Как работать с удаленными исполнителями в разных статусах

Текст: Тамара Синельникова
Июнь 2, 2021
Рассказываем, как Zoon в удаленном режиме подписывает договоры с самозанятыми и физлицами, работающими по ДГПХ, и собирает с этих контрагентов все необходимые документы.
Возможность удаленной работы — одна из главных характеристик образа жизни в настоящее время. Сегодня трансформировались привычные процессы и сформировались новые подходы к работе. Большинство российских компаний движется к гибридному рабочему месту. Zoon — одна из них.

Zoon — это рекомендательный сервис обо всех заведениях России. С помощью Zoon можно найти акции ближайшего автосервиса, ознакомиться с меню ресторанов, сравнить цены на маникюр и выбрать мастера-колориста. Каждый месяц сайт Zoon посещают 15 млн человек, а партнерскую сеть — еще 5 млн.

Особенности компании — смешанная структура исполнителей: штатные сотрудники, самозанятые и физлица, работающие по договору ГПХ.
Проблема: много ручной работы и разный статус исполнителей
В работе с удаленными исполнителями есть много «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы.

В Zoon наблюдались две сложности, которые все тормозили.
Бумажный документооборот при отношениях с удаленными исполнителями времязатратный.
Для начала работы с самозанятым требовался договор и приложение к договору. Договор и приложение должны были быть подписаны. Бумажные документы отправлялись по почте, некоторые фрилансеры их вообще не отправляли.
При получении вознаграждения самозанятый не торопился присылать чек или присылал его на другую сумму или другой ИНН.
Чек — полноценный документ. Он подтверждает расходы и освобождает компанию от обязанностей налогового агента и перечисления страховых взносов. Также требовался акт, который должен был быть подписан самозанятым. Одного чека, выданного самозанятым, недостаточно. Акт доказывает, что самозанятый сделал работу, а заказчик ее принял.
Решение: внедрить электронный документооборот
Представители Zoon обратились именно в Консоль, так как сервис предложил гибкий процент комиссии за перевод самозанятым. Также Консоль решила вопрос с автоматизацией документооборота по ДГПХ.
«На рынке появилось много сервисов по работе с удаленными исполнителями. Все они позволяют вести обмен документами в онлайн формате и производить оплату. Именно нам требовалось автоматизировать процесс документооборота с самозанятыми и ГПХ и сократить объем коммуникаций с исполнителем. Мы рассматривали несколько компаний, предпочтение отдали сервису «Консоль». Преимуществами стали гибкий процент комиссии за перевод самозанятым и возможность решения нашей особенной задачи. Сотрудничество оказалось плодотворным. Удобная в пользовании Консоль закрыла наибольшее количество нужных нам задач.»
бухгалтер по расчету заработной платы в Zoon Любовь Сидорова.
Результат: компания собирает 100% закрывающих первичных документов с исполнителей — самозанятых и физлиц, работающих по ДГПХ
С помощью Консоли удалось автоматизировать ручную работу. Все документы на платформе стали создаваться автоматически и подписываться удаленно электронной подписью.
1.
Закрыт бизнес-процесс по оформлению самозанятых и ГПХ и внедрен ЭДО
Задача, которую закрыла Консоль — это 100% наличие документов, а именно: договор, акт выполненных работ, организация выплат, автоматическая проверка статуса исполнителя, чек.
2.
Сократились временные затраты на документооборот с исполнителями
Очевидно, что для полноценного взаимодействия работодателя с удаленным сотрудником необходимы электронные подписи. В Zoon договоры с исполнителями до внедрения Консоли заключали по почте. В процессе работы возникали определенные сложности — например, когда нужно было оперативно подписывать документы.
3.
Устранены все риски
Больше не нужно вручную заниматься сбором закрывающих документов и чеков с контрагентов. Вопрос с аннулированием чека также снят, так как перед оплатой услуг самозанятых автоматически подписываются акты. Процесс создания платежек и проверки чеков от самозанятых автоматизированы и не занимают много времени.
4.
Консоль забрала на себя все взаимодействие с внештатными исполнителями
Все уведомления исполнителям по вопросам подписания документов и оплаты услуг отправляет Консоль. Это сократило объем коммуникаций с исполнителями.
После внедрения Консоли
В Zoon решили главные проблемы и не приобрели новые сложности.
Хотите узнать о Консоли больше?
Оставьте заявку, мы все расскажем.