблему и не приобрела новые сложности.
Получить консультацию
Оставьте заявку и мы расскажем как Консоль можем вам помочь